Цифровые индексные карточки могут быть такими же полезными, если не больше, чем бумажные индексные карточки. Это то, что я намереваюсь доказать, когда делюсь важностью создания учетных карточек с Microsoft Word.
, Но проблема с традиционными учетными карточками? Они не доступны для поиска.
Один из наших комментаторов вышеприведенной статьи, Уильям Колдуэлл, предложил нам простую, но гениальную идею: использование таблиц Excel вместо учетных карточек для улучшения поиска и организации.
Вместо Excel я предпочитаю Google Sheets, потому что я могу получить к нему доступ из любого места (и Google Sheets бесплатно). Этот совет также не нуждается в предварительном знании электронных таблиц. Это так просто! Давайте посмотрим, как Уильям превращает один столбец электронной таблицы в базу данных.
Своими словами
это то, что вам нужно сделать в Excel или Google Sheets:
- Откройте новый файл или рабочую книгу.
- Измените ширину столбца A примерно до ширина экрана.
- Введите каждую информацию, которую вы хотите сохранить в отдельной строке.
- Дайте ему 2-4 буквенный код. (например, «Добавить» для адреса или номера телефона, который необходимо записать, или «Путешествие» и название BB, на котором вы остановились в Мичигане.)
- Сохраните файл.
Благодаря буквенным кодам вы можете выполнить сортировку данных, чтобы собрать все элементы вместе. Вы можете использовать функцию поиска, чтобы найти информацию быстрее, чем с помощью стопки учетных карточек. Кроме того, вы можете создать новую таблицу для каждого года.
Вы можете отслеживать любую информацию с помощью кода или слова «тег». Подумайте об этих применениях и придумайте свое собственное по мере продвижения вперед:
- Список рождественских подарков
- База данных рецептов организована по основному ингредиенту
- Обычный документ для любимых фрагментов книги по темам
- Юбилеи и дни рождения в вашей расширенной семье
- Отслеживайте потенциальных клиентов с помощью списка рассылки
Моя любимая электронная таблица — это обычная книга, в которой я связываю идеи, упомянутые в книгах, с областями личной жизни, к которым я могу их применить. Я могу быстро просмотреть ряды или использовать сортировку, чтобы сузить круг идей, которые я собрал для конкретной области жизни (например, мотивация).
Является ли идея простой базы данных слишком очевидной для вас? Или вы применили его для хранения определенного типа информации?
