Microsoft Excel существует уже несколько десятилетий, и многие используют его с момента выпуска. Но есть и другие, которые только сейчас начинают его использовать. Будь то работа, школа или личное использование, это может быть немного пугающим, когда вы только начинаете. Есть даже классы для новых пользователей Excel как онлайн, так и в кампусах.
Это руководство доступно для скачивания в формате PDF. Загрузить руководство для начинающих по Microsoft Excel сейчас. Не стесняйтесь копировать и делиться этим со своими друзьями и семьей.
Это руководство по Excel предназначено для тех, кто никогда не использовал его раньше, борется с ним как новичок или просто хочет, чтобы основы изучали его самостоятельно.
Что такое Microsoft Excel?
Проще говоря, Excel — это приложение для работы с электронными таблицами. Он использует сетки ячеек в столбцах и строках для управления, организации и выполнения расчетов с данными. Вы можете использовать сводные таблицы, диаграммы, формулы и функции различными способами.
При этом приложение не ограничивается числами, хотя именно здесь оно «превосходит». Вы можете добавлять текст, изображения, видео, объекты и многие другие элементы, чтобы отслеживать, управлять и легко просматривать информацию.
Общее использование для Excel
- Бюджеты для домашнего или делового финансирования
- Счета и квитанции
- Отслеживание проектов, клиентов и клиентов и медицинских записей
- Планировщики и календари
- Контрольные списки и списки задач
- Финансовые, кредитные, долговые и ипотечные расчеты
- Управление запасами
Этот список можно найти во многих случаях использования Excel. Итак, для чего бы вы ни планировали его использовать, давайте рассмотрим несколько терминов, которые вам необходимо знать.
Основные условия Excel, которые вы должны знать
В этом руководстве вы увидите, что одни и те же термины используются снова и снова. Знакомство с ними поможет вам понять руководство и шаги, которые вы видите.
рабочая тетрадь а также таблица: Книга — это то, что вы фактически используете, когда открываете Excel. Рабочая тетрадь содержит электронные таблицы. Рабочая книга может содержать много таблиц, и вы можете перемещаться между ними с помощью вкладок
в нижней части книги Excel.
клеткаТаблицы состоят из прямоугольных блоков, называемых ячейками. Ячейка содержит данные, которые вы вводите; от цифр до слов, от изображений до формул, ячейки содержат эту информацию. Вы можете вводить данные либо непосредственно в ячейку, либо в строку формул (текстовое поле) для ячейки прямо под лентой.
Вы также увидите поле с именем (индикатор ячейки) слева от строки формул. По умолчанию отображается соответствующий столбец и строка для ячейки. Например, ячейка в верхнем левом углу электронной таблицы — это A1 для столбца A, строка 1.
Формулы а также функции: Формулу можно представить как расчет или уравнение. С помощью Excel вы можете создавать формулы или использовать встроенные. Эти формулы могут автоматически рассчитывать числа
для вас, как сложение или умножение.
В дополнение к вычислениям вы можете использовать функции для таких вещей, как подсчет количества элементов в столбце или отображение минимального или максимального числа для группы ячеек.
Вкладки Excel и лента
Вам нужно немного времени, чтобы ознакомиться с лентой в Excel. Как и в других приложениях Microsoft Office, лента содержит кнопки, которые вы будете использовать внутри вкладок. Вы можете настроить ленту для удаления или добавления вкладок и кнопок. Но вы, вероятно, увидите вкладки ниже по умолчанию.
Вот краткое объяснение того, для чего каждый из них и какие разделы кнопок вы можете увидеть.
- файл: Создание новой рабочей книги, открытие существующей, сохранение, печать и обмен книгами и листами.
- Главная: Ctrl буфер обмена, шрифт, выравнивание, числа, стиль, ячейки и редактирование.
- Вставить: Вставьте таблицы, диаграммы, иллюстрации, фильтры и ссылки.
- Рисовать: Используйте инструменты рисования, такие как выделение лассо, ластик, перо и маркер.
- Макет страницы: Настройка темы электронной таблицы, параметров страницы, масштаба и параметров листа.
- Формулы: Выберите формулу, функцию из библиотеки и выполните аудит формулы.
- Данные: Получать и преобразовывать данные, просматривать запросы и соединения, сортировать, фильтровать и использовать инструменты данных.
- Обзор: Используйте инструменты для корректуры, доступности, языка и комментариев.
- Посмотреть: Изменение вида книги, отображаемых элементов, увеличение или уменьшение масштаба и работа с окнами.
Также обратите внимание на Скажи мне, что ты хочешь сделать коробка. Если вам нужна помощь или вам нужна дополнительная информация о функции, просто введите ключевое слово в поле и просмотрите свои результаты.
Панель быстрого доступа
Как и в случае с вкладками и лентой, если вы используете другие приложения Microsoft Office, вы должны быть знакомы с Панель быстрого доступа. Но если нет, то это панель инструментов в левом верхнем углу окна Excel. И это важно, поскольку позволяет быстро отменить или повторить действие, а также сохранить файл.
Если вы допустили ошибку и хотите отменить ее, просто нажмите расстегивать кнопка. Если вы щелкнете по нему один раз, он отменит последнее действие, которое вы предприняли. Если вы продолжите щелкать по нему, он отменит действия, которые вы предприняли один за другим, двигаясь назад. Кроме того, вы можете нажать на стрелку рядом с расстегивать Нажмите кнопку и выделите все действия, которые вы хотите отменить.
Если вы отмените действие с помощью кнопки, переделывать кнопка будет кликабельна. Это позволяет вам повторить то, что вы только что отменили. Словно расстегивать кнопку, вы можете повторить свое последнее действие одним щелчком мыши или использовать стрелку рядом с переделывать кнопка, чтобы повторить несколько действий.
Сохранить Кнопка позволяет быстро сохранить файл, с которым вы работаете, с текущим именем файла.
Параметры электронной таблицы
Управление большим количеством электронных таблиц не является проблемой для Excel. Таким образом, вы можете использовать более одного, если ваш проект требует этого. Например, вы можете использовать разные электронные таблицы на месяцы или годы, места хранения продуктов, компании, предоставляющие кредиты или кредитные карты, и медицинские учреждения.
Наряду с несколькими листами, вы можете воспользоваться преимуществами этих основных функций электронных таблиц.
- Добавить электронную таблицу: Нажмите кнопку «плюс» внизу рядом с вашим последним листом.
- Перегруппировать электронные таблицы: Удерживайте вкладку листа и перетащите ее на новое место в книге.
- Назовите электронную таблицу: Дважды щелкните вкладку листа и введите новое имя. По умолчанию вы увидите их с именем Лист 1, Лист 2 и т. Д.
- Цвет вкладки электронной таблицы: Щелкните правой кнопкой мыши вкладку листа и под Цвет вкладки, просто нажмите, чтобы применить новый.
- Защитить электронную таблицу: Щелкните правой кнопкой мыши вкладку листа и под Защитить лист, добавьте пароль и выберите ваши варианты.
- Переместить или скопировать электронную таблицу: Щелкните правой кнопкой мыши вкладку листа и выберите Переместить или скопировать. Затем вы можете переместить лист в другое место в рабочей книге, переместить его в другую рабочую книгу и сделать копию для любого случая.
- Удалить электронную таблицу: Щелкните правой кнопкой мыши вкладку листа и выберите удалять. Вам нужно будет подтвердить это действие в следующем всплывающем окне.
Работа со столбцами, строками и ячейками в Excel
Есть некоторые основы, такие как выбор, вставка, удаление столбцов, строк и ячеек в Excel. Это удобные действия, которые следует учитывать при работе с электронными таблицами.
Выберите весь столбец или строку
При наведении курсора на буквы для столбцов или цифры для строк вы увидите маленькую стрелку. Если вы нажмете в это время, будет выбран весь столбец или строка. Вы можете использовать это действие для применения функции, форматирования или сортировки.
Выберите группу столбцов, строк или ячеек
Могут быть случаи, когда вы хотите выбрать более одного столбца, строки или ячейки. Вы можете сделать это несколькими различными способами в зависимости от того, находятся ли они рядом или разбросаны.
Выберите смежные столбцы, строки или ячейки
Если вы хотите выбрать столбцы, строки или ячейки, расположенные рядом друг с другом, начните с выбора первого. Затем, удерживая нажатой кнопку мыши, перетащите остальные. Вы увидите их подсветку, как они выбраны. Отпустите кнопку мыши, когда закончите.
Еще один способ сделать это, чтобы выбрать первый, удерживая сдвиг ключ, а затем выберите последний. Если вы сделаете это с ячейками, вы можете выбрать всю группу поперек и вниз.
Выберите отдельные столбцы, строки или ячейки
Если вы хотите выбрать столбцы, строки или ячейки, которые не являются соседними, начните с щелчка по первому. Затем, удерживая Ctrl и продолжайте нажимать те, которые вы хотите. Выпустить Ctrl ключ, когда вы закончите.
Вставить или удалить столбец, строку или ячейку
Вы можете легко добавить или избавиться от столбца или строки, которые вам больше не нужны. Опять же, наведите курсор мыши на букву или цифру, но вместо щелчка левой кнопкой мыши щелкните правой кнопкой мыши. В появившемся контекстном меню выберите Вставить или же удалять.
Вы также можете просто скрыть (и показать) столбцы или строки
выбрав Спрятать (или же Unhide) из контекстного меню.
Вы можете вставить или удалить ячейку так же, как столбец или строку. Однако при любом из этих вариантов вы получите всплывающее предупреждение с вопросом о том, как вы хотите сместить ячейки, строку или столбец. Просто выберите опцию и нажмите Хорошо.
Переместить столбец, строку или ячейку
Если вы решили переместить столбец, строку или ячейку в другое место в вашей электронной таблице, вы можете сделать это, но должны быть осторожны. Сначала выберите столбец, строку или ячейку, как описано выше. Наведите курсор на один из краев, чтобы появилась четырехсторонняя стрелка. Затем перетащите его, удерживая нажатой кнопку мыши, на новое место и отпустите.
Вы должны быть осторожны, если вы отпустите столбец, строку или ячейку поверх той, которая уже содержит данные. Если это произойдет, появится всплывающее окно с вопросом, действительно ли вы хотите заменить данные. Итак, если вы сделаете это по ошибке, нажмите отменить и он вернется к своему первоначальному месту. Но если вы хотите заменить данные, нажмите Хорошо.
Регулировка размера столбца или строки
Возможно, вы захотите, чтобы все или некоторые столбцы или строки в вашей электронной таблице имели определенный размер независимо от данных, которые они содержат. Регулировка ширины или высоты проста и может быть выполнена двумя различными способами.
Сначала выберите и щелкните правой кнопкой мыши столбец или строку. В контекстном меню выберите Ширина колонки или же Высота строки, в зависимости от того, что вы хотите изменить. В появившемся всплывающем окне вы увидите текущую ширину или высоту. Замените его на номер, который вы хотите, и нажмите Хорошо.
Еще один способ настроить размер столбца
или строка, чтобы сначала выбрать его. Наведите указатель мыши на границу, пока не увидите двухстороннюю стрелку. Затем, удерживая нажатой кнопку мыши, перетащите до нужного размера.
Подгонка размера под ваши данные
Если вы предпочитаете, чтобы размер каждого столбца и строки соответствовал вашим данным, вы можете сделать это всего за несколько кликов. Сначала выберите всю электронную таблицу, щелкнув треугольник в верхнем левом углу между A и 1.
Затем перемещайте мышь между двумя столбцами, пока не увидите двухстороннюю стрелку, и дважды щелкните мышью. Затем сделайте то же самое для строк. Вы заметите, что столбцы и строки электронной таблицы корректируются в соответствии с данными в ваших ячейках. Он автоматически настроится на ячейку с наибольшим количеством данных.
Основное форматирование
Excel предлагает различные способы форматирования электронных таблиц, от базовых до расширенных. Поскольку это руководство для начинающих, мы рассмотрим несколько простых советов по форматированию, которые вы, скорее всего, будете использовать.
Шрифты, заливка и цвета
Независимо от того, для чего вы решили использовать Excel, базовое форматирование столбцов, строк и ячеек поможет вам легко просматривать ваши данные. Например, вы можете использовать первую строку таблицы для вставки заголовков. Как и в нашем примере для листа продукта, вы можете использовать номер товара, название продукта и цену.
Чтобы этот верхний ряд лучше выделялся из большого объема данных, вы можете легко отформатировать его. Выберите строку, а затем примените форматирование с помощью параметров на Главная Вкладка. Здесь вы можете сделать шрифт жирным, применить оттенок заливки и раскрасить шрифт.
- Выберите верхний ряд.
- Нажмите на Смелый
- Нажмите на стрелку рядом с Цвет заливки и выберите цвет.
- Нажмите на стрелку рядом с Цвет шрифта и выберите цвет.
Имейте в виду, что эти инструкции будут применяться ко всему первому ряду. Если у вас есть только несколько столбцов, вы можете выполнить шаги, описанные выше, чтобы выбрать только определенные ячейки в этой строке и применить форматирование только к ним.
Даты, валюта и десятичные дроби
Если вы создаете таблицу отслеживания, удобное автоматическое форматирование дат, валюты и десятичных чисел. И вы можете применить каждое из этих правил форматирования всего за несколько кликов из Главная Вкладка.
Даты
У вас может быть столбец Дата в вашей электронной таблице по многим причинам. Когда вы вводите данные, когда вы совершаете покупку или когда товар подлежит оплате, все это лишь примеры.
- Выберите столбец, строку или ячейку, где вы будете вводить дату.
- Под Число на ленте нажмите стрелку в генеральный
- Выберите либо Короткая дата или же Длинная дата из выпадающего списка.
Обратите внимание, что если вы используете Длинная дата, который вставляет слова и цифры, как показано ниже, вам не нужно вводить его вручную. Например, если вы применяете Длинная дата и введите «14.02.18», оно автоматически заполнится как «среда, 14 февраля 2018 года».
валюта
Если у вас есть электронная таблица для вашего бюджета, прайс-листа или выставления счета, то вы можете легко применить формат валюты двумя различными способами.
Способ первый
- Выберите столбец, строку или ячейку, в которой вы будете вводить валюту.
- Под Число на ленте нажмите стрелку в генеральный
- Выбрать валюта из выпадающего списка.
Способ второй
Второй метод позволяет вам выбрать тип валюты, которую вы хотели бы.
- Выберите столбец, строку или ячейку, в которой вы будете вводить валюту.
- Под Число на ленте нажмите стрелку рядом с валюта
- Выберите тип валюты, которую вы хотите применить.
Какой бы метод вы ни выбрали, любое число, введенное вами в примененные столбцы, строки или ячейки, будет автоматически отформатировано как эта валюта.
Десятичные
Вы можете использовать десятичное форматирование для настройки вашей валюты или простых чисел. Например, вы можете отслеживать оценки своего ученика или даже свои собственные, где вам нужны десятичные дроби. Вы можете применить это форматирование с этими двумя шагами.
- Выберите столбец, строку или ячейку, где вы будете вводить номер.
- Под Число на вашей ленте, нажмите либо Увеличение десятичного числа или же Уменьшение десятичного числа кнопка в зависимости от вашего текущего формата нумерации.
Дополнительные числовые форматы
Вы также заметите под Число на ваше Главная На вкладке множество дополнительных способов форматирования ваших чисел. По мере продвижения в Excel они могут пригодиться.
Эти параметры включают время, фракции, проценты и другие. Кроме того, вы можете нажать Больше числовых форматов ссылка внизу, чтобы увидеть варианты, такие как почтовый индекс, номер телефона и выбор.
Простые формулы: инструмент AutoSum
Одна из лучших функций экономии времени в Excel — это AutoSum инструмент. Он прост в использовании и может помочь уменьшить ошибки вычислений. И если вы используете Excel для таких проектов, как управление доходами и расходами или управление кредитами и долгами, вы по достоинству оцените функцию AutoSum.
Этот простой инструмент формулы может добавлять, усреднять, подсчитывать числа или находить минимальное или максимальное значение для столбца, строки или группы ячеек. По умолчанию вы должны увидеть AutoSum кнопка на вашем Главная Лента с вкладками, полностью вправо. Вы также можете получить к нему доступ из Формулы Вкладка.
Если вы просто нажмете AutoSum Кнопка, он автоматически вставит функцию суммы. Но если вы нажмете стрелку для кнопки, вы увидите другие распространенные формулы, которые вы можете использовать, упомянутые выше.
Скажем, у вас есть столбец чисел, которые вы хотели бы добавить. Сначала щелкните ячейку, в которой вы хотите отобразить сумму. Далее нажмите AutoSum кнопка. Excel автоматически определит числа, которые вы хотите добавить. Они будут выделены, и вы сможете увидеть формулу, которая может выглядеть примерно так: = SUM (C2: C7)
Замечания: знак равенства указывает на формулу. SUM это функция. А также С2: С7 клетки, которые применяются.
Если это выглядит правильно для вас, просто нажмите Войти ключ. Расчет появится в ячейке, добавив эти цифры для вас.
Другие параметры в AutoSum работают аналогично. Может быть, вам нужно получить среднее значение по группе клеток. Сначала щелкните ячейку, в которой вы хотите отобразить среднее значение. Затем нажмите стрелку для AutoSum кнопка. Опять же, Excel автоматически определит числа, выделит ячейки и предоставит формулу. Нажмите на Войти ключ для вставки среднего.
Как мы уже упоминали в Основные условия для Excel раздел, есть много формул и функций, которые вы можете использовать. Некоторые, такие как AutoSum, предоставляют очень простые и часто используемые вычисления. Но многие другие продвинуты и выходят за рамки данного руководства для начинающих. Не стесняйтесь проверить их все на Формулы Вкладка, если вы любите экспериментировать.
Начните с шаблона Excel
Один из лучших способов начать работу в Excel — это использовать шаблон. И вы найдете большое разнообразие вариантов как в Excel, так и на внешних сайтах.
Встроенные шаблоны Excel
Чтобы просмотреть параметры в Excel, нажмите файл > новый. После этого вы увидите ряд рекомендуемых шаблонов, которые вы можете использовать, категории, из которых вы можете выбрать, и окно поиска, если вы хотите что-то конкретное.
Встроенные шаблоны варьируются от простых календарей и планировщиков до сложных финансовых отчетов и балансов. Но есть шаблон для почти любого обычного использования, которое вы хотели бы в Excel.
Если вы видите шаблон, который хотите просмотреть, щелкните по нему, а затем просмотрите его описание и размер загрузки во всплывающем окне. Если вы хотите использовать его, нажмите Создайте кнопка.
Сторонние шаблоны Excel
Если вы хотите выйти и взглянуть на внешние шаблоны, у нас есть множество предложений для вас в зависимости от ваших потребностей.
- Лучшие шаблоны производительности для Microsoft Excel, чтобы добиться цели
- 10 полезных шаблонов электронных таблиц, помогающих управлять своими финансами
- Как сделать ваш проект успешным с помощью шаблонов Excel
- Превратите Excel в налоговый калькулятор с этими шаблонами
Как только вы освоите Excel, вы также можете создавать свои собственные шаблоны для использования снова и снова. От инструментов сбора средств до полезных календарей
сохранить электронную таблицу, созданную в качестве шаблона, проще, чем вы думаете.
Готовы ли вы копаться в Excel?
Надеемся, что это руководство для начинающих поможет вам получить отличный опыт работы с Microsoft Excel. Есть много функций и возможностей, которые могут быть пугающими для новых пользователей. Но те, кого вы видите здесь, должны помочь вам учиться по ходу дела.
при создании вашей первой рабочей книги, полной электронных таблиц.
А чтобы глубже изучить, как добавить вкладку «Разработчик» на ленту Excel
,
