Содержание
Создать график работы не так просто. Независимо от того, составляет ли ваша команда сотрудников несколько десятков или меньше, чем горстка, найти способ соответствовать часам каждого, достигать минимума и сохранять команду счастливой — это сложно. К счастью, Excel может помочь сделать это намного проще.
Шаблоны Excel
остаются одним из самых полезных инструментов в истории вычислительной техники. Они отлично подходят для управления задачами и проектами
поддержание финансов в порядке
, отслеживание прогресса в фитнесе
и просто оставаться организованным в целом
— но планирование является одной из областей, где Excel действительно сияет.
5 важных советов при составлении расписания
Прежде чем углубляться в процесс планирования, помните о следующих соображениях. Они облегчат весь процесс и уменьшат стресс, который накапливается на вас. Планирование никогда не будет легким, но это не должно быть кошмаром.
Знайте предпочтения своего сотрудника. Тип предпочтений, которые вы можете принять во внимание, когда планирование будет отличаться от поля к полю (например, розничная торговля или склад), но важно, по крайней мере, попытаться приспособить своих работников.
У некоторых сотрудников есть наклон к утрам? Или, может быть, вечером? Сколько часов хочет каждый сотрудник в неделю? Есть ли какие-то временные ограничения, такие как нежелание работать по воскресеньям? У некоторых сотрудников есть синергия и совместимость?
Вы не можете приспособить всех, но это хорошая цель, потому что это может улучшить производительность и атмосферу — но самое главное, это создаст доверие, и доверие идет рука об руку с уважением.
Отслеживайте запросы на отсутствие сотрудников. Как будто это не было достаточно сложно, чтобы манипулировать всеми предпочтениями вашего сотрудника, есть вопросы, чувствительные ко времени, которые будут появляться время от времени. Например, кому-то нужно несколько дней, чтобы взять отпуск или оплакать потерянного члена семьи.
К счастью, это можно упростить с помощью универсального инструмента, такого как Календарь Google
или плагин календаря для Thunderbird
, Качественное приложение со списком дел, например Todoist (причины для перехода на Todoist Pro)
), WorkFlowy (наш обзор WorkFlowy
) или Wunderlist (наш обзор Wunderlist)
) тоже может хорошо работать.
Составьте график заранее. Очевидно, что вы не можете сделать это слишком рано в случае изменения ситуации, но определенно избегайте ожидания до предыдущего дня. Хорошее эмпирическое правило — примерно за неделю.
Если бы только промедление было так легко победить, верно? Каждый борется за то, чтобы что-то сделать, поэтому мы много писали о стратегиях борьбы с прокрастинацией.
, избегая отвлекающих факторов интернета
и действительно преодолеть промедление
,
Составляя расписание заранее, вы даете себе передышку на случай внезапных изменений.
Сначала назначьте наиболее важные смены. Под «наиболее важным» мы подразумеваем «не подлежащий обсуждению». Если кому-то совершенно необходимо работать над определенной сменой, сначала заполните ее и поставьте в камне. После того, как все необходимые смены заполнены, оставшиеся смены легче смешивать и сопоставлять с имеющимися сотрудниками.
И всегда имейте в виду хотя бы одно непредвиденное обстоятельство. В идеале вы должны создать несколько расписаний (например, план A, план B и т. Д.), Но это может занять много времени, поэтому, по крайней мере, вы должны определить сотрудников, которые с наибольшей вероятностью проваливаются и имеют план резервного копирования в бывает, что они делают.
Сделать расписание легко доступным. Позволить вашим сотрудникам видеть расписание заранее хорошо по двум причинам: они могут указать на любые ошибки, и они будут благодарны вам за то, что они могут планировать свои недели вокруг графика.
Поскольку мы будем использовать шаблоны Excel для создания наших графиков работы, предпочтительным вариантом является их загрузка прямо на Google Диск
, Он будет преобразован в альтернативу электронной таблицы Google
и позволить вам поделиться этим, чтобы другие могли видеть. Прислушайтесь к этим советам для совместной работы с Google Sheets
если вы новичок в этом.
И не беспокойтесь о безопасности. Если вы не работаете с государственными секретами, Google Sheets достаточно безопасен
для обычных пользователей, как вы и я.
Бесплатные загрузки шаблонов Excel
С этими советами, вот несколько замечательных шаблонов Excel, разработанных специально, чтобы помочь работодателям планировать рабочие графики на неделю. Это все еще будет тяжелой работой, но намного проще, если вы используете один из этих шаблонов.
Шаблоны доступны в виде файлов XLSX для Excel 2007 и более поздних версий.
Комплексный график смен работы
Этот график смены работы Spreadsheet123 это один из наиболее полных шаблонов. Этого достаточно, чтобы конкурировать с некоторым программным обеспечением для планирования, доступным для загрузки в Интернете, но каким-то образом этот шаблон доступен совершенно бесплатно.
Когда вы откроете его, вы найдете различные листы для: Реестр сотрудников, График смены работы, Временная карта, Бюджет заработной платы, Посещаемость, Занятость, Настройки и Справка. Справочный лист — это мини-учебник, который покажет вам, как начать работу с расписанием.
Честно говоря, мы настоятельно рекомендуем это. У нас есть пара других предложений ниже этого, но ни один из них не так хорош, и вы должны только проверить их, если это слишком сложно для того, что вы хотите сделать (что, безусловно, является обоснованной жалобой).
Скачать: График смены работы
Еженедельное расписание смен
Это еженедельное расписание смен Системы управления бизнесом может быть не такой всеобъемлющий, как приведенный выше, но это отлично подходит для небольших команд. Это проще, а значит, легче учиться и проще в использовании. Настоятельно рекомендуется для тех, кто хочет планировщик среднего уровня.
Он поставляется с тремя листами: расписание, смены и сотрудники. Все, что вам нужно сделать, это перечислить ваших сотрудников и их почасовые ставки в ведомости сотрудников. Затем определите время начала и время окончания для каждого доступного смещения на листе Смены. После этого автоматизированный график становится понятным.
Единственным недостатком является то, что в нем могут работать только до 20 сотрудников и 9 рабочих смен, что делает его отличным для малых и средних предприятий, но неправдоподобным для крупных компаний.
Скачать: График работы сотрудника
График ежедневной смены
Может быть, вам не нужны все автоматизированные функции, которые идут с двумя шаблонами, упомянутыми выше. Может быть, вы предпочитаете делать что-то вручную, насколько это возможно, и все, что вам нужно, — это действительно простой график, с которым можно повозиться. Если так, то используйте предоставленный Vertex42.
Этот шаблон не выполняет никакой работы. Его единственная цель — дать вам заранее составленное расписание, которое вы можете заполнить вручную. Когда вы закончите, вы можете распечатать его (или загрузить онлайн), чтобы все могли его увидеть, и достаточно просто начинать заново каждую неделю.
Скачать: Шаблон сменного графика
Excel снова делает вашу жизнь проще
Не стесняйтесь изменять эти шаблоны в соответствии с вашими потребностями, если они не являются абсолютно идеальными для вас (если вы не распространяете их). Если вы хотите настроить, но не знаете, с чего начать, мы рекомендуем изучить формулы Excel
первый.
И прежде чем приступить к печати завершенных расписаний, ознакомьтесь с этими советами по печати листов Excel.
чтобы убедиться, что все выходит правильно.
Какой шаблон ваш любимый? Мы пропустили какие-нибудь хорошие? Есть ли у вас какие-либо советы или приемы для планирования ваших сотрудников? Поделитесь с нами в комментариях ниже!
Авторы изображений: еженедельный табель от Andrey_Popov с помощью Shutterstock, планирование заданий с помощью faithie с помощью Shutterstock, рабочая станция с изображением faithie с помощью Shutterstock, пустое расписание с помощью xtock через Shutterstock
