Мы все сталкиваемся с PDF-документами каждый день — это удобный формат для выписок по счетам, инструкций, онлайн-отчетов и многого другого.
Но всегда ли это лучший формат? Как узнать, следует ли использовать документ PDF или один из типов файлов Microsoft Office?
Если вы находитесь в затруднительном положении о том, какой формат использовать для каких целей, продолжайте читать. В этой статье я собираюсь объяснить плюсы и минусы использования PDF по сравнению с файлами DOC, XLS и PPT.
PDF-файлы: преимущества
Давайте начнем с оценки преимуществ PDF-документов. При каких обстоятельствах вы всегда должны их использовать?
Автономный
Если вы создаете контент для распространения среди других людей — например, презентации по продажам, конспекты лекций или информационные бюллетени — вы должны использовать формат PDF для отправки файлов.
Причина? PDF-файлы являются автономными. Сам файл содержит все форматирование, шрифты и макеты. Они будут отображаться одинаково каждый раз, не полагаясь на операционную систему, оборудование или программное обеспечение.
Любой, кто открыл документ Microsoft Word на Google Диске, знает, насколько это важно. Если вы отправляете файл DOC другому пользователю, который не использует то же приложение или не установил те же шрифты, он часто будет выглядеть грязно.
Качественная печать
Поскольку документы PDF являются автономными, типографии с радостью примут их. Они часто не принимают документы Word
или другие форматы Microsoft Office.
PDF-файлы — это «что видишь, то и получаешь» — независимо от того, как выглядит страница на вашем экране, вы можете быть уверены, что на физической копии она будет выглядеть одинаково. Изображения с высоким разрешением сохранят свой профессиональный вид, и макеты страниц не будут скомпрометированы.
Поэтому, если вы хотите распечатать партию плакатов, листовок или даже слайд-шоу в PowerPoint, обязательно сохраните файл в формате PDF, прежде чем отправиться в город.
Несколько форматов
Да, вы можете импортировать абзацы текста в файл PowerPoint или вставить слайд PowerPoint в Excel, но этот процесс требует больших усилий, если вы хотите, чтобы готовый документ выглядел респектабельным. Различные форматы Office на самом деле не предназначены для бесчисленных форматов и большого количества вставок.
Даже если ваш документ выглядит хорошо на экране, если файл большой, его открытие и / или сохранение может занять много времени. Документы PDF могут легко поддерживать текст, практически любой тип изображения, векторную графику, слайды, HTML-код и многое другое.
интерактивный
Файлы Microsoft Office могут быть интерактивными, но PDF-файлы являются лучшим выбором для форм заявок, форм обратной связи и других ситуаций, требующих ввода данных. Вот почему:
- Фиксированные поля — У конечного пользователя нет возможности случайно удалить поле, неправильно интерпретировать, какие данные необходимы, или пропустить вопрос.
- Пошаговые руководства — Создатели могут добавлять заметки на полях, чтобы вести пользователей через сложные формы.
- Формулы — Вы можете сделать PDF мгновенно добавить налог с продаж или рассчитать обменный курс на счете. Очевидно, что Excel также позволяет работать с формулами и уравнениями
, но нет способа сохранить формулы при преобразовании из XLS в PDF.
- Подпись — Некоторые сервисы, такие как Adobe Sign и DocuSign, позволяют добавлять вашу подпись
Контракты и другие личные документы в простой и безопасный способ.
Совместимость
Есть преимущества использования браузеров и специальных программ для чтения PDF.
,
В конечном счете, однако, если у получателя установлен браузер в его системе, он сможет открывать ваш файл. Это не тот случай, если вы отправляете файл в DOC, XLS или PPT. Не все офисные пакеты могут обрабатывать все форматы.
PDF-файлы: недостатки и альтернативы
Несмотря на эти очевидные преимущества, все еще бывают случаи, когда формат PDF не подходит. Я собираюсь взглянуть на некоторые из этих ситуаций и посоветовать вам, что вы должны использовать вместо этого.
Составление текста
В документах PDF отсутствуют мощные инструменты форматирования Microsoft Word и других процессоров. Вы не можете редактировать макеты страниц, шрифты и другие важные стилистические проблемы.
Кроме того, у них нет средств для проверки орфографии, грамматики и других средств для письма. Вы должны использовать традиционный текстовый процессор для написания текста. Сохраняйте файл в формате PDF только тогда, когда вы уверены, что закончили.
Редактирование контента
PDF-файлы также не являются хорошим выбором, когда кому-то еще нужно отредактировать или добавить дополнительную информацию к вашему документу.
, Например, если вы несете ответственность за добавление текста в документ и на более позднем этапе процесса за добавление изображений отвечает кто-то другой, отправлять файл в формате PDF нецелесообразно.
Формат не редактируется по своей природе. PDF-файлы — это просто изображение существующего документа, а не сам по себе оригинальный документ. В лучшем случае большинство читателей PDF позволяют редактировать только несколько слов за раз.
Изображений
Если вам может понадобиться повторно использовать изображения из документа позднее, придерживайтесь приложений Office. Вам будет сложнее — если не невозможно — извлечь встроенные изображения из PDF-документа.
Если абсолютно необходимо извлечь изображение из PDF-файла, вы можете захватить экран печати и отредактировать изображение в Paint, но это не эффективный рабочий процесс, и вы, вероятно, потеряете часть качества изображения.
сотрудничество
Приложения для создания PDF не имеют инструментов для совместной работы. Некоторые платные инструменты представляют функции, которые лучшие бесплатные читатели
не включайте, но процесс громоздок.
Большинство пакетов повышения производительности, таких как Microsoft Office 365 и приложения Google Диска, теперь позволяют совместно работать с документами в режиме реального времени.
, Опять же, вы можете выполнять всю свою работу с помощью традиционного пакета, а затем сохранять его в PDF только после завершения документа.
Поделитесь своими мнениями
Надеюсь, я дал вам общее представление о том, как PDF-документы сравниваются с типичными форматами файлов пакета Office, а также объяснил, когда использовать PDF-файлы и когда их избегать.
Я хотел бы услышать, что еще вы добавите в этот список. Я что-то пропустил? Я пропустил какие-либо существенные минусы? Вы можете оставить свои мысли и мнения в поле для комментариев ниже.
Изображение предоставлено: NY Studio через Shutterstock.com
