6 мертвых простых советов, чтобы увеличить ваш личный рабочий процесс

Не можете оставаться в курсе событий, несмотря на то, что у вас есть лучшие инструменты и отлаженный рабочий процесс? Может быть, вам нужно меньше инструментов и более простой рабочий процесс.

Оставаться в курсе того, что может предложить сеть, — это напряженно. Добавление каждого куска в рабочий процесс может иметь катастрофические последствия. Использование меньшего количества умных ресурсов для выполнения вашей работы — неплохая стратегия. Давайте рассмотрим несколько возможных способов, которыми вы можете принять его и как он может проложить путь к более разумному темпу и стилю работы.

1. Пусть ваши текущие инструменты многозадачны

Соблазнительно продолжать добавлять больше приложений и гаджетов в ваш рабочий процесс, чтобы использовать все полезные функции, которые они поставляют. Это просто означает, что больше концентраторов данных нужно отслеживать и заставить их работать в гармонии.

У меня слишком много приложений на моем телефоне. pic.twitter.com/87opchTINW

— Карл Хендрик (@C_Hendrick) 28 февраля 2016 г.

Спросите себя, что эти новые инструменты могут сделать то, что ваши существующие не могут? Как вы можете заставить ваш текущий набор инструментов выполнять те же функции, которые обещают новые инструменты? Может ли ваш календарь удвоиться как список дел

? Может ли Gmail выступать в роли вашего читателя RSS

? Может ли Trello превратиться в ваш трекер денег?

?

Перед установкой нового приложения, подпиской на новую услугу или покупкой нового гаджета, посмотрите на инструменты, которые вы уже регулярно используете, и посмотрите, как вы можете изменить их назначение. При таком подходе вам не нужно:

• Тратьте деньги на новые инструменты, когда ваши существующие (уже оплаченные) инструменты могут выполнять работу бесплатно
• Потратьте время на настройку новых инструментов, ознакомление с ними и импорт данных в них

2. Изгнание захватывающих задач с вашего главного компьютера

Даже если вы используете приложения, блокирующие отвлечение внимания, чтобы держаться подальше от Facebook, Twitter, своей входящей почты, программы чтения каналов и т. Д., Когда вам нужно работать, соблазн быстро взглянуть на последние обновления все же остается.

Почему бы не взять источник искушения из уравнения? Отделите игру от работы, переместив действия, такие как Facebook, проверка почты и чтение новостей со своего основного компьютера. Ограничьте их вторым гаджетом, таким как планшет или другой компьютер, и используйте основное устройство только для работы.

3. Используйте текстовые файлы везде, где вы можете

Когда Лео Бабаута писал, что он сохраняет все в текстовых файлах, я подумал, что у меня не будет такого подхода. Но я все же решил дать ему шанс.

После нескольких экспериментов я понял, что мне не нужны дополнительные приложения и сервисы для управления значительной частью моей цифровой жизни, но я все равно их использую, потому что это то, что я всегда делал.

Простой текстовый файл отлично подойдет для большей части ваших данных, которые разбросаны по нескольким платформам, веб-сайтам и приложениям.

Текстовые файлы простые, легкие и кроссплатформенные. Вам не нужно устанавливать приложения или модные дополнения, чтобы заставить их работать. Вам не нужно ничего подписывать. Вам не приходится сталкиваться с проблемами совместимости при доступе к данным, которые они содержат, или обмениваться ими. Это делает текстовые файлы идеальными для отслеживания всего, от списков дел до счетов-фактур и книг, которые вы хотите прочитать.

Приличное приложение для заметок

с функцией поиска это единственное, что вам нужно иметь дело с текстовыми файлами. Брауни указывает, поддерживает ли он Markdown и облачную синхронизацию. Даже стандартный блокнот, поставляемый в комплекте с вашей операционной системой, может привести к трудностям. Я использую Letterspace (OS X, iOS) для заметок, и я не могу рекомендовать это достаточно.

Есть задачи, для которых вам нужно что-то более мощное, чем текстовый файл, но этих задач, вероятно, меньше, чем вы себе представляете. Кроме того, этот подход может вообще не работать, но об этом еще нужно подумать.

4. Выбирайте ненавязчивые инструменты

Инструменты, которые не работают должным образом или имеют неуклюжие интерфейсы, часто отстой. Вы должны тратить много времени на возню с их пользовательским интерфейсом, на поиск скрытых или не интуитивных функций и отмену внесенных вами изменений.

Именно здесь вы по достоинству оцените удивительный неинтрузивный инструмент, который позволяет вам сосредоточиться на текущей задаче, не заставляя вас время от времени останавливаться, чтобы найти эту функцию или вспомнить, как она работает.

Мы знаем, что в некоторых случаях вы, возможно, не сможете выбрать свои инструменты, например, в рамках совместных усилий. Но, по крайней мере, там, где у вас есть свобода выбора, выбирайте инструменты, которые обещают держаться подальше, как только вы их освоите. Они не должны быть слишком простыми или минималистичными. Для вас они должны быть настолько интуитивно понятными, что вы забудете, что используете их.

Если вы используете Evernote, но ненавидите интерфейс, Alternote для Mac просто невероятен — особенно для написания длинных форм. Https://t.co/ET3q0l2VS5

— Райан Делк (@delk) 4 февраля 2016 г.

Конечно, вы можете найти некоторые приложения слишком полезными, чтобы отказаться от них из-за плохо выполненного интерфейса. Лучшее, что вы можете сделать в этом случае, — это найти сторонний клиент с более плавным интерфейсом.

5. Запаситесь шаблонами и ярлыками

Шаблоны данных, сочетания клавиш и средства автоматизации задач заслуживают всяческих похвал, которые они получают, и пришло время сделать их ключевой частью вашего рабочего процесса. Их установка может оказаться довольно трудоемкой, но степень, в которой они сглаживают ваш рабочий процесс, более чем компенсирует это.

Например, у меня есть шаблон для моих статей. Он включает в себя пустой раздел для экспериментов с заголовками, список общих заголовков разделов (Раздел 1, Раздел 2 и т. Д.) И контрольный список элементов, которые мне нужно искать (неработающие ссылки, отсутствующие изображения и т. Д.). Шаблон заканчивается пустым разделом для заметок.

Я сохранил этот шаблон во встроенном расширителе текста моего Mac

, Теперь каждый раз, когда я готов начать новую статью, я набираю rpt (сокращение от Regular Post Template) и нажимаю пробел. И есть готовый скелет статьи, которую я собираюсь напечатать. Это разумная отправная точка и намного лучше, чем страшная пустая страница

что я всегда стонал о.

У меня также есть ярлык для добавления изображения кредитов. Он дает мне стандартный фрагмент кода HTML, который включает URL-адрес изображения, владельца изображения и источник изображения. Все, что мне нужно сделать, это заменить эти данные по умолчанию соответствующими данными атрибуции для каждого изображения, которое я использую.

6. Есть папка или две для временных данных

Мои концентраторы цифровых данных — папки на жестких дисках, облачное хранилище, почтовые ящики — слишком быстро заполняются поступающими данными с коротким сроком хранения, такими как загружаемые вложения, снимки экрана, электронные письма о продуктах, которые я заказываю, и т. Д.

Каждый раз, когда я хотел получить важный файл или электронное письмо, мне приходилось просматривать все эти другие данные, которые были гораздо менее полезны. Я мог бы направить его в соответствующие папки с помощью автоматизированной системы или связки рецептов IFTTT, но это казалось слишком большим усилием для данных, которые даже бесполезны или не актуальны в долгосрочной перспективе.

Теперь я записываю эти данные в папку с надписью Temp (для временных данных) на жестком диске моего Mac. Любой известный мне входящий файл не будет полезен в течение нескольких дней или месяцев, я перетаскиваю его в папку Temp. Примерно каждую неделю я быстро осматриваю эту временную папку, сортирую файлы по типу и быстро очищаю папку, массово удаляя ненужные файлы.

У меня даже есть папка Temp для писем. Любое электронное письмо, которое я добавляю, я удаляю, как только оно перестает быть актуальным. Например, если я получу подтверждение заказа на покупку через Интернет, я помещу его в эту папку Temp. Я удаляю это письмо в день получения товара.

Используйте меньше умных инструментов

Некоторые люди — профессионалы в управлении цифровым хаосом. Если это не вы, настройка, оптимизация и управление вашими инструментами и цифровыми операциями, вероятно, ошеломит вас. Тогда разве не имеет смысла иметь меньше из них для настройки, оптимизации и управления в первую очередь? Это подход, который очень хорошо сработал для меня за последний год или около того. Может быть, это подходит и вам. Дайте ему шанс, и вы узнаете!

Что бы вы порекомендовали исключить или сократить, чтобы иметь более управляемый рабочий процесс? Расскажите нам, что сработало для вас.

Кредиты изображений: пустая картонная коробка от omphoto через Shutterstock