J.R.R. Однажды Толкин через персонажа Гэндальфа написал: «Все, что нам нужно, это решить, что делать со временем, которое нам отводится». Если вы хотите узнать секрет создания совершенной в мире системы управления временем, тогда вам нужно послушай Гэндальфа.
Присоединяйтесь к нашему бесплатному 10-дневному курсу по управлению электронной почтой и экономьте 10+ часов каждую неделю!
Это подпишет вас на нашу рассылку
Введите адрес электронной почты
отпереть
Прочитайте нашу политику конфиденциальности
Мой личный путь к идеальной системе управления временем был долгим, и он усеян тушами прошлых попыток. Говорят, дорога в ад вымощена благими намерениями. Ну, скажем так, я всегда начинал использовать каждую новую систему с очень добрыми намерениями.
Я попробовал Gqueues
, ToDoist
, Google Tasks
и каждый трюк управления жизнью между ними. Если вы похожи на меня, вы, вероятно, сделали то же самое. Это постоянный поиск большего количества организации с меньшим количеством работы. Способ выделить больше времени в вашем графике, выполнить все, что вы мечтаете достичь, не теряя сна.
Что такое идеальная система управления временем?
Если вы похожи на меня, вы, вероятно, чувствуете, что у вас есть система, которая почти то, что вам нужно, но не совсем. Там почти всегда чего-то не хватает.
Идеальная система управления временем должна обладать следующими качествами.
- Позволяет вам «тихое место», чтобы созерцать ваши жизненные цели и мечты
- Обеспечивает плавную интеграцию задач, связанных с вашими целями
- Позволяет легко организовать и спланировать свои еженедельные и ежедневные обязанности
- Помогает избежать забывания важных задач
- Компактный и простой, но эффективный и всеобъемлющий
Это последнее похоже на просьбу о луне, не так ли? Необходимость простоты в сочетании с требованием быть всеобъемлющим делает невозможным поиск идеальной системы.
Создать сборочную линию управления временем
Идеальная система управления временем должна работать как эффективная сборочная линия. У вас есть входящие работы (задачи), и они должны быть организованы и спланированы, а затем интегрированы в ваш календарь. Этот процесс выглядит примерно так:
Проблема с большинством попыток использовать одно приложение, такое как gTasks
или что-то в этом роде заключается в том, что эти приложения специализированы для действительно хорошей обработки одной или двух частей этого процесса.
Инструменты отслеживания времени
или используя технику Помодоро
заставить вас медлить
управляя своим еженедельным расписанием, но не помогает вам в организации ваших задач.
Только когда Джастин показал мне свою технику с использованием LEGOS в качестве метода управления временем
что я начал думать о чем-то, что могло бы работать лучше для меня. Это привело к тому, что я думал, что станет моей лучшей и последней системой управления за все время, используя Trello
,
Положить кусочки вместе
Тем не менее, Trello все еще не было легким местом для планирования жизненных целей
и управление задачами от одного шага графика к следующему было очень неуклюжим.
По этим причинам я, наконец, решил взять все уроки, которые я извлек из предыдущих систем, которые я тестировал, и объединить все в единую автоматизированную систему управления временем, которая делает все это.
1-й — Создайте свой мастер лист управления временем
Рабочий процесс, который я украл у Джастина и использовал в системе Trello, работает хорошо. По сути, вы начинаете с одной стороны со всеми вашими новыми поступающими задачами, которые вам нужно как-то вписать в свой график. Затем, слева от этого, у вас есть список всех задач, которые вы хотите выполнить в этом месяце. Слева от этого на этой неделе.
Эта система работала для меня около четырех или пяти месяцев. Я начал забывать вещи, которые были в некоторых списках. Их не перенесли в «сегодня», а затем просто похоронили. Система начала меня подводить.
Итак, вот что я сделал. Сначала необходимо создать электронную таблицу Google и создать четыре листа.
В этом случае вы начинаете слева и создаете вступающий простынь. Это перечислит все входящие задачи из ваших различных других систем.
Справа от этого вы создаете Ежемесячные требования простынь. Справа от этого создайте Еженедельные требования простынь. Справа от этого создайте свой Еженедельное расписание простынь.
Мы скоро приступим к форматированию этих отдельных листов. Но сначала создайте еженедельный календарь в Еженедельное расписание лист, создав одну строку дней недели и столбец каждые полчаса на целый день.
Теперь, когда у вас есть готовый недельный график, пришло время начинать вводить задачи в новую систему управления временем!
На Входящий лист, создавать заголовки для задача, проект, Дата Добавлена, этикетка, приоритет, Ссылка на сайт, по расписанию, а также Готово.
Эти поля будут иметь смысл в тот момент, когда мы начнем заполнять ваш «Входящий» лист автоматическими лентами.
2-й — Создай и автоматизируй свои жизненные цели
Первым из этих каналов будут ваши жизненные цели.
Один самый важный урок, который я усвоил, заключается в том, что когда дело доходит до больших целей, вам нужно пространство, которое будет чистым и предназначено только для одной цели — созерцания того, что для вас наиболее важно.
Из всех приложений для управления временем, которые я когда-либо пробовал, это одна из целей, для которой идеально подходит ToDoist.
Это чисто и просто. Вы создаете эти большие жизненные цели слева, а затем с правой стороны, вы разбиваете эти действительно большие цели на подцели, над которыми вы будете работать всю жизнь.
Например, одна из моих жизненных целей — иметь счастливую семью. Некоторые подзадачи этого могут быть «Обеспечить позитивное детство» для моих детей или «Быть посвященным» Заботливый муж ». Под этими подцелями, где больше деталей идут. Например, строительство спальни для моей дочери, несомненно, даст ей более позитивный опыт детства.
Теперь это практическая задача. То, что вы хотите сделать, это настроить метки для этих выполнимых задач, чтобы ToDoist автоматически отправлял их в вашу основную систему управления временем.
Вам нужно будет использовать ToDoist Premium для доступа к ярлыкам (это дешево и стоит того!)
В ToDoist, просто нажмите на этикетки в левой панели навигации, а затем нажмите Добавить ярлык кнопка.
В приведенном выше примере для создания задачи для спальни после создания метки happy_family я добавил «@happy_family» к самой задаче, чтобы пометить ее.
Почему эти ярлыки помогают вам? Потому что теперь вы можете использовать IFTTT, чтобы определить эти помеченные задачи и вставить задачи в ваш новый вступающий лист в гугл листах.
В IFTTT просто выберите триггер ToDoist и выберите Новая задача создана с меткой.
Далее вы можете выбрать из выпадающего списка созданных вами ярлыков, а также проект, в котором вы использовали ярлык.
Наконец, установите Действие на Google Drive, выберите Добавить строку в таблицу, и введите правильное имя своей таблицы Google, где вы создали «Входящий» лист.
Обратите внимание на поля в этом выводе? Это те же поля, которые вы только что создали в электронной таблице.
Так что теперь, каждый раз, когда вы создаете задачу, связанную с жизненной целью, в ToDoist и применяете одну из меток, для которых вы создали триггеры IFTTT, эта задача автоматически загружается в электронную таблицу входящих.
Думаю об этом. Теперь вы можете бездельничать, очищать свой разум и просто планировать свои жизненные цели. Не беспокойтесь о том, как спланировать, что вам нужно сделать, чтобы достичь их — просто проведите мозговой штурм и пометьте задачи, которые вам нужно выполнить, чтобы попасть туда. Пусть автоматизация позаботится обо всем остальном.
3-й — автоматизировать ваши срочные требования
Конечно, ваша жизнь — это больше, чем ваши жизненные цели. Давайте посмотрим правде в глаза, ежедневные требования, телефонные звонки и электронные письма постоянно бомбардируют вас новыми требованиями и новыми задачами. Вам также нужен способ справиться с этими требованиями.
Ответом на это также является автоматизация «Входящего» фида из вашей учетной записи электронной почты. Не волнуйся, это действительно легко. Просто создайте триггер IFTTT для каждого звезда электронная почта в вашем почтовом ящике.
Затем создайте то же действие, что и раньше — Добавить строку в таблицу. Убедитесь, что вы ввели одно и то же имя таблицы правильно. Вам также необходимо настроить Форматированная строка чтобы он вывел обязательные поля для созданной вами входящей таблицы.
Важно просто убедиться, что тема электронного письма совпадает с полем «Задача» в вашей электронной таблице.
Теперь, каждый раз, когда вы помечаете письмо в своем почтовом ящике, эта тема письма добавляется в вашу электронную таблицу как еще одно входящее задание.
Прелесть этого в том, что когда вы сканируете электронные письма и обнаруживаете электронное письмо, которое требует вашего времени, оно должно стать задачей, запланированной в вашем рабочем процессе. Не тратьте свое время, пытаясь выполнить задачу немедленно. Просто пометьте это и двигайтесь дальше.
Теперь, когда у вас есть свои жизненные цели и ежедневные электронные письма, все автоматизировано для заполнения очереди входящих задач вашей новой системы управления временем, пришло время приступить к организации рабочего процесса этой системы.
4-е — Организовать свой рабочий процесс по управлению временем
Теперь самое интересное. Если вы использовали ToDoist для планирования своих долгосрочных целей и в своих электронных письмах вы играли главные роли, вы увидите, что на листе появилось множество новых задач!
Помните по расписанию а также Готово поля вы создали? Ну, это были дополнения, которые не будут заполнены автоматизацией. Это потому, что, когда вы выбираете имя каждой задачи и перемещаете их в Этот месяц или же На этой неделе листы, вам нужно будет отметить, что вы запланировали эту задачу. Когда вы закончите задачу, вы можете пометить ее как выполненную, используя поле Готово.
После того, как задача запланирована, она существует в листе Месяц или Неделя. Идея состоит в том, что ежемесячно вы должны перемещать все входящие задачи, которые, по вашему мнению, вы можете выполнить в этом месяце, в Этот месяц простынь.
Этот месяц а также На этой неделе листы должны иметь следующие поля: задача, Для кого?, частота, Повторение а также Цель жизни.
При перемещении имени задачи с «Входящий» на «Этот месяц» выделите время для заполнения этих полей. Для кого (какого клиента или человека) это задание? Это задача, которую вам нужно повторять каждый месяц? Это из одной из ваших жизненных целей?
Самое главное, определить, когда задача должна быть завершена. Сортировка по этому полю поможет вам расставить приоритеты, какие задачи выполнять при планировании недели.
Помните, делайте это каждый месяц. Кроме того, в начале недели уделите время переносу задач из Этот месяц лист на идентичный На этой неделе простынь. Или в тех случаях, когда задание повторяется ежемесячно, вы можете просто добавить задание непосредственно в свой недельный календарь и обновить поле «Следующий срок».
Это красота этой системы. Он может помочь вам управлять всем: задачами, связанными с этими важными жизненными целями, повседневными повседневными задачами, которые приходят из электронных писем, ежемесячными и еженедельными обязанностями, которые вам нужно выполнять независимо от того, что именно, а затем важными задачами, которые вы добавляете вступающий лист себя.
По мере того, как задачи обрабатываются и переходят от вкладки к вкладке, они становятся датированными и расставлены по приоритетам, а затем вы, наконец, добавите их в свой график на предстоящую неделю. Это расписание на последней вкладке, которую вы создали в начале этой статьи. Это использует стратегию блокировки времени
о котором Роб недавно писал — что работает довольно хорошо.
Вы можете рассмотреть цветовое кодирование этих задач, когда добавляете их в свой график на неделю. Возможно, создайте цветовой код для каждого отдельного клиента или используйте разные цвета для обозначения разных проектов или приоритетов.
Ключом к этой системе является то, что она способна справиться со всем, начиная от планирования жизни и постановки целей
к проектам, над которыми вы работаете сейчас.
Затем их планируется выполнить на второй и третьей вкладках и, наконец, запланировать и выполнить на последней вкладке. Если вы достаточно дисциплинированы, чтобы сесть и использовать эту систему для планирования предстоящих месяцев и недель, это увеличит вашу производительность во много раз.
Вы уже нашли свою идеальную систему управления временем? Похоже, это может сработать для вас? Поделитесь своим собственным опытом управления временем и советами в разделе комментариев ниже!
Кредиты изображений: Управление временем через Shutterstock
