Надоели неэффективные встречи? Отправьте эти 8 правил вашему боссу

Подавляющее большинство из нас знает, насколько трудоемкими могут быть встречи как по нашему времени, так и по производительности. Но если встреча хорошо организована (и хорошо организована), нет никаких причин, по которым она не может повысить производительность, чувство цели и моральный дух для каждого участника.

Там много информации о том, почему мы ненавидим встречи. Тревоги Facebook, написанные в момент полного разочарования из-за упущенных возможностей, полностью из-за плохо организованной, казалось бы, бессмысленной встречи, которая затянулась далеко за пределы отведенного ей времени.

Вот несколько правил, которым нужно следовать, чтобы лучше встречаться и быть уверенным, что вы не теряете время каждого. Доверьтесь мне.

Иметь цель и убедиться, что люди знают об этом

Если вы просто собираете всех вместе, чтобы дать обновление или стонать, это лекция. Лекция это не встреча. Если вам нужно обновить всех, отправьте электронное письмо или сообщение всем с помощью командного инструмента, такого как Slack, который облегчает групповое общение

, Это будет гораздо лучше использовать время каждого.

Если вы находитесь в положении, когда встреча действительно необходима (то есть, когда вам нужно что-то внести в группу, обсудить, обсудить идеи и т. Д.), Убедитесь, что она имеет четкую цель. Почему именно вы собираете всех вместе?

Плохая цель: «Чтобы все были в курсе происходящего».

Лучшая цель: «Чтобы собрать идеи, составить расписание и назначить следующие действия каждому члену команды, чтобы мы могли запустить успешный запуск продукта X360 к концу марта».

И, пожалуйста, убедитесь, что все участники знают цель встречи до того, как она состоится. Если люди знают, какими будут конечные результаты встречи, у них будет гораздо больше шансов оказаться подготовленными, и, надеюсь, они продумают некоторые темы для обсуждения, а не думают на лету.

Создать четкую, структурированную повестку дня

Ваша цель — это пункт назначения. Ваша повестка дня — это ваша дорожная карта того, как вы туда доберетесь. Без этой дорожной карты встречи часто выходят из-под контроля, выходят за рамки темы, и далеко не всегда будет приниматься столько решений, на которые вы рассчитывали. Если вы заметили, что ваши встречи выходят за рамки темы, остановите эту непослушную дискуссию и как можно скорее верните ее в нужное русло.

Структурируйте свои встречи

осторожно используя продукт, такой как Meeting Expectations (iPad) или онлайн-инструменты, такие как MyCommittee и Minutes.io. Установите строгий крайний срок для каждого пункта повестки дня, давая при этом отдельным людям возможность узнать, что от них ожидается. Если вы хотите, чтобы кто-то участвовал в определенной дискуссии на собрании, сообщите об этом! Например:

Повестка дня

1. Заявление о цели встречи и подготовки (5 минут)
2. Посмертный запуск последних недель — каковы были наши KPI (Ким, чтобы сообщить об этом). Что прошло хорошо? что не сделал? (15 минут)
3. Идеи о том, как мы можем создать осведомленность для следующего запуска (каждый — пожалуйста, подумайте о некоторых идеях до встречи) — (15 минут)
4. Примите решение по 3 из этих идей, чтобы конкретизировать их до следующей встречи — (10 минут)
5. Назначение следующих действий каждому члену команды — (5 минут)

Убедитесь, что у каждого есть то, что им нужно

Мне страшно подумать, сколько времени тратится каждый год по всему миру из-за того, что люди приходят на встречи неподготовленными (в том числе не знают, как правильно составлять заметки на заседаниях).

). Покажите свою повестку дня всем участникам по крайней мере за пару дней до встречи, чтобы они могли собрать все, что от них требуется.

Если вам нужен какой-то член команды, чтобы принести что-то, убедитесь, что он понимает, насколько это важно, и что он распечатывается (при необходимости) заранее, чтобы они не застряли в очереди за принтером. Последнее, что вам нужно, это извинения самих участников: «О, извините, у меня не было возможности подготовить его — я подготовлю его на следующей неделе». Это никому не поможет.

Если вы проводите собрание с людьми, которые работают удаленно, сначала ознакомьтесь с нашим подробным «Руководством по проведению онлайн-встреч», а также убедитесь, что все знают, как использовать любой инструмент для проведения конференций, который вы решите использовать. Перед встречей попросите людей проверить свой микрофон, веб-камеру и убедиться, что у них установлены плагины, которые могут понадобиться для таких вещей, как Google+ Hangouts

,

Приглашайте только тех, кто в этом нуждается

Не приглашайте всю команду, просто чтобы почувствовать себя большим боссом. Приглашайте только тех людей, которые вам нужны. То есть люди, которые в состоянии помочь вам достичь цели встречи. Все остальные могут быть обновлены позже, прочитав протокол встречи или поговорив с коллегами в более удобное время.

Храните подробные минуты

Используйте продукт, такой как Agreedo (бесплатно), чтобы сохранить подробные минуты

к которому вы можете вернуться и реально понять. Этот инструмент позволяет вам использовать подробные минуты с помощью сочетаний клавиш, отслеживать результаты совещаний (например, выполненные задачи) и быстро и легко делиться этими минутами с вашей командой. Если вы используете iPad, вы также можете попробовать MinuteTaker ($ 7,99) для профессиональных отчетов о встречах.

,

Убедитесь, что когда люди читают эти протоколы, они знают основные моменты / резюме того, что обсуждалось и что было решено, а также быстро могут вернуться к этому документу, чтобы узнать, что им самим нужно делать дальше.

Исключение не всегда лучше, чем включение

Я знаю, что я (только) упомянул, что только те люди, которые действительно нужны, должны присутствовать на собрании, но время от времени вам следует также приглашать всех на более неформальный джем-сейшн, где вы можете обсудить все идеи, рассказать о том, что может улучшить организацию.

Используйте это как возможность построить более сильную команду. Делайте это за едой или пивом. Принесите в офис вкусную еду, и пусть каждый потратит час или два дня на то, чтобы лучше узнать своих коллег, а все вместе работают над улучшением работы компании в целом. Опять же, у вас есть цель и повестка дня, но постарайтесь сделать этот вид собраний более неформальным, менее структурированным, но все же с общей темой, такой как «Повышение эффективности организации» или «Идеи о том, как мы можем диверсифицировать». ».

Назначить Очистить ‘Элементы следующего действия»

Перед тем, как завершить собрание, убедитесь, что все в комнате знают, какое именно действие они должны предпринять в следующий раз, и его график. Это трюк, который действительно выдвинул Дэвид Аллен в своей фантастической книге «Как все сделать». Независимо от проекта, над которым кто-то работает, убедитесь, что есть четкое следующее действие, которое необходимо предпринять, чтобы продвинуть этот проект вперед.

Повторим, это должно быть конкретное действие (или набор действий), со строгим крайним сроком, а не просто широкая идея, которую необходимо сделать «КАК МОЖНО СКОРЕЕ». Например

Плохое следующее действие: «Подведите итоги запуска в прошлом месяце».

Лучше следующее действие: «Составьте электронную таблицу (с несколькими полезными диаграммами), отображающую наши KPI за весь период запуска. Поделитесь этим с командой запуска, а также отправьте краткое электронное письмо, объясняющее, как вы думаете, как прошел запуск. Пожалуйста, сделайте это до четверга ».

Запрос обратной связи

Многие люди опасаются критиковать своих «начальников» или коллег, поэтому после каждой встречи просите людей оставлять анонимные отзывы через онлайн-форму (есть список бесплатных инструментов для онлайн-опросов).

Вот). Узнайте, что люди думают о встрече — это было слишком долго? Было ли это полезно для них? Были ли услышаны их взгляды? Как можно улучшить встречу в следующий раз?

Какую бы обратную связь вы ни получали, убедитесь, что вы не игнорируете ее. Развивайте свои встречи, чтобы убедиться, что они работают хорошо для всех участников.

В целом, следуя этим простым правилам, чтобы убедиться, что ваши собрания хорошо подготовлены и хорошо организованы, вы сможете сократить продолжительность и повысить эффективность своих собраний, одновременно сводя разочарование каждого к минимуму!

Как насчет вас? Если бы ваши встречи проходили более так, как вы думаете, они были бы более эффективными?

Image Credit: Woodleywonderworks, встреча команды, через Flickr