Содержание
Эффективность означает делать вещи в нужное время, автоматизировать то, что вы можете, и проходить их за один раз. Если вы эффективны, вы делаете что-то правильно. Вот почему вы должны использовать почтовые фильтры
и график времени электронной почты
, Один трюк состоит в том, чтобы подготовить готовые ответы
для писем, которые вы часто пишете.
Вот список для вашего вдохновения.
Сезоны, поздравления с днем рождения Другие особые случаи
С Рождеством, Новым годом, Пасхой и желаю вам счастливого дня рождения. Когда пришло время отправлять ежегодные поздравления
Вы, вероятно, повторяете одно и то же слово снова и снова, как битая запись. Разве вы не восхищаетесь людьми, которые могут писать эти строки, не походя на всех остальных? Оригинальные поздравления являются более запоминающимися и значимыми, поскольку писатель задумывается над их подготовкой.
Какое это имеет отношение к консервированным ответам? Ну, не все творчески все время, но почти все копируется в любом случае. Выделите некоторое время, чтобы собрать понравившиеся вам приветствия, возможно, напишите их себе и скопируйте в соответствующий шаблон электронной почты. Когда вы заметите оригинальное приветствие кого-то другого, добавьте его в свой растущий список и отметьте, кто его вдохновил. Обратите внимание, что шаблоны электронной почты не ограничиваются только текстом. Вы также можете собирать GIF-файлы или ссылки для особых случаев.
Когда пришло время отправлять поздравления своим близким, вы можете погрузиться в свою коллекцию идей. Когда вы чувствуете себя креативно, опирайтесь на то, что есть, или добавьте что-то новое. Когда вам не хватает времени, скопируйте и вставьте приятное приветствие из списка и продолжайте.
Подписи
Большинство почтовых программ позволяют настраивать индивидуальные подписи
для разных адресов электронной почты. Но что, если вы носите много шляп и используете только один адрес электронной почты? Попробуйте использовать стандартные ответы для переключения между несколькими подписями электронной почты
, Вашим контактам никогда не надоест ваша подпись, если вы прокручиваете набор универсальных сообщений или ваши любимые цитаты. Это если вы не хотите полагаться на сторонние инструменты подписи, которые настраивают вашу подпись с кавычками
, Просто убедитесь, что ваша подпись электронной почты оставляет правильное впечатление
,
Повторяющиеся деловые письма
Если вам часто приходится объяснять одни и те же вещи или делиться одной и той же информацией, вам следует настроить шаблоны и сохранить их в виде готовых ответов. Например, если вы продаете вещи через Интернет и часто получаете одни и те же вопросы, вы можете создать FAQ и дополнять его ответами на новые вопросы. Хотя в долгосрочной перспективе разумнее настроить веб-страницу часто задаваемых вопросов и вместо этого добавить URL-адрес в свой постоянный ответ. Вы можете со временем усовершенствовать свои шаблоны и настроить их для каждого использования, чтобы они звучали более индивидуально.
Автоматические ответы
Даже круче, чем шаблон, отправленный вручную, это тот, который выходит автоматически. Мы показали вам, как настроить автоответы в Thunderbird
и как создавать автоматические ответы по электронной почте с фильтрами Gmail
, И вы должны найти эту функцию в большинстве других почтовых программ.
Один из хитрых трюков — запуск автоответчика на основе псевдонима, на который отправлено электронное письмо
, Вы можете использовать это для хранения и доступа к информации; Вы даже можете поделиться текущим списком продуктов со своим партнером.
Считаете ли вы, что ожидаемые ответы нежелательны?
Не расстраивайтесь из-за консервированных ответов и не рэпуйте кого-либо, если они это делают. Это способ максимально использовать свое время. Жизнь может предложить больше вещей, чем писать электронные письма.
Вложите немного времени в течение медленного дня. Просканируйте отправленную папку на предмет повторяющегося содержимого. Подготовьте свои готовые ответы и настройте их при обнаружении нового контента. Когда вы используете постоянный ответ, не забудьте придать ему индивидуальный характер. В конце концов, вам не безразличен человек на другой стороне экрана?
Изображение предоставлено: Пищевые консервные банки через Shutterstock, Деловая пара через Shutterstock
