Содержание
Если вам когда-либо приходилось совместно создавать письменные работы, вы будете знать, на скольких уровнях это может быть сложно. Ожидание вашего партнера по написанию или исправление противоречивых версий документа должно быть меньше всего ваших забот. В конце концов, Интернет делает совместное написание ветерок.
После написания тезисов на 100 страниц в команде из трех человек, используя Google Drive, я понял, что это правда. Тем не менее, я совсем недавно не смог подтолкнуть Google Диск за заполнение документа объемом менее 10 страниц в команде из пяти человек. Мы закончили тем, что отправляли документы Word назад и вперед, что почти сводило меня с ума. Помогите своей команде избежать следующих проблем, используя инструмент для совместной работы в режиме реального времени
с самого начала.
Ждем друг друга
Что происходит, когда вы не используете инструмент, поддерживающий совместную запись в реальном времени?
Вы заканчиваете тем, что ждали друг друга. Только один человек сможет написать или отредактировать документ, прежде чем следующий человек сможет продолжить. Когда вы гоняетесь за крайним сроком, это будет стоить вам драгоценного времени.
Для эффективного сотрудничества членам команды необходим неограниченный доступ к документу, над которым вы все работаете. Это позволит каждому писать или редактировать на досуге. Вы обнаружите, что нет ничего более мощного, чем проводить время вместе в реальном времени, записывая один документ, особенно если вы находитесь не в одной комнате.
В паре с плохой связью и удаленной работой, ожидания друг друга стоили моей команде недели. К счастью, нам не пришлось уложиться в сжатые сроки. Но это не худшая проблема, которую вы можете ожидать, работая в удаленной команде.
Неверное форматирование версий друг друга
Скорее всего, не все из вас используют одну и ту же операционную систему, один и тот же текстовый процессор или одну и ту же версию программного обеспечения. Это может испортить вещи и потратить часы вашей работы.
Вы можете избежать проблем с форматированием, предоставляя всем одинаковый инструмент. Самый простой способ сделать это для всех — работать с одним и тем же документом на одной платформе, независимой от ОС, например, онлайн-текстовом редакторе.
В нашей команде я был виноват в этой проблеме, потому что я не использую Microsoft Office. Зачем мне платить за Word, если он мне обычно нужен для открытия документов и если есть много отличных бесплатных альтернатив Office
? К сожалению, я выбрал альтернативу — LibreOffice — которая не очень хорошо работает с Word.
Создание противоречивых документов Потеря отслеженных изменений
Когда люди не могут ждать друг друга, потому что крайний срок приближается, вы получите разные версии документа. В конце концов, кто-то должен сесть и объединить разные версии в один документ. Это не только пустая трата времени, но и источник ошибок.
Более того, когда вы синхронизируете конфликтующие версии в одном документе, вы также теряете хотя бы некоторые из отслеженных изменений.
и комментарии. Это может прервать коллективный ход мыслей и привести к недоразумениям. Как вы можете избежать этого?
По моему опыту, ничего этого не происходит, когда вы используете инструмент для совместной работы. В нашей команде люди стали нетерпеливыми, и последний раунд обратной связи и редактирования был сделан одновременно. Это означало, что один человек должен был объединить все документы, что почти привело к смущающей ошибке.
Преимущества совместного написания помимо проблем
Совместные инструменты записи могут быть более безопасными, чем передача файлов через Интернет.
Из-за проблем безопасности (NSA и др.), Многие учреждения ограничивают использование таких инструментов, как Dropbox. Хотя Dropbox не идеален с первого взгляда, он избегает одной особенно плохой практики: отправка документов туда и обратно по электронной почте.
Как правило, электронная почта не очень безопасна
для обмена документами. Мало того, что электронная почта легко перехватывается, вы также можете забыть включить кого-либо или случайно выбрать неправильного получателя. Введите платформы для совместной работы, которые могут решить все эти проблемы.
Если вы не хотите пользоваться услугами крупных корпораций, таких как Google Drive или SkyDrive (скоро станет OneDrive), выберите один из множества альтернативных онлайн-текстовых процессоров.
, Серьезно относитесь к безопасности? Используйте такой инструмент, как EtherPad, для создания собственной, самостоятельной, частной и облачной платформы для совместной работы.
Наконец, как уже упоминалось ранее, это настоящая ажиотажная работа над документом с одновременным наблюдением творческого вклада других. Именно тогда вы вступаете в сферу истинного совместного творчества, и именно здесь рождается командный дух.
Как вы работаете над документами и какие уловки или инструменты помогли вам сохранить разум?
Кредиты Изображения: Человек, Ждущий через Shutterstock
