Лучшие альтернативные инструменты для работы с электронной почтой

Электронная почта была объявлена ​​«мертвой» очень много раз, а затем, подобно Лазарю, она восстала из мертвых.

Google частично ответственен за то, чтобы сделать электронную почту актуальной с Gmail, и мощные функции электронной почты, предлагаемые

, Yahoo была переделана, и Outlook получил интеграцию Skype среди других изменений. Агентство национальной безопасности, слоняющееся вокруг наших рядовых, побудило одну швейцарскую компанию предлагать зашифрованную электронную почту с железной оболочкой и серверами внутри горы.

Если вы все еще не являетесь поклонником электронной почты (например, эти четыре выдающихся человека

), то есть много функций электронной почты, которые вы можете использовать в других приложениях. Преимущество хранения всего этого в электронной почте заключается в том, что оно централизовано в одном месте, но это может привести к раздутому переполненному почтовому ящику, что, несомненно, увеличит уровень стресса.

,

, в зависимости от вашей точки зрения).

Тогда есть возможности обмена мгновенными сообщениями, такие как Jabber

и Google Talk (последний все еще работает, если вы вошли в свою учетную запись с помощью Pidgin или Adium). Существуют менее популярные альтернативы обмена мгновенными сообщениями, такие как AIM Messenger и Yahoo Messenger.

Хотите верьте, хотите нет, но ICQ все еще существует, если кто-то из вас, школьников, хочет немного ностальгии по Интернету.

VOIP легко сегодня с Skype, Google Hangouts, WhatsApp, iMessage (для Mac Только для iOS), Appear.in и его зашифрованных связей, Telegram и Signal.

Испытав их все, я лично рекомендую использовать Skype, Signal и WhatsApp (для тех, кто отказывается использовать зашифрованный вариант, толпа «мне нечего скрывать!», Например, моя жена).

Есть три хороших варианта производительности на рабочем месте — Slack, Quip и Convo.

Преимущества Slack

не нуждается в представлении. Quip и Convo схожи по функциям. Он тянет всех членов команды в одно место, где вы можете общаться в режиме реального времени, просматривать файлы, просматривать и обновлять списки задач, а Convo даже добавляет аннотирующие документы. У этих опций есть неплохие бесплатные опции для небольших команд, с ростом цен, когда ваша команда и ваши потребности растут.

Сотрудничество проекта

Совместная работа над проектом — это то, что, если все сделано правильно, может привести к множеству положительных преимуществ Google Docs ввел золотой стандарт

с онлайн-сотрудничеством, когда он выкупил Writely в 2006 году. С тех пор он оказался неоценимым для команд, желающих одновременно работать над документом в режиме реального времени и с Google Sheets

добавляет еще большую ценность.

Но, как и во всем, что связано с Интернетом, конкуренты теперь, похоже, снимают некоторые грани с блеска Документов Google.

Самой большой альтернативой должен быть Office.com, хотя, если вы не большой поклонник Microsoft, вы, возможно, не будете в восторге от использования этого. В этом случае вас может заинтересовать Dropbox Paper, которую я в последнее время интенсивно пробовал. Очевидно, что все, что вы делаете в документе, копируется в вашу учетную запись Dropbox.

Если они не подаются, есть два других варианта. Первый Zoho, который бесплатно до 25 пользователей. После этого он составляет всего 5 долларов на пользователя в месяц, поэтому Zoho — очень экономичное решение для малого бизнеса. Интерфейс очень похож на интерфейс Google Docs и Microsoft Office и очень прост в использовании (см. Выше).

Если вы хотите, чтобы жизнь была простой, и, следовательно, хотели бы более простое решение, тогда загляните в PiratePad. Каждый раз, когда вы обновляете домен, создается новый уникальный URL-адрес, который позволяет легко делиться страницей с другими людьми. Это тот, который я использовал для тестирования приложения.

Вы можете пригласить людей для участия в документе. Если вы хотите, чтобы кто-либо просматривал документ, не имея возможности редактировать его, вы можете нажать кнопку «только для чтения», чтобы получить немного другую ссылку. Любой, у кого есть ссылка «только для чтения», может загрузить документ в формате HTML, обычном тексте, Microsoft Word или PDF.

Расписание встреч

Одним из самых распространенных способов использования деловой электронной почты является планирование встреч. Любой, кто когда-либо пытался назначить встречу, слишком хорошо знает это чувство. Весь «взад-вперед» Дилберт-подобный фарс. Вы пытаетесь устроить деловую встречу, скажем, для пяти человек, и для этого требуется около десятка или более электронных писем, распространяемых в течение нескольких дней, причем все говорят: «Я могу сделать это время» и «Я не могу сделать это время».

Не было бы иронично, если бы встреча была посвящена управлению временем на рабочем месте и производительности?

Эквивалент без электронной почты, который использовался здесь в MakeUseOf, является превосходным ScheduleOnce. Он подключается к вашему Календарю Google, и как только все вводят все доступные времена, сайт объединяет их все, чтобы найти временной интервал, подходящий для всех.

Вы почти избалованы выбором, когда дело доходит до других возможностей. Некоторые из них включают Dozz, WhenisGood, NeedtoMeet и Timebridge. Что выделяет их среди платных ScheduleOnce, так это то, что они либо бесплатны, либо имеют действительно отличный вариант.

То, что привлекло мое внимание больше всего, NeedToMeet. У них есть внушительный список бесплатных функций, включая интеграцию с Outlook и мобильные приложения. С другой стороны, если вам нужны очень маленькие встречи, тогда WhenIsGood разбивает периоды времени на 15 минут.

Управление контактами

Дни бумажных адресных книг, похоже, почти прошли, так как большинство из нас сейчас используют онлайн-эквиваленты. Как нечто, что раньше было надежно прикреплено к адресу электронной почты, теперь вы можете передавать эту задачу другим приложениям.

Plaxo — это рекомендуемая альтернатива Google Контакты. У него довольно приличный бесплатный базовый план. Резервное копирование вашей контактной книги производится в облаке, где вы можете объединить адресные книги нескольких разных служб в одну «универсальную» адресную книгу. Если кто-либо из ваших контактов также с Plaxo, вы будете уведомлены о любых обновлениях их контактных данных.

Соперники включают Memotoo, который немного страдает из-за довольно разочаровывающего бесплатного плана, а неактивные бесплатные учетные записи удаляются через 30 дней. Fruux продается для бизнеса. Альтернативой Fruux, на которую вы, возможно, захотите взглянуть, является FullContact, который также предназначен для команд и крупных предприятий.

Отправить файлы Другие вложения

Услуги по отправке файлов стоят десятки и действуют с начала Интернета. Передача файлов по электронной почте по-прежнему подчиняется очень строгим ограничениям, поэтому, если вы написали автор романа и хотите отправить его своей маме для обратной связи, вы не можете отправить его по обычной электронной почте.

Если размер файла чуть превышает лимит электронной почты (обычно 25 МБ), вы можете просто использовать такой сервис, как Skype, чтобы отправить его. Но если оно больше, то облачное хранилище — это, вероятно, ваш лучший выбор. Размер вашего файла будет определять, нужно ли вам платить за дополнительное облачное хранилище, но Google Drive и OneDrive (до 10 ГБ) очень щедры к своим бесплатным тарифам. Dropbox, с другой стороны, дает вам только первые 3 ГБ, что может быть достаточно для большинства случаев.

Или, если у вас есть собственный домен, загрузите файл через FTP

на ваш домен в защищенном паролем файле Zip или RAR. Другая сторона может загрузить его с вашего домена в конце.

Отправка конфиденциальной информации

Отправка конфиденциальной информации, такой как пароли и данные кредитной карты, по электронной почте — в общем, очень плохая идея. Гораздо лучше отправить его с помощью других средств, таких как смс-сообщение, или пойти в старое учебное заведение и позвонить человеку!

Но теперь есть некоторые «самоуничтожающиеся» почтовые сервисы, которые будут отправлять ваше сообщение для вас надежно, а также накладывают ограничение в 60 секунд для получателя, чтобы прочитать ваше сообщение, прежде чем оно исчезнет. Мой фаворит — SnapMail, который может быть интегрирован в Gmail с использованием расширения Chrome.

Еще одна опция, интегрированная в Gmail — это Dmail, которая получила несколько восторженных отзывов. Я попробовал это и нашел это очень впечатляющим. Dmail имеет тумблер включения / выключения, и вы можете указать, когда вы хотите уничтожить сообщение. Однако у вас есть только три варианта, без возможности настройки периода времени. Так что в этом отношении он немного ограничен.

Чтобы найти другие альтернативы, вы можете просто «самоуничтожить» Google, чтобы получить больше возможностей.

разделение Сбор информации

Электронная почта традиционно использовалась для сбора информации от определенной группы людей. Например, школа может отправить родителям электронное письмо о предстоящей учебной поездке. Интернет-магазин может хотеть по электронной почте своим клиентам спросить их об их опыте покупок. Или стартап может захотеть собрать отзывы о новом продукте.

Теперь все это может быть сделано сторонними приложениями и спасет входящие почтовые ящики от атак электронной почты. Большое имя в этой области, естественно, Google Forms

, который является очень надежным, очень настраиваемым и используется большим количеством компаний (включая MakeUseOf).

Мой личный фаворит — Typeform, который я использовал в прошлом на своем сайте для новых клиентов. Два схожих варианта Responster

и обзор обезьяны

, У последнего нет абсолютно хорошего бесплатного плана, но у Typeform и Responster есть.

Хранить справочный материал

Когда я впервые получил свою учетную запись Gmail в 2004 году, я начал использовать огромное пространство для хранения копий всех своих справочных материалов, изображений, MP3-файлов и многого другого. Я использовал Gmail в качестве базы данных, и все, что мне нужно было сделать, чтобы найти что-то, — это использовать функцию поиска Gmail.

Сейчас в 2016 году мой почтовый ящик практически пуст. Когда мое пространство Gmail сократилось, я переместил все в Evernote

и заплатил за премиум подписку, чтобы получить расширенные функции. Я преданный фанат службы заметок

и очень рекомендую это.

Если вы являетесь поклонником Microsoft, то OneNote будет вашим выбором

,

Некоторые другие варианты включают Google Keep, Delicious и Apple Notes. В конечном итоге ваше решение будет зависеть от ваших привычек делать заметки.

Google Keep прост

, но я лично не буду использовать Google Keep, поскольку у Google есть дурная привычка внезапно закрывать сервисы, которые не приносят за них деньги.

Apple Notes полезна

но он предназначен только для пользователей iOS и Mac OS X, и хотя он недавно получил серьезное обновление, он все еще слишком упрощен для моих нужд. Но ваши потребности вполне могут быть другими, и вы можете счесть эти услуги более чем достаточными.

Delicious — это социальный инструмент

и может быть вариантом для хранения веб-URL. С ранних дней славы сайт сильно выцвел, но все еще остается надежным приложением.

Если вы не хотите платить за сторонние сервисы и уже оплачиваете свой собственный домен, вместо этого вас может заинтересовать идея установки собственной вики

,

Википедия запускается на бесплатном программном обеспечении MediaWiki с открытым исходным кодом, и если вам не хватает технических возможностей для его самостоятельной установки, многие веб-хосты предлагают автоматическую установку. Вам просто нужно помнить, что с увеличением вашей базы данных ваши ежемесячные расходы на хостинг будут расти.

Рассказывая любимому человеку на расстоянии, которого ты любишь

Я случайно встретил свою жену в Интернете в 2001 году. Но тогда не было ни Skype, ни Google Hangouts, ни WhatsApp, ни Facebook (или, как более известно, темных веков). Таким образом, мы остались с обычными SMS (дорого), обычным стационарным телефоном (еще дороже) и мгновенными сообщениями (намного лучше и дешевле в интернет-кафе). Но то, что у нас было все время, было электронной почтой, и мои любовные письма и любовные стихи по электронной почте легендарны.

Розы красные
Фиалки синие
Получить на кухне
И испечь мне пирог

Но теперь у вас есть так много других возможностей, что электронная почта кажется почти устаревшей в сравнении. Как я только что упомянул, есть много возможностей VOIP, текстовых сообщений через тарифный план и социальные сети. Skype используется для пары, чтобы готовить вместе и даже спать вместе (буквально спать, а не другое). WhatsApp снижает расходы на SMS, а Интернет значительно облегчает поиск лучших предложений по путешествиям.

так что вы можете увидеть любовь всей своей жизни лично.

Но все ли это означает конец электронной почты?

Так много приложений и сайтов обещают, что они являются убийцей электронной почты. Но если они убийцы, то они не очень хороши, так как электронная почта все еще дышит. Электронная почта — это основа Интернета, и я думаю, что она всегда будет в той или иной форме.

Говоря об этом, некоторые его функции узурпируются сторонними приложениями и сервисами. Вы больше не прикованы к входящей почте. И, возможно, это хорошо.

Согласны ли вы со здоровьем электронной почты? Удалось ли вам перенести рабочий процесс на какие-либо альтернативные рабочие инструменты? Дайте нам знать об этом в комментариях.