Онлайновые инструменты и ресурсы для организации эффективных собраний разнообразны и чрезвычайно полезны. С такими сайтами, как MyCommittee.com, вы можете уменьшить потребность в переписке и пересылке электронных писем и пересылке документов для проведения собрания. MyCommittee позволяет вам организовывать встречи с членами вашего комитета и управлять ими, а также проводить протоколы в Интернете и делиться ими после каждого собрания.
Авторы MUO рассказали о нескольких других онлайн-инструментах для собраний, но лично мне нравится MyCommittee, потому что он включает базовые функции и инструменты для небольших и средних собраний. Это может быть особенно полезно, если вы проводите онлайн-встречи в Google Hangouts
Skype или другие подобные сайты.
Как это устроено
Ключ к использованию MyCommittee — зарегистрировать учетную запись на сайте, настроить свою первую повестку дня, а затем пригласить членов комитета или организации проверить это. На сайте есть мастер, который пошагово проведет вас через процесс создания повестки дня вашей встречи.
Вы, конечно, определите логистическую информацию и цель встречи; добавьте список приглашенных участников и гостей, а затем повторяющиеся пункты повестки дня (например, «Повторите и утвердите повестку дня», «Старый и новый бизнес», «Задачи проверки») и загрузите документы, которые можно загрузить для проверки.
В настройках вашего комитета вы можете, среди прочего, установить информацию по умолчанию, создать шаблон повестки дня, установить привилегии членов, а также включить или отключить публичный или частный доступ к повесткам дня и минутам.
После создания и просмотра вашей повестки дня вы можете отправить ссылку своим членам и гостям по электронной почте. Вы также можете экспортировать копию повестки дня в формате PDF, чтобы ее можно было просматривать и распечатывать в автономном режиме. Мастер повесток дня делает ваши повестки дня очень профессиональными, сокращая объем работы, необходимой для их создания в Word или другом текстовом редакторе.
До, во время и после встреч
Если с помощью MyCommittee вы можете получить всех членов комитета на борт, его можно использовать в качестве центрального узла, где они могут получить право добавлять и редактировать пункты повестки дня и загружать документы для собрания.
В любое время до начала собрания участники могут добавлять комментарии к любым пунктам повестки дня, которые будут видеть все, и личные заметки к элементам, которые могут видеть только те, кто разместил заметку.
В день встречи вы увидите кнопку «Создать минуты», которая при включении превращает вашу повестку дня в форму минут. Расположение и повестка дня как протокола, так и повестки дня практически одинаковы, но после преобразования вашей повестки дня в минуты вы можете использовать раздел комментариев каждого элемента, чтобы добавить примечания, вопросы для обсуждения, решения и т. Д. Для каждого элемента. Текстовое поле для комментариев открывается не в течение нескольких минут, а на отдельной странице.
Также есть раздел, в котором можно задавать задачи как для комитета, так и для отдельных членов. Содержание ваших минут могут видеть все участники вашего комитета, которые могут участвовать в обновлении протокола, поэтому задача не ложится на одного человека.
Если члены комитета имеют онлайн-доступ к повестке дня и протоколам во время собрания, MyCommittee может помочь всем оставаться на задании, и это уменьшает количество печатной бумаги для большего количества документов.
Общая оценка
Основные функции MyCommittee позволяют неограниченное количество зарегистрированных членов комитета и неограниченные повестки дня и минут. Хранение файлов, однако, ограничено всего 1 МБ. Вы всегда можете использовать службы хранения файлов, такие как Dropbox, для ссылки на документы для загрузки. (Примечание: если вы ищете полностью бесплатную настройку повестки дня и протокол минут, вы можете проверить Agreedo
.)
В некоторых областях MyCommittee нуждается в улучшении. Например, у него есть мобильное клиентское приложение для Black Berry, но нет приложения для iPhone или Android. Интеграция с социальными сетями отсутствует, и редактирование пунктов повестки дня может занять слишком много кликов.
MyCommittee включает в себя несколько вводных видеоуроков, которые помогут вам начать работу, и несколько ресурсов поддержки, посвященных тому, как проводить эффективные собрания и управлять ими.
Дайте нам знать, что вы думаете о MyCommittee, и какие другие инструменты онлайн-собраний вы рекомендуете. Для других идей на эту тему, проверьте эти статьи:
- Создайте многопартийную онлайн-встречу простым способом с AnyMeeting
- 10+ отличных онлайн-инструментов для групповой координации Встречи
- Согласие: Написать Управление минутами деловых встреч бесплатно онлайн
Image Credit: Встреча бизнес-групп через Shutterstock
