Что такое Google Docs и как его использовать

Google Docs — это компонент текстового процессора в онлайн-пакете Google для офиса. Это бесплатная альтернатива Microsoft Word. Он также имеет больше возможностей, чем вы могли бы себе представить.

В этой статье мы ответим на наиболее часто задаваемые вопросы о Документах Google.

Что такое Google Docs?

Google Docs — это текстовый процессор Google на базе браузера. Вы можете создавать, редактировать и обмениваться документами в Интернете и получать к ним доступ с любого компьютера, подключенного к Интернету.

Что отличает Документы Google от основного конкурента настольных компьютеров, Microsoft Word, это возможности совместной работы. Google Docs был одним из первых текстовых редакторов, предложивших совместное редактирование документов в Интернете.

Google сделал невероятно простым обмен документами между платформами и совместную работу в реальном времени из окна браузера. Вашим соавторам даже не нужна учетная запись Google для просмотра или редактирования документов Google, которыми вы делитесь с ними.

Более того, дополнения к Документам Google

Позволяет расширить функциональность и добавить недостающие функции.

Как использовать Google Docs

Вы можете использовать Документы Google так же, как документы Word. Создавайте новые документы, используйте шаблоны Google Docs, делитесь документами с вашей командой и сотрудничайте в режиме реального времени. Мы покажем вам основы здесь.

Как создать Google Doc

Чтобы создать новый Google Doc, сначала перейдите на docs.google.com и войдите в свою учетную запись Google. Находясь на стартовой странице Документов Google, вы можете создать новый пустой документ или выбрать шаблон. Из существующего Google Doc вы также можете перейти на Файл> Создать> Документ или же Файл> Создать> Из шаблона сделать то же самое.

Как сохранить документ Google

Вам никогда не придется сохранять документ Google, потому что Google автоматически сохраняет ваши документы на вашем Google Диске, компоненте онлайн-хранилища.

Google Online Office Suite. Следовательно, вы не найдете кнопку Сохранить.

Как скачать Google Docs

Google хранит ваши документы на Google Диске. Чтобы загрузить Google Doc на свой компьютер, перейдите на Файл> Скачать как и выберите нужный формат файла.

Как отправить в Google Документ по электронной почте

Если вы хотите загрузить документ, потому что хотите отправить его по электронной почте, вы можете сделать это прямо из документа. Идти к Файл> Электронная почта как вложение, выберите формат файла, который вы хотите прикрепить, и заполните стандартные данные электронной почты.

Как поделиться Google Doc

Однако, вместо того, чтобы отправлять документ по электронной почте, мы рекомендуем поделиться им. Это потому, что совместное использование позволяет всем видеть и работать над одной и той же версией документа. Таким образом, вы избегаете создания конфликтующих копий или дублирования вашей работы. Как упоминалось ранее, получателю не нужна учетная запись Google для просмотра или редактирования документа.

Чтобы поделиться Документом Google из документа, нажмите Поделиться Кнопка в правом верхнем углу. Теперь у вас есть несколько вариантов:

1. Нажмите на Получите доступную ссылку в правом верхнем углу. Ссылка будет скопирована в ваш буфер обмена. и рядом с Любой, у кого есть ссылка, настроить уровень доступа по умолчанию можно посмотреть в можно редактировать или же можете прокомментировать. Если вы вносите изменения, нажмите Копировать ссылку обновить копию в буфере обмена. В том же меню вы также можете отключить опцию обмена ссылками, то есть только определенные люди могут получить доступ к документу.
2. Введите имена или адреса электронной почты желаемых получателей. Обратите внимание, что уровень доступа по умолчанию с этим методом можно редактировать. Нажмите значок пера справа, чтобы изменить это на можно посмотреть или же можете прокомментировать.
3. Нажмите продвинутый в правом нижнем углу, чтобы делиться напрямую с Gmail, Google Plus, Facebook или Twitter, управлять обменом ссылками, приглашать людей и контролировать настройки владельца, например запретить коллегам редакторам изменять доступ и добавлять новых людей.

Если вы хотите поделиться копией своего Google Doc

с несколькими соавторами, потому что вы не хотите, чтобы они вносили изменения в исходный документ, вы также можете использовать этот трюк «сделать копию»

чтобы сэкономить себе работу.

Как отслеживать изменения в Google Docs

Когда вы часто вносите изменения в свои Документы Google или делитесь ими с другими, вы можете отслеживать изменения.

История версий

Google Docs делает это автоматически, отслеживая историю версий вашего документа. Идти к Файл> История версий> Просмотреть историю версий развернуть меню, в котором перечислены все изменения, которые Google отслеживает для вашего документа. Вы увидите, когда были внесены изменения, кто их сделал, и все они выделены в документе.

Вы можете даже назвать текущую версию легко отменить изменения, сделанные после. Либо идти в Файл> История версий> Имя текущей версии, введите имя и нажмите Сохранить. Либо перейдите в меню истории версий и нажмите на дату или имя версии, чтобы переименовать ее. В меню истории версий вы можете включить показывать только именованные версии (см. скриншот выше).

История версий является основной формой отслеживания изменений. Вы можете восстановить версии документа, выбрав его и нажав Восстановить эту версию кнопка. То, что вы не можете сделать, это принять или отменить отдельные изменения в каждой версии. Если вам нужна эта функциональность, вам нужно использовать другую функцию: режимы.

Режим предложения

Документы Google поддерживают три разных режима: редактирование, Советовать, а также Просмотр. Редактирование является режимом по умолчанию. Чтобы переключиться в другой режим, перейдите к Вид> Режим или щелкните значок пера в дальнем правом углу меню инструментов. Чтобы контролировать отдельные изменения, используйте Предлагая режим.

Когда вы вносите изменения в режиме предложения, вы увидите комментарий в правой части документа с возможностью принять или отклонить предложение. Вы также можете написать ответ, чтобы обсудить каждое изменение. Все изменения, сделанные в этом режиме, отслеживаются индивидуально под соответствующей версией документа в истории версий. Таким образом, у вас есть возможность просмотреть и восстановить отклоненные изменения, хотя вам придется восстановить эту версию документа, то есть вы потеряете все последующие изменения.

Совет: Чтобы заставить ваших соавторов использовать режим предложения, установите для них доступ к можете прокомментировать при обмене документом.

Как распечатать из Google Docs

Печать из Google Docs работает так же, как и печать любого другого документа на вашем компьютере. Чтобы распечатать документ Google, откройте документ, а затем перейдите к Файл> Печать или нажмите Ctrl + P Сочетание клавиш или нажмите значок печати в меню инструментов.

Каждое из этих действий откроет ваше меню печати. Отсюда выберите свой принтер и настройки и распечатайте, как обычно.

Как редактировать Google Документы в автономном режиме

Чтобы редактировать свои Документы Google в автономном режиме, вам нужно выполнить несколько основных условий. Во-первых, вы должны быть онлайн при настройке автономного доступа. Вам также необходимо использовать Google Chrome вне режима инкогнито, установить и включить расширение Google Docs Offline Chrome и иметь достаточно свободного места для хранения своих файлов.

Как только это будет сделано, перейдите на docs.google.com, щелкните меню гамбургера в правом верхнем углу, перейдите к настройки, и убедитесь, что ползунок рядом с Не в сети находится в На положение (см. скриншот ниже).

Теперь каждый документ, с которым вы начинаете работать, также будет доступен в автономном режиме на вашем компьютере; по крайней мере временно. Значок вспышки рядом с именем документа означает, что вы не в сети. Любые внесенные вами изменения будут синхронизированы после повторного подключения к Интернету.

При включенном расширении Документов Google в автономном режиме вы можете просматривать список всех ваших документов на сайте docs.google.com даже в автономном режиме. Все документы, постоянно доступные в автономном режиме, будут отмечены значком галочки. Нажмите трехточечное меню для управления Доступно в автономном режиме вариант.

Расширение Google Docs Offline также будет кэшировать все открытые вами документы. Если вы потеряете подключение к Интернету, у вас будет доступ даже к тем документам, которые явно не доступны в автономном режиме. В этом случае вы можете навсегда сделать документ доступным в автономном режиме, даже если вы не в сети. Между тем, эти документы, не кэшированные и недоступные в автономном режиме, будут выглядеть отключенными.

Для резервного копирования и синхронизации файлов Google Docs на вашем компьютере или мобильном устройстве вы также можете использовать инструмент резервного копирования и синхронизации Google Drive.

Документы Google, теперь под вашим контролем

Теперь вы знаете основы использования Google Docs. Время, чтобы узнать больше о его функциях, имеющих отношение к деловым документам, попробовать голосовой набор в Google Docs, узнать, как добавить анимированные GIF-файлы к вашим документам и слайдам, или узнать больше трюков Google Docs.

,