Как объединить несколько документов Word в Microsoft Office 2016

Хотя Microsoft Word теперь поддерживает совместную работу нескольких людей

в документах (через веб-приложение или через подписку на Office 365) все еще бывают случаи, когда вам нужно объединить несколько документов Word вместе.

Конечно, вы можете просто скопировать и вставить содержимое одного документа в другой, но это не самый практичный способ достижения желаемого результата. К счастью, Word предлагает несколько способов объединения нескольких документов.

все вместе.

В этой статье я собираюсь объяснить четыре метода:

  1. Объединение двух версий одного и того же документа.
  2. Объединение нескольких версий одного и того же документа.
  3. Объединение комментариев, форматирование и многое другое.
  4. Слияние текста нескольких разных документов.

Объединение двух версий одного и того же документа

Если у вас есть две слегка отличающиеся версии одного и того же документа, поиск небольших отклонений может быть утомительным — если не невозможным.

Word позволяет сравнивать различия между ними, а затем объединять их в один файл.

Сравнить две версии

Перед выполнением слияния целесообразно изучить различия между двумя файлами. Вы можете решить, что не хотите объединять их в конце концов. Я проведу вас через этот процесс, используя две версии репортажа BBC News о зондировании Марса.

Вот оригинал:

Microsoft Word сравнить документы оригинал

И вот моя слегка измененная версия:

Microsoft Word сравните документы пересмотрены

Для начала откройте оригинальный документ и перейдите к Обзор> Сравнить> Сравнить. Если опция Сравнить документы недоступна, ваш документ, вероятно, защищен. Чтобы снять защиту, перейдите к Файл> Информация> Защитить документ и удалите все ограничения.

Microsoft Word Сравнение документов Сравнение

В новом окне заполните Оригинальный документ коробка с одним файлом, а Пересмотренный документ коробка с другим. Вы также можете добавить собственную метку к изменениям.

Microsoft Word сравнить документы

Word автоматически откроет новый документ. Редакции отображаются в столбце слева (1), сравниваемые документы отображаются в центральной панели (2), а два оригинала отображаются в правом столбце (3). Вы можете скрыть исходные документы, выполнив Сравнить> Показать исходные документы> Скрыть исходный документ.

Microsoft Word сравнить документы все версии

Объединить две версии

Теперь у вас есть все различия, аккуратно отображенные в одном файле, но это все еще беспорядок. Как вы определяете, какие изменения вы хотите сохранить, а какие хотите отменить?

У вас есть два варианта. Вы можете вручную просмотреть документ и отредактировать каждое изменение по своему вкусу (помните, добавленный текст подчеркнут, удаленный текст показан с зачеркиванием). Подобное редактирование документа подходит для более коротких документов, но вы все равно склонны пропускать какие-либо вещи, если работаете над длинным документом, например книгой.

Microsoft Word сравнить документы принять изменения

Более эффективным методом является использование списка ревизий в левом столбце. Вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши на каждом изменении и выбрать принимать или же отклонять, или вы можете навести курсор на текст под каждой указанной редакцией и внести соответствующие изменения. Word автоматически обновит текст

в основном документе, как вы работаете.

На изображении ниже вы можете видеть, что я прошел все изменения. Число ревизий теперь показывает ноль, и у меня есть документ, в котором я либо принял, либо отклонил все свои изменения. Сохраните итоговый документ обычным способом.

Microsoft Word сравнить документы окончательный

Объединение нескольких версий одного и того же документа

Сравнение двух и объединение двух версий одного документа легко. Но что делать, если у вас есть несколько версий одного и того же файла, возможно, потому что вы отправили его нескольким людям для их ввода?

Еще раз откройте исходный документ и перейдите к Обзор> Сравнить. На этот раз вам нужно выбрать скомбинировать вместо.

Поместите первый документ, который вы хотите объединить в Пересмотренный документ поле и дать изменения метку. Нажмите Хорошо.

Когда у вас есть объединенный документ, перейдите к Обзор> Сравнить> Объединить снова. Поместите свежесобранный файл в Оригинальная версия поле и добавьте следующий документ в Пересмотренный вариант. Продолжайте повторять процесс для каждой копии файла, удостоверившись, что вы даете каждому пересмотренному документу уникальную метку.

Microsoft Word сравнить несколько документов

Когда вы закончите, вы получите комбинированный документ, который показывает изменения каждого человека в другом цвете. Как и раньше, щелкните правой кнопкой мыши каждое изменение и выберите принимать или же отклонять создать свою окончательную копию.

Объединение комментариев, форматирование и многое другое

Слияние документов может выходить за рамки простых изменений в тексте. Возможно, вы захотите объединить и сохранить комментарии, форматирование, верхние и нижние колонтитулы и многое другое.

Слово делает процесс безболезненным. Методология сравнения и / или объединения документа одинакова, но когда вы перешли к Обзор> Сравнить> Сравнить, нажмите на Больше >> кнопка.

Microsoft Word сравнить документы Расширенный

Вам будет представлен обширный список вариантов. Когда вы выбрали свои предпочтения, нажмите Хорошо. Вы можете продолжить принимать или отклонять изменения так же, как и раньше.

Слияние текста нескольких разных документов

Последняя часть этого урока будет посвящена тому, как объединить текст из совершенно разных документов.

Как упоминалось в начале, вы можете копировать и вставлять текст, но это не всегда удобно, особенно для длинных документов. Лучший способ — использовать встроенные инструменты Word.

,

Я собираюсь объединить статью BBC о зондировании Марса с версией Space.com той же истории.

Откройте первый документ. Это файл, в который вы добавите все будущие файлы. Идти к Вставить> Объект> Текст из файла и найдите документ, который вы хотите объединить.

Microsoft Word Word Merge Text

Текст будет вставлен туда, где находится ваш курсор, поэтому перед продолжением убедитесь, что он находится в нужном месте. Word сохранит все форматирование исходного документа

, В приведенном ниже примере я изложил историю Space.com другим цветом и шрифтом, чтобы проиллюстрировать это.

Microsoft Word слил окончательный

Повторите процедуру для каждого документа, который вы хотите добавить, и сохраните его, когда вы закончите.

Любые проблемы?

Я дал вам пошаговое руководство, которое охватывает четыре наиболее распространенных способа объединения документов, и я надеюсь, что это упростило вашу жизнь в Microsoft Office

,

Тем не менее, я ценю осложнения могут возникнуть. Сталкивались ли вы с какими-либо трудностями? Мы всегда рады помочь.

Оставьте свои проблемы и вопросы в комментариях ниже, и мы сделаем все возможное, чтобы помочь вам.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector