Содержание
За прошедшие годы Microsoft Word стал одним из лучших текстовых процессоров в мире. Я уверен, что есть люди, которые не согласны с этим, особенно люди с Linux или Mac, которые на самом деле предпочли бы не отдавать должное Microsoft. Но, давайте посмотрим правде в глаза, Microsoft создала очень большой плацдарм в этой области, и за прошедшие годы они развили Microsoft Word до такой степени, что он чрезвычайно эффективен и прост в использовании.
Проблема, с которой некоторые люди сталкиваются с Microsoft Word, заключается в том, что он может быть не совсем эффективным или эффективным для них. Разные люди имеют разные привычки, когда речь идет о письме, и разные люди, конечно, не все используют Word одинаково или по одним и тем же причинам.
Пишете ли вы письма, статьи, исследовательскую работу или следующий великий роман в мире, Microsoft Word может сэкономить вам много времени, если вы потратите несколько минут на настройку программного обеспечения для ваших конкретных привычек и использования.
Что я имею в виду под настройкой? Ну, здесь, в MUO, мы рассмотрели несколько способов, которыми вы можете настроить Word для своих целей. Джим дал обзор того, как использовать стили
и недавно я показал вам, как использовать почтовые рассылки Microsoft Word
автоматизировать вашу переписку. Это только два примера, но есть множество других экономящих время Microsoft Word, когда вы пишете документы. В этой статье я покажу вам 5 самых быстрых способов сделать это.
Использование сочетаний клавиш
Одна из наших лучших статей на эту тему здесь, в MUO, была статья Дэйва об универсальных сочетаниях клавиш для редактирования текста.
, Дэйв описал в основном все обычные ярлыки, о которых вы, возможно, уже слышали — такие вещи, как Control-C и Control-V для копирования и вставки. Но есть несколько действительно классных сочетаний клавиш, которые вы можете использовать в Word, которые не так хорошо известны, но которые могут сэкономить вам много времени в Microsoft Word.
Ознакомьтесь со статьей Дэйва для всего списка, но есть три фантастических, которые действительно стоит повторить здесь, особенно в том, что касается Word. Первый использует Shift-UP или Shift-DOWN, чтобы выбрать целые строки за раз. Многие люди используют Shift-влево или вправо, чтобы выбрать одно слово за раз в любом направлении, но выделение целых строк за раз вместо того, чтобы пытаться делать каждую букву за раз, значительно экономит время.
Конечно, иногда вы можете не захотеть выделять всю строку, но вы все равно можете сэкономить время, выбирая целые слова за раз, используя сочетание клавиш Shift-Cntrl-LEFT или Shift-Cntrl-RIGHT. Это будет перемещать выделение на слово за раз, позволяя вам выбрать сегменты предложения в мгновение ока.
Конечно, если вы имеете дело с большими разделами документа и хотите вырезать, копировать или вставлять целые абзацы за раз, вы можете сделать это с помощью ультра-крутой последовательности Shift-Cntrl-UP или Shift-Cntrl-DOWN.
Если вы много пишете, это, безусловно, может сэкономить много времени, но если вы делаете редактирование, это может сэкономить еще больше. Как только вы начнете использовать эти сочетания клавиш, вы сэкономите так много времени, что вы будете удивляться, как вы ладили в Word, не используя их.
Мастер Ключ F4
Клавиша F4 — единственная крутая, малоизвестная функция в Microsoft Word, которая, вероятно, также способна сэкономить больше всего времени. F4 — одна из тех «недокументированных возможностей», о которой вы будете удивляться, почему никто не сказал вам об этом. По сути, точно так же, как Control-Z отменит ваше последнее действие или Control-Y отменит ваше последнее действие, волшебным ключом для повторения всей последовательности команд является F4.
Пока вы не начнете использовать его, очень сложно описать, насколько мощна эта функциональная клавиша в Word, но я приведу здесь несколько примеров.
Допустим, вы написали документ и включили заголовки для каждого раздела, но забыли добавить форматирование или, возможно, вы вставили текст из Блокнота без форматирования. Вы хотите просмотреть документ, выделить каждый заголовок и отформатировать его так, как вам нужно.
Вы можете потратить время на это, пройдя документ и выполнив 3 или 4 щелчка, которые требуются для выполнения задачи, или вы можете просто выполнить эти задачи в одном заголовке, затем выделить следующий заголовок и нажать клавишу F4. Это повторяет последовательность событий, которые вы выполнили в последнем выборе, но только с одним нажатием клавиши. Теперь все, что вам нужно сделать, это выделить каждый заголовок и нажать F4.
Умножьте время, которое потребовалось бы для навигации по меню на заголовок, и вы увидите, сколько времени вы можете сэкономить.
Вот еще один пример. У вас есть несколько картинок в документе, и вы хотите разместить границу вокруг них. Обычно вам нужно выделить изображение, нажать «Формат изображения» и выбрать цвет сплошной линии.
Используя технику F4, вы можете просто выполнить это действие на первом изображении, а затем нажать на каждое последующее изображение и нажать F4. На этих изображениях происходит одинаковое форматирование.
Вы можете себе представить, насколько быстрее начать щелкать изображения и нажимать клавишу F4, а не перемещаться по этим меню снова и снова для каждого изображения.
Сделать шаблоны
Если вы никогда не использовали шаблоны в Word, нет лучшего времени, чем сейчас, чтобы попробовать. Использование шаблонов может сэкономить вам много времени, позволяя создавать одинаковые части документов, чтобы вы могли повторно использовать эти документы и не создавать их заново.
Люди действительно могут увлекаться шаблонами. Пользователи создали календари, шаблоны управления проектами, шаблоны квитанций для бизнеса и многое другое. Вы даже можете найти тонны бесплатных шаблонов онлайн
, но самое главное, вы можете сохранить свои собственные шаблоны. Одним из примеров использования этого было бы создание заголовка письма, которое вы можете использовать всякий раз, когда вам нужно отправить корреспонденцию.
