Содержание
Лучший совет, который я слышал о работе с электронной почтой и электронной почтой, — не отвечайте на электронные письма первым делом с утра. Немного парадоксально, но факт, что электронная почта и производительность находятся в ссоре друг с другом. Если мы слишком одержимы этим, наш почтовый ящик становится огромным ударом скорости на шоссе эффективности. Но это не должно быть. С правильными привычками и методами мы можем приручить зверя, который невинно ждет нас с момента нашего пробуждения. Даже во времена социальных списков друзей и 140-символьных обновлений «пожилое» электронное письмо остается предпочтительным средством общения, возможно, просто по переписке с SMS.
Эти советы не предназначены для того, чтобы привести вас к Святому Граалю Inbox Zero, но предназначены для внесения небольших изменений в привычку электронной почты, которые, надеюсь, сделают вашу электронную почту более эффективной. Откройте почтовый ящик.
Действовать сейчас!
Ваш почтовый ящик — это сборочная линия. Обработайте то, что перед вами, и отправьте это. То есть ваш девиз с момента входа в систему должен быть прочитан — ответить — удалить (или архивировать). Многие из нас входят в наши учетные записи электронной почты и просто читают электронные письма, не предпринимая никаких действий. Рано или поздно мы должны вернуться к этому, и это просто означает удвоение работы и удвоение потраченного времени. Кроме того, всегда существует риск пропустить важное электронное письмо во втором запуске. Таким образом, более эффективно читать и отвечать немедленно. Архивируйте прочитанные электронные письма, чтобы входящие сообщения содержали самые важные и полезные из них.
Письма не являются делами
Электронные письма можно превратить в действенные элементы с метками, как в Gmail, или с флагами, как в Microsoft Outlook. Но их легко потерять в хаосе входящих сообщений. Более эффективно хранить важные пункты в отдельном месте и архивировать электронную почту для дальнейшего использования. Вы можете превратить электронные письма в полезные элементы двумя способами:
Использовать задачи в Gmail: Откройте панель задач, щелкнув раскрывающийся список рядом с «Почта». Задачи — это простой список дел, но очень эффективный инструмент управления проектами. Просто нажмите и введите, чтобы добавить новые задачи, установить сроки выполнения или добавить заметки, и отметьте их, как вы сделали. Вы можете повысить производительность с помощью горячих клавиш. Например, с помощью Shift + T вы можете создать задачу на основе открытого сообщения.
Используйте документ Google: Вы можете включить функцию «Создать документ» в лабораториях Gmail. Откройте письмо. Нажмите на Подробнее — Создать документ. Тело электронной почты автоматически копируется в Google Doc. Если у вас есть сочетания клавиш в Gmail, вы можете нажать G и W, чтобы открыть пустой Документ Google, пока вы находитесь в электронном письме.
Создайте свою личность в подписи
Вот как выглядит моя официальная подпись Gmail. Это было создано с помощью WiseStamp
; бесплатный аккаунт позволяет создавать две подписи, поэтому у меня есть одна для личных писем и одна для работы. Моя подпись содержит ссылки на мои профили в Twitter, LinkedIn, Facebook и Google+. С простой подписью я предлагаю не только свой идентификатор электронной почты в качестве контактной ссылки, но и другие, где со мной можно связаться. Подпись на основе профиля помогает создать более профессиональную электронную почту и служит мостом для социальных сетей. Вы даже можете продвигать свою работу
только с подписью электронной почты.
Вы слышали о шаблонах?
Довольно много электронных писем, которые появляются, могут быть обработаны с шаблонными ответами. В Gmail Labs есть функция под названием «Консервированные ответы», которая, как следует из названия, может использоваться для мгновенных и стандартных ответов на обычные электронные письма.
Активируйте Консервированные ответы из Настройки — Лаборатории — Консервированные ответы. Нажмите Сохранить изменения. Составьте новое электронное письмо или ответ, нажмите кнопку «Консервированные ответы», которая находится чуть ниже темы. Ваш первый готовый ответ настроен. Вы можете настроить несколько готовых ответов, которые можно использовать в качестве шаблонов для обычных писем. Несколько лет назад Марк начал использовать консервированные ответы в двух статьях, которые актуальны и сегодня:
- Экономьте время с помощью шаблонов электронной почты Gmail, используя «Консервированные ответы»
- Создайте автоматический ответ по электронной почте с помощью нового фильтра Gmail
Не беспокоить — отключить уведомления
Эффективность электронной почты зависит от того, что вы отправляете, а также от того, что вы приглашаете. На каждом сайте, в который вы входите по электронной почте, уведомления включены по умолчанию. Ничто так не убивает производительность, как постоянный поток уведомлений из Facebook, Twitter, Google+, Pinterest и тому подобное. Выключи их. Нужны ли вам уведомления при посещении самих сайтов? Поймите, что легко потерять фокус и очень трудно вернуть его.
Сядьте один день … и отпишитесь
Одним из главных виновников беспорядка электронной почты являются информационные бюллетени, профессиональные подписки и источники новостей. Если вы выполните аудит всего, на что вы подписаны, вы можете обнаружить, что большинство из них не нужны. Но они стали тем лесом, по которому ты скучаешь по деревьям. Приоритетная почта Gmail
помогает в определенной степени. Но лучший способ — отписаться от них вручную. Это отнимает много времени, но вы получаете чище почтовый ящик. Вы также можете управлять своими подписками, используя такие сервисы, как — Unroll.me и Swizzle
Угробить нити
Потоковые разговоры — это здорово. Они облегчают чтение электронной почты, но у них также есть привычка превращаться в длинную, иногда громоздкую цепочку. Возможно, вы заметили, что в большинстве писем обычно указывается весь диалог в последнем отправленном / полученном письме. Таким образом, вы можете сохранить только последнее письмо и удалить оставшееся до него.
Держите это кратко
Одна из моих любимых мозолей — это однозначные ответы, в которых ничего не сказано, кроме «ОК» или «Спасибо». Открытие и чтение их отнимает долю минуты, и в течение напряженного дня это может сложиться. Да, но держите ваши письма краткими. Это помогает отправителю, а также получателю. Обрежьте свою электронную почту, чтобы они соответствовали основам. Кроме того, структурируйте свою почту для лучшей читабельности. Использование маркированных точек или четко определенных абзацев помогает быстрее сканировать электронную почту. Хорошо вспомнить правило пяти предложений Гая Кавасаки —
«Все, что вам нужно сделать, это объяснить, кто вы есть, что вы хотите, почему вы должны получить это, и когда вам это нужно».
И затем, следующий совет всегда священный.
Предмет … предмет … предмет
По моему опыту, я пропустил важные электронные письма. Я также открыл электронные письма, которые казались важными. У обоих было одно общее — плохо построенная сюжетная линия. Требуется несколько секунд, чтобы придумать умную тему, которая отражает сообщение. Опять же, это помогает как отправителю, так и получателю, так как становится легче получать электронную почту позже либо с помощью поиска, либо даже вручную. Помните — «LOL» не является предметом!
Смотри, мама, без рук!
Эффективность электронной почты, к сожалению, требует обратного. Ваша эффективность значительно улучшится, если вы научитесь сочетаниям клавиш вместо того, чтобы полагаться на щелчок мышью. Настольные клиенты, такие как Outlook и Thunderbird, поддерживают сочетания клавиш, и с ними легко перемещаться по цепочкам бесед. А как насчет Gmail? Эти советы должны охватывать все это, а некоторые еще:
- СКАЧАТЬ Полезные ярлыки Gmail
- Сочетания клавиш для Gmail: полезное расширение, которое поможет вам с сочетаниями клавиш для учетной записи Gmail [Chrome]
- Быстрое изучение сочетаний клавиш Gmail с KeyRocket для Gmail
Электронные письма, возможно, похожи на тех партнеров, с которыми вы не хотите жить, но также не можете жить без них. Но, как и любой партнер, он может быть и для вашей производительности. Нам нужно играть правильно. Управление электронной почтой
была любимой нашей темой здесь, на MakeUseOf.com. Вы не будете нуждаться в совете, но мы ждем от вас большего. Два предостережения здесь — я основал большую часть этого поста на Gmail, так как это популярный выбор, а также я избегал упоминания об использовании папок, ярлыков и фильтров и других более очевидных советов рабочего процесса.
Итак, какой самый лучший совет, который вы получили, может помочь всем нам более эффективно работать с электронной почтой?
Изображение Кредит: мультфильмы через Shutterstock | если бы вы могли просто написать мне по электронной почте через Shutterstock
