Письма жесткие. Очень трудно донести то, что вы действительно хотите сказать в электронном письме, и половину времени люди почти всегда будут неправильно вас понимать. Большая часть проблемы сводится к тому, что люди, которым вы пишете, не могут видеть ваше лицо. Они не могут видеть улыбку на вашем лице, и вы не можете видеть выражение их лица — естественная способность человека понимать эмоции в словах посредством выражения лица полностью лишена электронной почты.
Итак, что может заменить выражение лица и тон голоса? Как вы эффективно доносите свое сообщение, не заставляя всех ваших друзей или всех в офисе по-королевски злословить на вас?
Писатель Питер Друкер однажды написал: «Самое важное в общении — это услышать то, что не сказано». Я бы сделал еще один шаг вперед и сказал, что самое важное при отправке электронного письма — это разъяснение настолько, чтобы получатель не слышит того, что не сказано. На самом деле, большинство проблем с электронной почтой вызывает то, что человек, получающий письмо, интерпретирует всевозможные ужасные вещи, которые вы подразумевали, даже если вы написали только одну строку.
Это то, что приводит к ненависти и недовольству. Это то, что вызывает негодование. Вот почему парень за столом на утренней встрече смотрит на вас, потому что вы написали ему письмо, которое отправили вчера днем, и он воспринял это как личную атаку.
Создание вашего идеального электронного письма
Здесь, в MUO, мы много рассказали о технических аспектах отправки электронных писем, таких как отправка электронных писем анонимно
или мой адрес электронной почты при отправке писем из Excel
, Но как насчет эмоциональной стороны электронной почты? А как насчет того, как вы попадаете в своих электронных письмах, и как лучше представить себя в письменном виде, который не будет так раздражать вас всех?
Ну, я не без большой боли и страданий могу сегодня стоять здесь и сказать вам, что теперь могу помочь. Я сделал почти каждую ошибку, которую можно сделать с электронной почтой, начиная с самых первых дней в колледже, когда я пытался начать многоуровневый маркетинговый бизнес, отправив по электронной почте всем в кампусе. В течение дня у меня была закрыта учетная запись на 24 часа и получено большое неприятное предупреждение от администратора мэйнфрейма IBM о том, что определяет «спам».
Это был не столько урок в почтовом этикете, сколько пробуждение, что электронная почта действительно может создать вам проблемы, если вы справитесь с ней неправильно. В течение многих лет я оскорблял людей, меня обижали, и я вступал в эпические битвы с людьми. Я хотел бы сказать, что кто-то победил, но никто никогда не выигрывает. Вот почему я стою здесь сегодня, надеясь помочь будущим легионам публицистики лучше подготовить эти письма, прежде чем нажимать кнопку «Отправить».
1. Отправка романа
Один из моих первых грехов, когда я впервые начал работать инженером, заключался в том, что я почти всегда писал электронные письма, которые растянулись на три или четыре абзаца. Причина была не только в том, что я могу печатать довольно быстро, но и в том, что я всегда чувствовал, что если бы я оставил какие-либо подробности, люди бы не поняли, о чем я говорю. В какой-то степени это может быть правдой — и мы получим слишком короткие сообщения за минуту — но есть кое-что, что нужно сказать для простоты.
Когда вы пишете такие сложные электронные письма, вы не можете донести свое сообщение различными способами. Во-первых, тот факт, что вы написали так много, подразумевает для человека, что вы мало уважаете его время, и если вы делаете это слишком часто, вы неизбежно раздражаете его. Во-вторых, хотя письмо из 500 слов, состоящее из нескольких абзацев, имеет для вас много смысла, вы, скорее всего, сбиваете с толку всех — и дает им мигрень.
Если вы — мастер слов и склонны переписывать, то всегда возвращайтесь и приступайте к «измельчению» этих предложений. Придумайте новые и творческие способы сократить их, или, может быть, вы можете удалить их полностью. Может быть, вы предлагаете слишком много информации. Скажите людям, что им нужно знать, а не то, что вы хотите, чтобы они знали, вы знаете. Ты знаешь?
2. Отправка электронного письма из двух слов
Противоречие с новым письмом — это электронное письмо, состоящее из одного или двух слов, которое вообще ничего не объясняет. Это похоже на то, как я спрашиваю своих детей за обеденным столом: «Как прошел твой день?». Через некоторое время я неохотно ответил: «Прекрасно». Не знаю, почему я вообще беспокоюсь, я продолжаю нажимать. «Что ты сделал, что-нибудь веселое?» Неизбежный ответ: «Нет, не совсем».
Я, честно говоря, не понимаю, почему некоторые люди вообще беспокоятся об использовании электронной почты. Если вам повезет, электронное письмо от этого человека будет содержать одно полное предложение. Если вам не повезло, этот человек попросит вас что-то сделать для них, но не потрудится объяснить, что именно вы от него хотите. Это похоже на отправку сообщения о бедствии по радио, когда вы потерялись в середине пустыни, и неспособность сообщить спасательной команде, каковы ваши координаты.
Это очень расстраивает, потому что люди должны изо всех сил пытаться понять, о чем вы говорите. Хуже того, вы можете заставить их тратить время, отвечая на ваше письмо, только попросив вас рассказать немного подробнее.
Я подозреваю, что большинство людей с этой проблемой пишут такие короткие электронные письма, потому что набор текста — это кропотливое занятие. Не каждый может набрать от 60 до 70 слов в минуту, поэтому вам нужно немного сочувствовать этой группе.
3. Отправка массовой электронной почты для одного человека
Вы действительно хотите поставить галочку на людях? Отправьте массовое электронное письмо всем в вашем офисе, чтобы просто сделать выговор одному человеку за то, что он сделал не так. Я называю это «публичным унижением» по электронной почте. Обычно все в офисе могут уже знать, что конкретный человек совершил ошибку, но менеджер не может оставить ее в покое. Таким образом, они рассылают массовое электронное письмо всем, объясняя в мельчайших и мучительных деталях, почему какое-то конкретное действие так неправильно или почему эта конкретная ошибка настолько плоха.
Я должен признать, что в некоторых из моих управленческих ролей в прошлом я впал в такое поведение. Я видел, как другие мои коллеги тоже это делали. Это простая ошибка, потому что вы, возможно, захотите убедиться, что все остальные, кем вы управляете, не совершат ту же ошибку. Реальность такова, что если все уже знают об этом, человек, совершивший ошибку, унижается. Если они не знают об этом, все в замешательстве и не уверены, говорите ли вы о них или нет.
Сделайте это просто — поговорите о конкретной проблеме с человеком, который допустил ошибку. Затем, если вы чувствуете, что это достаточно важно для всех, отправьте уведомление, но сделайте его звучащим так, как будто это просто «К вашему сведению», отправленное из высшего руководства — это снимает обвинительный тон и делает его менее личным.
4. Использование драматических наречий
Другое очень распространенное поведение в электронных письмах — обычно от людей, которые очень увлечены своей работой в целом или конкретным обсуждаемым проектом. Такое поведение является чрезмерным использованием очень драматических наречий. Такие предложения, как «Такой дизайн просто ужасно неправильный» или «Такой подход до боли неясен», служат лишь для внесения эмоций в дискуссию.
Когда вы посмотрите на эти предложения без наречий, вы увидите, насколько они более деловы — и гораздо менее антагонистичны. В противном случае вы просто столкнетесь, как чрезмерно драматичный, испорченный ребенок.
Попробуйте это без наречий. Этот дизайн не так. Такой подход расплывчатый.
Это может не понравиться получателю, но оно также не атакует их и не ставит их в оборону. Это более профессионально, и вы действительно можете выдать себя за взрослого, даже если с кем-то не согласны.
5. Чрезмерное использование пассивного голоса
На самом деле, только в конце моей карьеры писателя я действительно, по-настоящему узнал и понял пассивный голос. Проблема с изучением этого — то, что вы начинаете видеть это повсюду. Одним из наиболее распространенных применений пассивного голоса является электронная почта, поскольку пассивный голос позволяет человеку отделить себя от действия.
Вместо того чтобы сказать «Я отвез клиента в аэропорт», что возлагает ответственность непосредственно на ваши плечи, вы могли бы вместо этого написать: «Клиент был доставлен в аэропорт».
Такое поведение распространено среди людей, которые нервничают по поводу ответственности за что-либо, потому что если что-то пойдет не так, они не хотят, чтобы их обвиняли. Это те же люди, которые жалуются, когда те, кто принимает на себя риск — те, кто берет на себя ответственность за выполнение своих задач — получают признание или повышение по службе. По правде говоря, люди видят сквозь пассивный голос в электронных письмах. Если вы выполнили задание или достигли цели, не бойтесь брать кредит!
6. Похлопывание себя по спине
Как ни странно, противоположной противоположностью людей, которые все время используют пассивный голос в электронной почте, являются люди, которые почти всегда пишут обо всем от первого лица. Читая их электронные письма, вы можете подумать, что проект был не групповым усилием, а личным достижением. Вы могли бы подумать, что человек, отправляющий письмо, сделал абсолютно всю работу!
Как вы узнаете эти письма? Подсчитайте вхождения слова «я».
Читая электронное письмо от людей такого типа, становится ясно, что они чувствуют, что весь мир вращается вокруг них, и что каждый должен давать им постоянную благодарность за всю работу, которую они в одиночку выполнили. Эти электронные письма неизменно оставляют товарищей по команде чувствовать себя удрученными и совершенно недооцененными. Этот подход ускоряет гнев и изоляцию от ваших сверстников.
Я уверен, что есть много других типов электронных писем, которые действительно раздражают и оскорбляют людей. Могу поспорить, у вас тоже есть свой список! Какие виды электронных писем действительно вас отталкивают? Какие виды твоих любимых мозолей? Поделитесь своими мыслями в разделе комментариев ниже.
Изображение предоставлено: Концентрированный бизнесмен с помощью Shutterstock, математическая формула с помощью Shutterstock, молодой предприниматель с помощью Shutterstock, выразительный старший с помощью Shutterstock, военный ребенок с Shutterstock, позор с Shutterstock
