Содержание
Жизнь вращается вокруг общения и буквально ничего не может быть достигнуто без него. Электронная почта — это средство коммуникации, призванное сделать вашу жизнь проще. Вместо того, чтобы печатать письмо или пытаться поймать кого-то по телефону или лично, вы можете быстро набрать несколько строк и закончить.
Но электронная почта также может быть значительной потерей времени. Обычно это происходит, когда используется неправильно. Многие люди отправляют вам электронные письма, которые вам не нужны, с темами, которые не отражают содержание, и содержат больше слов, чем необходимо. Но это также может быть вашей собственной ошибкой, например, если вы неправильно обрабатываете электронные письма или неправильно используете свой почтовый ящик как список дел или список чтения. Дело в том, что вы можете быстрее получать электронную почту, улучшая свои привычки и неукоснительно применяя несколько ключевых советов по эффективности электронной почты.
Расписание Email Time
Если вы боитесь присматривать за своими электронными письмами или регулярно проводите слишком много времени, очищая свой почтовый ящик, попробуйте зафиксировать расписание. Некоторые люди рекомендуют делать электронные письма в течение установленного времени два раза в день. Планирование времени разумно, потому что оно создает временные рамки и пространство, чтобы сконцентрироваться на выполнении задачи. Кроме того, вы узнаете, сколько времени вы действительно проводите с электронными письмами.
Проверка электронной почты только два раза в день не работает для всех. Если вам нужно быть в курсе событий и проверять свою электронную почту несколько раз в течение дня, уделите себе несколько минут каждый час в дополнение к проверке и обработке электронной почты утром и вечером. Эти короткие электронные спринты — это возможность ответить на срочные электронные письма или ответить на электронное письмо, для которого вам сначала нужно было получить информацию.
Идея состоит в том, чтобы …
- создать ограничение по времени, запланировав время электронной почты,
- иметь стремление оставаться в пределах этого предела,
- стать быстрее, и
- постепенно высвободить время на вашем графике.
Это мышление помогает вам сосредоточиться и стать более эффективным. Объедините это со всеми другими советами по эффективности работы с электронной почтой в этой статье, и вы скоро ускорите свои электронные письма, как никогда раньше.
Обрабатывать каждое открытое вами электронное письмо
Каждое открытое вами электронное письмо требует, чтобы вы действовали так или иначе. Это сразу же экономит время, потому что вам больше не придется иметь дело с этим письмом. Вы также будете очищать свой почтовый ящик, по крайней мере, один раз в день, что является чувством освобождения.
Для каждого открытого электронного письма действуйте немедленно, если это возможно, или запланируйте задачу, если это необходимо, затем заархивируйте или удалите электронное письмо. Немедленное действие может означать, что вы быстро отвечаете, делаете короткий телефонный звонок, переносите даты в свой календарь, добавляете задачи в свой список дел, отправляете электронные письма или любой контент для чтения позже. Всякий раз, когда вы не можете ответить или действовать незамедлительно, составьте план ответа и запланируйте задачу, чтобы решить, что вам нужно делать. В любом случае, получите все электронные письма из вашего почтового ящика.
Обратите внимание, что в Gmail каждое письмо имеет уникальный URL
, Теперь не используйте это для закладки ваших электронных писем! Вместо этого добавьте ссылку на соответствующую задачу в свой список дел или запись в календаре. Это гораздо лучше, чем отслеживать эти письма в вашем почтовом ящике.
Чтобы максимально использовать свое время …
- действовать на каждое открытое письмо,
- перенести задачи и даты в свой список дел или календарь и
- добавить адреса электронной почты для справки,
- ответить немедленно, если это возможно,
- составить ответ, если это необходимо,
- архивировать или удалять каждое открытое вами электронное письмо и,
- Обрабатывать папку «Черновики» и список задач один раз в день.
Фильтр Электронная почта лейбла
Многие люди хранят электронные письма в своих почтовых ящиках, потому что они не знают, как лучше их отслеживать. Это способствует беспорядку и со временем фактически затрудняет поиск вещей. В Gmail вы можете легко найти любое письмо, используя мощную функцию поиска
, Кроме того, вы можете пометить электронные письма, чтобы быстро найти их, если вы должны хранить их в папке «Входящие» или сортировать их в папки, чтобы получить их позже.
Вместо ручной сортировки писем вы можете настроить фильтры для автоматической обработки писем, которые вы регулярно получаете
, включая уведомления, подписки, дайджесты, а также электронные письма от конкретных людей. Вместо того, чтобы устанавливать новый фильтр для каждого отдельного источника, создайте псевдоним электронной почты
для типов электронных писем (например, уведомления на форуме или подписки на рассылку) и фильтровать электронные письма на основании того, на какой адрес электронной почты они отправлены. Направляя эти электронные письма в их собственную выделенную папку, они никогда не будут засорять вашу папку «Входящие», вы не будете тратить время на их обработку, и вы все равно сможете прочитать их, когда у вас будет время.
Лучший способ управлять вашей электронной почтой — это …
- научиться искать вашу электронную почту,
- этикетка и
- сортировать электронные письма,
- в идеале с автоматическими фильтрами, где это возможно, и
- сделайте так, чтобы они обходили ваш почтовый ящик, если вам никогда не нужно иметь с ними дело немедленно.
Уменьшить входящую электронную почту
Когда вы начнете ежедневно очищать свой почтовый ящик, вы заметите, какие письма вам не нужны. Вместо настройки фильтров для электронных писем, которые вы на самом деле не хотите получать или у вас никогда не будет времени на чтение, действуйте. Это может означать, что вы отмените подписку на новостную рассылку, которую никогда не читаете, не расскажете другу, чтобы он больше не отправлял вам мультфильмы, или попросите коллегу отправлять вам только CC важные письма.
Короче говоря, адресуйте ненужные электронные письма, отмените подписку строго и фильтруйте в корзину при необходимости.
Подайте пример: держите ваши собственные письма в чистоте краткое
Требуется время, чтобы составить сложное письмо. И требуется время, чтобы прочитать и обработать его. Сэкономьте время для себя и других и научитесь делать ваши электронные письма четкими и краткими.
Это начинается с хорошей сюжетной линии. Убедитесь, что он четко отражает содержание вашей электронной почты. Это станет проще, если вы будете придерживаться одной темы в письме. Наконец, держите вашу электронную почту краткой. Я не рекомендовал бы политику с одним предложением, но ежедневные рабочие письма должны быть краткими. Подумайте и извлеките суть того, что вы хотите сообщить, прежде чем отправлять.
Ваши получатели будут любить ваши электронные письма, если они содержат …
- четкая сюжетная линия,
- один предмет на электронную почту,
- ключевые идеи четко выражены в
- не более 1-5 предложений.
Используйте консервированные ответы
Если вы получаете много электронных писем, для которых более или менее требуется один и тот же ответ, создайте шаблон и настройте стандартный ответ. Это может сэкономить много времени и очень легко сделать с Gmail. Мы посвятили целую статью о том, как по электронной почте быстрее Лучше с консервированными ответами
,
Используйте сочетания клавиш
Большинство почтовых программ предлагают сочетания клавиш. Например, в Gmail есть ярлыки для ответа (а), удаления (SHIFT + 3) или архивирования электронной почты (а). Мы составили сводку полезных ярлыков Gmail в формате PDF здесь. Обратите внимание, что вам, возможно, придется включить сочетания клавиш. Потратьте несколько минут, чтобы освоить сочетания клавиш для выбранного вами почтового клиента, и вы будете обрабатывать свои письма намного быстрее с каждым днем.
Вот еще несколько советов по эффективности электронной почты, которые помогут вам более эффективно использовать электронную почту
,
Заключение
Электронная почта — это средство коммуникации, которое должно служить вам, а не контролировать вашу жизнь. Четко определите, чего вы хотите достичь с помощью этого инструмента коммуникации, как вы хотите тратить свое время, и автоматизируйте или устраните все, что стоит между вами, и быстро обрабатывайте вашу электронную почту. Если все сделано правильно, очистка вашей папки «Входящие» не займет много времени. И если у вас есть хорошая рутина, вы не будете беспокоиться о том, что не будете проверять свою электронную почту в течение нескольких часов или дня, поскольку вы выполняете более важную работу. Вы будете знать, что ваша рутина позволит вам пахать через затопленный почтовый ящик в кратчайшие сроки.
У вас есть советы по обработке электронной почты, которые я пропустил?
Изображение предоставлено: Email Logo через Shutterstock, Clock Электронная почта через Shutterstock, Входящие через Shutterstock, Входящая электронная почта через Shutterstock, Речевые пузыри через Shutterstock
