Содержание
Это навык, который мало кто усовершенствовал; идеальные минуты встречи.
Это знакомая история в несовершенном мире. Вы работаете над проектом критической важности на работе. Это межведомственное дело со всей болезненной межведомственной политикой, которая идет с этим. Поскольку срок выполнения проекта приближается к завершению, вы назначаете встречу со своими коллегами. После определения повестки дня встречи
и два часа утомительной дискуссии, вы получите согласованный график и план действий.
И тогда согласованный график не выполняется, и согласованный план действий не выполняется. Вы сердито звоните своим коллегам: «Что, черт возьми, там происходит? Это не то, что мы договорились ». Они непреклонны, они делают то, что обещали. Они убеждены, что вы тот, кто не прав. И, к сожалению, нет ничего, чтобы оспаривать их версию событий. Вы не заняли ни минуты.
К сожалению, это один из самых важных навыков, необходимых для современного рабочего места. Они позволяют вам создать установленную запись событий, согласованных всеми сторонами, что избавит вас от головной боли в дальнейшем. Вот как вы проводите эффективные минуты на собрании.
Не занимай минут
Звучит нелогично, правда? Это статья о том, как использовать эффективные минуты, и я говорю, что вы не должны их брать? Что это за безумие?
Чертовски трудно делать две вещи одновременно. Если вы пытаетесь отследить разговор в течение нескольких минут, вы, скорее всего, сделаете плохую работу хотя бы по одной из этих вещей. И помните, как я сказал, что минуты должны быть точным представлением событий? Это действительно то, что вы не должны испортить.
Когда вы идете на собрание, вам следует пригласить кого-то, кто не будет участником беседы, и попросить его или ее занять минуты. Это оставляет вас сосредоточиться на разговоре, и вы можете быть уверены, что на встрече
будет хорошего качества. Если вы принимаете участие в онлайн-совещании (возможно, с помощью WebEx или Google Hangouts), почему бы вам не запустить Audacity
и записать разговор для дальнейшего использования?
Помните 5 Вт
Вспомните один из ваших уроков английского в начальной школе. Вы, вероятно, написали историю в какой-то момент, и вас учили «5 W». Чтобы освежить вашу память, это «кто», «что», «когда», «почему» и «где».
Когда вы думаете об этом, вот какие минуты. Они создают повествование о том, что произошло или что-то произойдет. И так же, как и при составлении отчета или статьи, вам нужно добавить детали.
Итак, где у вас может быть что-то вроде этого.
Обновите WordPress до 3.7
Вы могли бы иметь что-то вроде.
Бен Смит обновит WordPress до 3.7 на следующей неделе для исправлений безопасности.
Гораздо более значимым, да?
… Но не забирай это слишком далеко.
Никого не волнует, что Бен Смит только на следующей неделе обновляет WordPress 3.7, потому что на этой неделе он в отпуске на Барбадосе со своей женой и двумя детьми, но его питомец Чихуахуа Джи-Фи остается в местных питомниках, пока их нет. Почему вы положили это в свои заметки?
Да, важно принять к сведению все важные детали. Быть явным очень важно. Тем не менее, не заходите слишком далеко, когда вы записываете данные, которые никому не нужны.
Согласен на протокол
Итак, у вас есть трехчасовая встреча. Когда он закончится, торчать в конференц-зале, вероятно, будет довольно мало в списке вещей, которые вы хотели бы сделать. Вы устали. Вы хотите пить. Люди покидают офис и возвращаются домой, чтобы согреться в постели, и у Америки есть талант.
Вы выходите? Нет! Если вы написали от руки свои минуты, вы идете и старательно печатаете их. Как только вы получите их в формате, который является весьма полезным, отправьте их каждому участнику по электронной почте. Вы просите их подтвердить, что они прочитали протокол и что они довольны содержанием.
Это проясняет роль, которую должен выполнять каждый человек, а также свои обязанности, и, если у кого-то есть несогласие с официальным отчетом о событиях, они могут это исправить. Совместная встреча
получается лучше из-за этого.
Выучить стенографию
В зависимости от того, кого вы спрашиваете, стенография — это или действительно отличный способ записать вещи быстро, или это форма шифрования, устойчивая даже к любопытным глазам АНБ. Как бы вы к этому не относились, в вашем арсенале для заметок есть полезный навык.
Хотя на это довольно устрашающе смотрится, стенография не так уж и сложна. Он заменяет обычные конструкции письма символами и сокращениями, позволяя писать сотни слов в минуту. Об этом говорит председатель Национального совета по подготовке журналистов Ким Флетчер.
Если у вас есть стенограмма, вы можете найти цитату очень быстро. Вы входите с магнитофоном или цифровым рекордером, и если вы провели там час с вашим рекордером, у вас есть час кассеты, это займет довольно много времени.
Существует множество систем написания стенографий, причем алфавитные системы (AlphaHand и т. Д.) Являются одними из самых быстрых, в то время как Gregg Pre-Anniversary, Gregg Anniversary
и New Era Pitman самый быстрый из всех. Поиграйте с несколькими и найдите тот, который вам нравится! Я обнаружил, что этот сайт невероятно полезен для устранения различий между каждой из множества методологий.
Структурируйте свои заметки
Когда вы делаете заметки, вы рисуете рабочий процесс, или вы используете полный Buzzfeed и помещаете его в список? Эффективность ваших записей полностью зависит от того, как вы структурируете информацию, которую вы записываете.
Вы записываете шаги или делаете заметки о действиях людей в будущем? Пули могут быть полезны здесь. Делаете ли вы подробные записи о событии, которое ранее произошло? Возможно, вы захотите использовать стиль, который является более абзацем по своей природе.
Чувствуя себя артистичным? Еще одна техника, которая может оказаться полезной, — это делать визуальные заметки. Здесь вы добавляете контекст к тексту, добавляя цвет, графику и картинки. Добавляя иллюстрации, вы можете добавлять дополнительную информацию, не делая ваши заметки слишком «сложными».
Наконец, вы будете рады узнать, что есть некоторые инструменты, которые делают структурирование ваших заметок пустяком. У Microsoft есть куча шаблонов Microsoft Word, позволяющих проводить минуты на собрании. Они не выглядели бы неуместно на душном рабочем месте с рубашкой и галстуком, но все же имели некоторые всплески цвета. Я также привык использовать SimpleNote
в течение моих минут, из-за его чистой эстетики и его встроенных резервных копий облака.
Заключение
Занять минуты очень просто, и это стратегический навык для проведения эффективных встреч, которые все мы должны освоить. Есть ли у вас какие-либо полезные советы для заметок на собраниях? Позвольте мне знать в комментариях ниже!
Кредит Фотографии: Марк Дженсен Джон Бенсон dpstyles
