20 способов, которыми виртуальный помощник-человек может сэкономить ваше время

Существует два вида виртуальных помощников (VA), которые помогают облегчить жизнь

: цифровой и человеческий.

Цифровые помощники, такие как Siri, Cortana, Alexa и Google Assistant. Это программы, которые могут интерпретировать и выполнять основные запросы. Мы говорим о поиске рекомендаций по ресторанам и отдыху, бронировании Uber, настройке напоминаний и управлении вашим умным домом. Довольно просто, но все же довольно полезно.

Но как насчет тех задач, которые вы ненавидите делать, не можете или просто не имеете времени для выполнения, которые слишком сложны для цифрового ВА? Ответ: нанять виртуального помощника человека.

Изображение Кредит: Звоните через Flickr.com

Это люди (поэтому убедитесь, что вы относитесь к ним как к таковым), которых вы можете нанять на таких сайтах, как UpWork или People Per Hour. Аутсорсинг правильных задач этим человеческим VA позволяет вам стать сверхпродуктивным, тратя больше времени, чтобы сконцентрироваться на важной работе

или просто отдохнуть.

Не уверен, что вы могли бы аутсорсинг этих человеческих VA? Вот несколько идей.

1. Сделать предварительный заказ и встречи

Если есть ресторан, который вы хотели попробовать, попросите своего VA «забронировать столик на 4 человек в [ресторане] примерно в 20:00 в эту пятницу». Затем они найдут номер телефона, сделают звонок, позволят вам знать точные детали и добавить бронирование в общий календарь

,

Если у них есть доступ к вашим контактам, они могут даже сообщить всем остальным, когда они появятся. То же самое касается любых других оговорок и встреч, которые вы хотите сделать.

2. Интернет-покупки

Изображение предоставлено: Интернет-магазин через Flickr.com

Когда вы найдете доверенного лица, которому можете доверять, назначив ему небольшое пособие или предоставив им доступ к «корпоративной» кредитной карте (с небольшим лимитом), это означает, что они могут совершать онлайн-покупки от вашего имени. Видишь то, что хочешь? Отправьте им ссылку или изображение, и они могут заняться настройкой аккаунтов и вводом платежных реквизитов, так что вам не нужно этого делать.

3. Найти (и купить) идеальный подарок

Если у вас есть список людей, для которых вы хотели бы купить подарки (ваш супруг, родители, лучший друг), создайте краткий профиль каждого человека, включая его интересы, и попросите своего VA найти в сети подарки, которые они полюбят. Затем они могут регулярно добавлять эти идеи в общий документ на Google Диске или в Evernote, поэтому у вас всегда есть список замечательных идей подарков в вашем распоряжении.

4. Запланируйте отпуск

Когда у вас будет какое-то время отпуска, попросите вашего VA создать краткий документ с отличными идеями отдыха, основанный на вашем бюджете и предпочтениях. Если все сделано правильно, вы сможете просмотреть это за считанные минуты, а не тратить часы на самостоятельное исследование.

Они должны исследовать возможные рейсы

, проживание, мероприятия, достопримечательности, прогнозы погоды и т. д., чтобы вы могли принять лучшее решение.

5. Бухгалтерия

Изображение предоставлено: KOMUnews через Flickr.com

Отправка фотографий ваших чеков ВА, которые необходимо ввести в электронную таблицу, или регулярное отправление по электронной почте списка ваших расходов — невероятно простой способ ведения бухгалтерского учета. Это позволяет вам делегировать мелочи бухгалтерского учета, а не оставлять все эти расходы накапливать и подчеркивать вас

,

6. Найти интересные события

Слишком легко узнать об интересных событиях после свершившегося факта. Чтобы этого не случилось, позвольте вашему VA составить список всех лучших мест в вашем районе, следите за событиями Facebook

и регулярно высылаю вам список событий, которые могут вас заинтересовать.

7. Работа со службой поддержки

Если по какой-либо причине вам необходимо связаться со службой поддержки или технической поддержкой, вы можете потерять кучу времени, находясь в режиме ожидания. Чтобы гарантировать, что вы не будете тратить впустую это время, обратитесь в службу поддержки клиентов от вашего имени.

8. Управляйте своими данными и файлами

У каждого из нас так много файлов, папок, данных, контактов и фотографий, что это почти полный рабочий день, просто держать все в порядке. Итак, найдите систему, которая работает, объясните это своему виртуальному оператору и дайте им необходимые разрешения, чтобы сделать это для вас. Каждые пару недель они могут перемещать ваши новые файлы в нужные папки в Dropbox и Google Drive. Переименуйте и организуйте свои новые фотографии. Пометьте свои заметки Evernote

, Уберите свои списки контактов. Таким образом, вы всегда сможете найти то, что вам нужно.

9. Интернет исследования

Если вам нужно найти лучшее приложение для определенной задачи, поставщика услуг с наименьшими затратами или продукт с наивысшим рейтингом для определенного использования, попросите вашего VA сделать тяжелую работу за вас. То же самое касается, если вам нужно сделать некоторые фундаментальные исследования, чтобы решить проблему на работе. Хороший ВП будет обладать превосходными навыками онлайн-исследований, поэтому вы можете быть уверены, что они собирают нужную информацию для вас.

10. Фильтруйте ваши письма

Имиджевый кредит: кто такой Дэнни через Shutterstock

В прошлом мы рассмотрели множество способов вылечить вашу тревогу

и тратить меньше времени на электронную почту. Но если вы все еще испытываете затруднения, рассмотрите возможность передачи своей электронной почты ВА. То, как вы обучаете своего VA фильтровать электронные письма, будет зависеть от вас. Они могут архивировать сообщения, которые вам не нужны. Переместите тех, кому нужен ответ, в папку «Ответить». Отписаться от нежелательных списков рассылки. Они могут даже ответить на некоторые сообщения от вашего имени.

11. Создание презентаций

Готовите презентацию к работе? Как насчет того, чтобы просто поделиться с вашим VA всей информацией, которая должна быть включена, и позволить им собрать все вместе и отправить вам готовый документ?

12. Ввод данных

Ввод данных может быть одним из самых трудоемких, но наименее продуктивных способов тратить ваше время. Если какая-то ваша неделя потрачена на ввод данных, как можно скорее отдайте это ВА, чтобы вы могли лучше использовать это время.

13. Подтвердите бронирование

Приблизительно за день до встречи или бронирования пусть ваш VA проверяет, что все забронировано правильно. Это полезно при посещении врача, особенно при бронировании отелей и ресторанов, когда вызов помощника от вашего имени может легко привести вас к повышению класса обслуживания.

14. Корректор

Независимо от того, пишете ли вы электронные письма, сообщения в блогах, отчеты, статьи или что-то еще, ошибки наверняка пройдут через трещины. Для чего-нибудь важного, отправьте свои слова своему VA, чтобы проверить (если их языковые навыки на пустом месте). Они проверят грамматику и структуру вашего письма и даже могут добавить форматирование в ваши документы, чтобы они выглядели в форме корабля.

15. Ваше личное напоминание

Кредит изображения: Wavebreakmedia / Depositphotos

Разделяя календарь, VA может, конечно, помочь вам управлять своим расписанием, чтобы вы всегда знали, где вам нужно находиться в каждой точке дня. Но вы также можете сделать так, чтобы они были вашими личными напоминаниями, посылая вам сообщения или даже звоня вам, чтобы пробежаться по памяти о встречах, днях рождения, встречах, конференциях, тренировках. Что угодно.

16. Ввод примечаний

Если у вас есть куча рукописных заметок или страницы с яркими бликами, сделайте их снимки и отправьте их по электронной почте своему виртуальному оператору, чтобы они напечатать для вас. Наличие цифровой копии этих заметок делает их не только более безопасными, но и полностью доступными для поиска.

17. Создайте план питания

Если вы хотите попробовать новый вид диеты (то есть с низким содержанием белка, вегетарианским, низким содержанием углеводов, высоким содержанием питательных веществ, подходящим для диеты Аткинса и т. Д.), Сообщите вашему VA о требованиях и составьте план питания.

и список продуктов, чтобы сделать следование диете на одном дыхании.

18. Контролировать, обобщать и обрезать новости

При условии, что ваш В.А. имеет хорошее представление о том, что вас интересует, пусть они следят за новостями отрасли

и предупредить вас обо всем важном, что вам нужно знать, чтобы оставаться впереди игры.

Они могут либо отправить вам ссылку на оригинальную статью, либо, чтобы сэкономить еще больше времени, сделать так, чтобы они суммировали новости и любые связанные с ними данные, чтобы вы могли понять историю за долю времени.

19. Найти многообещающие вакансии

Изображение предоставлено: Michal Kowalski через Shutterstock

Каждый месяц ваш VA может посылать вам небольшой список вакансий, которые вы можете найти интересными. Если вы уже работаете, но надеетесь на перемены, это задача, которую слишком легко упустить. Делегируйте это VA, чтобы удостовериться, что это происходит!

20. Настройте свое резюме

Если вы подаете заявку на несколько рабочих мест, пусть ваш VA подправит ваше резюме

(и сопроводительное письмо), чтобы они соответствовали каждой роли, на которую вы претендуете.

Это потребует исследования компании, на которую вы надеетесь работать, и включения конкретных модных слов, которые упоминаются в должностной инструкции.

Сожмите больше часов из каждого дня

Есть множество способов выжать больше времени из каждого дня

, но найм ВА — безусловно лучший вариант.

Конечно, это будет стоить денег, и когда дело доходит до помощников, вы, как правило, получаете то, за что платите. По сути, это сводится к тому, сколько стоит ваше время?

Соблазнитесь нанять своего собственного виртуального помощника? Ознакомьтесь с нашей статьей о том, как (и почему) передавать свои повседневные задачи на аутсорсинг.

, для более глубокого взгляда на то, что нужно.

Учитывая этот список, вы бы захотели нанять виртуального помощника человека, чтобы помочь вам делать больше каждый день?

Кредит изображения: alphaspirit / Depositphotos