Как использовать Slack для управления проектами с помощью этих простых советов

Обновлено 13 января 2017 г.

1 служба коллективной работы + 1 мозговая волна = 1 отличный инструмент управления проектами

Вы использовали (или слышали о) Slack? Этот бесплатный онлайн сервис обеспечивает групповое общение

быстро и гладко, и все, кроме длинных групповых электронных писем из уравнения. В течение довольно долгого времени мы в MakeUseOf использовали Slack для совместной работы команды, с положительными результатами.

Недавно я понял, что благодаря продуманному набору функций Slack и хорошо спланированному, не отвлекающему внимание пользовательскому интерфейсу платформа может стать инструментом управления проектами для многих людей. Посмотрите, являетесь ли вы одним из этих людей, и узнайте, как вы можете настроить Slack в качестве личного онлайн-помощника.

Будет ли это перепланировка работать для вас?

Использование Slack для управления проектами идеально подходит для индивидуальных компаний и команд из двух человек. С немного умной организацией, это может работать и для больших команд. Если ваша команда слишком большая или ваши проекты слишком сложны, настройки могут запутаться, и вам лучше искать другое приложение для управления проектами. Конечно, для совместной работы команды

целей, лучше придерживаться Slack.

Настроить Slack для управления проектами

Настроить учетную запись Slack очень просто, хотя сначала нужно пройти несколько шагов. Заполните форму регистрации на домашней странице Slack и следуйте инструкциям на экране.

После того, как вы создали и запустили учетную запись Slack, вам решать, как вы хотите использовать его бесконечный поток функций творческим образом. Ваш выбор будет зависеть от того, что вы ищете в инструменте управления проектами, без сомнения, но вот несколько советов, которые помогут вам начать.

Организовать проекты в отдельные каналы

Каналы составляют суть коммуникационной настройки Slack. Это просто информация или потоки сообщений, доступные каждому в команде. Конечно, если вы команда из одного человека, они будут для вас заметками. Создайте отдельные каналы для отдельных проектов, чтобы информация, относящаяся к каждому из них, оставалась организованной. Включите канал для записи идей.

Легко получить слишком много каналов, потому что у вас есть свобода их создавать. Чтобы каналы были управляемыми, их достаточно для разделения основных проектов. Вот посмотрите на некоторые из каналов, которые я создал для моей личной учетной записи Slack.

Делайте заметки быстро

Чтобы записать случайные заметки, отправьте прямое сообщение Slackbot, Встроенный робот Slack, который дает вам чистый лист для заметок. Все, что вы печатаете на этом блокноте по умолчанию, предназначено только для ваших глаз. Это решение также отлично подходит, если вы уже используете Slack для совместной работы в команде и хотите что-то простое, чтобы следить за своей работой, не сталкиваясь со сложностью полноценной личной учетной записи Slack.

Кроме того, вы можете создать частную группу и пропустить возможность приглашать участников в группу, чтобы ее содержимое оставалось доступным только вам. Но Slackbot, безусловно, более простой вариант.

Превратите избранное в список дел

Хотите добавить задачу в свой список дел? Введите задачу как сообщение в любом канале (или в Slackbot, если вы являетесь частью команды), нажмите клавишу Enter и затем пометьте это сообщение. Все помеченные элементы отображаются в отдельном списке по адресу http://your-team-url.slack.com/stars. Раздел «Помеченные элементы» может удвоиться как ваш список дел. После того, как вы выполнили определенное задание, снимите пометку с соответствующего сообщения, и оно исчезнет из вашего временного диспетчера задач.

Интеграция с различными сторонними приложениями — одна из самых полезных функций Slack. Это позволяет легко переносить данные из ваших учетных записей на этих платформах в Slack. Twitter, Dropbox, MailChimp и Google Drive — некоторые из популярных приложений, которые вы можете выбрать для интеграции со своей учетной записью Slack. Благодаря интеграции Asana или Trello вы можете иметь общий список дел для членов вашей команды в Slack.

Сделайте важные файлы и шаблоны доступными

Бесплатная версия Slack предлагает 5 ГБ пространства. Максимально используйте его, сохраняя ваши важные файлы под рукой, будь то Документы Google, PDF-файлы или изображения. Используйте функцию «Создать фрагмент», чтобы настраивать шаблоны для контента, который вам нужен на регулярной основе.

Настройка уведомлений и напоминаний

Позвольте Slackbot дать вам своевременные толчки, чтобы оставаться на вершине задач, которые, скорее всего, сойдут с ума. Запрограммируйте напоминания для этих задач в Slack с помощью команды / remind slash, используя синтаксис:

/ напомнить [кто] [что] [когда]

Например, если вам нужно напоминание в течение двух часов, чтобы создать график работы на предстоящую неделю, введите его в окне сообщения на любом канале:

/ напомните мне, чтобы создать план работы на неделю за два часа

Если вам нужно это напоминание, скажем, каждую пятницу, настройте свою команду на:

/ напомни мне составлять еженедельный план работы каждую пятницу

Не беспокойтесь, если вы ошиблись в синтаксисе команды. Slackbot предложит вам пример команды или две, если он не понимает, что вы говорите.

Теперь посмотрите эти другие команды косой черты, чтобы упорядочить Slack и интегрировать ваши любимые сервисы в Slack.

,

Вы также можете настроить напоминания для различных задач, используя интеграцию Slack-IFTTT. Есть ли встреча по пять часов каждый четверг? Включите функцию уведомлений на рабочем столе в Slack и настройте рецепт IFTTT (наше руководство по IFTTT), чтобы получить напоминание в 4:30 на выбранном вами канале.

В разделе «Настройки учетной записи» программа Slack отображает что-то забавное или вдохновляющее каждый раз при загрузке приложения. Нужно напоминание, чтобы сделать больше перерывов от вашего компьютера? Вялый может сказать вам это неоднократно, пока вы не начнете вспоминать это самостоятельно. Вот одно напоминание, которое я считаю полезным.

Возьмите с собой несколько помощников

Автоматизированные боты Slack

готовы управлять своей жизнью сразу после того, как вы интегрируете их в свою учетную запись Slack, что вы можете делать только при наличии прав администратора. С помощью этих эффективных миньонов вы можете заказать Uber, получать обновления RSS, искать в Интернете

, зарезервировать столик в ресторане, отследить расходы, … все, не выходя из Slack

Составьте список приложений, к которым вы часто обращаетесь, и задач, о которых вам нужно заботиться каждый день. Теперь посмотрите, есть ли автоматизированный бот, который может выполнить эту работу за вас, и настройте его для выполнения ваших ставок.

Возьми с собой слабину

Slack работает на нескольких устройствах и платформах. Если у вас есть компьютер с Windows, Mac, планшет с Android или ноутбук с Linux, вы можете использовать его для входа в Slack. Держите этот сервис под рукой, установив соответствующее нативное приложение или ярлык для вашего устройства. В бесплатной версии Slack архив сообщений доступен для поиска до 10 000 сообщений, что является большим преимуществом, если вы используете только один аккаунт.

Готовы стать организованным с Slack?

Если все, что вам нужно, это простой аннотированный обзор ваших проектов, Slack как инструмент управления проектами, вероятно, будет излишним. Но если вам нужен многофункциональный органайзер, Slack — подходящий кандидат на эту работу.

Вы также можете использовать Slack в качестве инструментальной панели для управления другими элементами, такими как список корзины, список чтения, календарь на день рождения, адресная книга и т. Д. Советы, перечисленные здесь, предназначены только для начала. Если вы сосредоточитесь на этом, вы можете придумать еще много хитростей, чтобы настроить Slack в соответствии с вашими потребностями.

Вы переделали Slack или любое другое приложение таким образом? Используйте раздел комментариев, чтобы рассказать нам, как.