Безбумажный подход: плюсы, минусы и цифровые обходные пути

Безбумажный офис

кажется, наконец, завоевывает популярность. Отчасти это может быть связано с еще более популярной идеей минимализма

, Но все ли это нирвана, сохраняющая деревья, или кошмар в пропорциях А4?

Мы исследуем все плюсы и минусы, а также действенные советы, чтобы вы могли принять собственное решение и сразу же заняться им.

Плюсы безбумажного офиса

Давайте сначала посмотрим на преимущества написания адиос на бумаге.

Избавление от устаревшего факсимильного аппарата

Несмотря на то, что факсимильный аппарат превратился в архаичное устройство, есть некоторые, которые настаивают на том, чтобы висеть на нем своими ногтями. Это люди, чей номер факса указан на визитной карточке. Это люди, которые не могут смириться с тем, что было изобретено так называемое «электронное письмо», и в результате они тонут под морем факсимильной бумаги.

Если кто-то вроде этого абсолютно настаивает на том, что что-то ДОЛЖНО быть отправлено вам по факсу, то есть способы их размещения, не имея дело с застреванием бумаги и поваленными деревьями на вашей совести. Многочисленные онлайн-сервисы могут назначить вам «виртуальный номер факса», а другой человек может отправить факс на этот номер. Затем факс преобразуется во вложение электронной почты и отправляется вам через Интернет.

Недостатком является то, что бесплатные планы для этих сайтов невероятно ограничены. Чтобы получить достойный сервис, вам нужно будет заплатить за месячный план.

Некоторые из них включают Maxemail, MyFax, RingCentral, Faxburner, eFax и FreeFaxtoEmail.

Больше места для танго

Прямо сейчас у меня есть несколько коробок с документами на 15 лет. Они сидят в моем офисе, ожидая сканирования, чтобы я наконец смог уничтожить бумажные оригиналы. Между тем, пока мой лучший друг Прокрастинат остается со мной, я постоянно спотыкаюсь о коробки, бьюсь о них бедрами и, как правило, клянусь в них головой.

Когда я наконец доберусь до сканирования бумаги, у меня будет одна огромная партия измельчения и напиток каждый раз, когда документ проходит через измельчитель (к концу я буду совершенно безногим). Но то, о чем я действительно мечтаю, так это иметь огромное количество места в моем офисе. Я могу использовать это пространство, чтобы начать танцевать или бороться с собакой. И напомни себе, какого цвета мой пол.

Если вы компания, которая тратит много денег на место для хранения ваших документов, просто подумайте, сколько вы сэкономите, отсканировав эти документы и записав всю партию. Моральный дух сотрудника пойдет через крышу.

Спасая окружающую среду от себя

, тогда есть способы минимизировать количество используемой бумаги и чернил. Такие службы, как PrintWhatYouLike, PrintFriendly, Aardvark и The Printliminator, помогут вам удалить все ненужные элементы со страницы перед ее печатью, например, рекламу. Но там, где это возможно, сканируйте и отправляйте по электронной почте.

Бумага не вечна, но цифровые файлы

Это факт жизни, что бумага не длится вечно. Великая хартия вольностей, вероятно, выглядит не так свежо, как в первый раз. Дневник Анны Франк начинает коричневеть и скручиваться по краям. Бумага просто со временем начинает ломаться, если прошло достаточно времени.

Другими словами, это ужасный способ хранить информацию в долгосрочной перспективе. Вы никогда не можете быть уверены, когда он потемнеет, разорвется, исчезнет, скручивается или просто на него накинут чашку кофе. Но цифровой файл? При условии, что вы храните его в популярном формате, таком как PDF или TXT, и регулярно делаете резервные копии

всегда будет там, когда вам это нужно. Через двадцать или тридцать лет все будет выглядеть так же, как когда вы впервые сделали это.

Сотрудники могут работать удаленно

Проблема с бумагой заключается в том, что в офисной среде, если вы хотите, чтобы коллеги в других географических точках имели копию, вы должны отправить ее по почте обычной почтой. Это требует времени (тем более, если почтовое отделение его теряет). Время во многих случаях означает потерянные деньги, упущенные возможности и растущее разочарование.

Однако, если файлы оцифрованы, их можно разместить в сети во внутренней сети компании.

или вики

, Или их можно отправить по электронной почте или поместить в папку облачного хранилища. Это позволяет коллегам в другом офисе получить их копию немедленно, не нужно ждать. Если документ загружен на сайт совместной работы

такие как Google Docs или Dropbox, тогда каждый человек во всех местах может начать оставлять отзывы в режиме реального времени.

Минусы безбумажного офиса

Но обходиться без бумаги — не всегда тот рай, в котором он создан. Технологии на помощь!

Сканирование Каждого. Не замужем. Кусок. Из. Бумага.

С самого начала это самая раздражающая вещь во всем предприятии. Обнаружение энергии и склонности сидеть и сканировать каждый лист бумаги. Это утомительно, отнимает много времени и, честно говоря, вы бы предпочли смотреть повторы Baywatch по телевизору.

Но есть некоторые вещи, которые вы можете сделать, чтобы сделать работу немного проще. Сначала просмотрите каждый лист бумаги и поместите его в одну из трех стопок — обязательно отсканируйте, возможно, отсканируйте и уничтожьте. Клочья… хорошо… порежьте их и избавьтесь от них.

Возможно, вы сможете избавиться от оплаченных счетов, квитанций за вещи, срок гарантии которых истек, инструкции по эксплуатации (скорее всего, производитель загрузил PDF-версию

на их веб-сайт), банковские депозитные квитанции (но не заявления), и так далее. Просто бросьте критический взгляд на это и решите «ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ли мне нужно это сохранить?».

Возможно, Scan — это то, в чем вы еще не уверены, и вы не хотите торопиться с решением. Держите их в стороне.

Тогда вы обнаружите, что стопка «Определенно сканировать», вероятно, более управляема. Теперь создайте на своем компьютере папки (Taxes, Insurance, Payslips и т. Д.), И, когда вы сканируете документ, немедленно переместите его в соответствующую папку и добавьте описательное имя.

Существуют приложения, которые утверждают, что ускоряют процесс для вас (на мой взгляд, результаты неоднозначны). Evernote имеет функцию Scannable, которая определяет края документа, когда вы наводите на него камеру смартфона. Существует также Photomyne, если вы сканируете фотографии. AlternativeTo имеет несколько хороших альтернатив Scannable, если вы ищете что-то еще. Мне особенно нравится ScanBot

Помня, чтобы поддержать все

Чем больше вы сканируете, тем важнее, чтобы вы сохранили все это

, Потому что, если ваш компьютер решает покончить с собой или самоуничтожиться, отсутствие резервных копий означает отсутствие абсолютно никаких файлов. И во многих случаях это может стать катастрофой (особенно если вы потеряли налоговые документы). По моему опыту, многие компании предлагают замену копий документов по цене, и вы вполне можете решить сделать это. Но вы можете спать спокойно ночью, если у вас есть решение для резервного копирования поблизости или удаленно (или оба).

По крайней мере, у вас должен быть портативный жесткий диск (по крайней мере, 1 терабайт пространства). Если у вас есть ПК с Windows

, скачайте и используйте SyncToy,

чрезвычайно простой инструмент резервного копирования. Пользователи Mac

вероятно будет тяготеть к машине времени

, Что бы вы ни решили использовать, вам необходимо настроить некую автоматизированную систему для резервного копирования ваших файлов в одно и то же время каждый день, в обязательном порядке.

В идеале у вас также должна быть удаленная резервная копия, на случай, если ваше место затопит или загорится. Но прежде чем отправлять ваши ценные файлы в облако, обязательно зашифруйте их в специальной папке

первый. WinRAR и WinZip могут шифровать файлы, как и Veracrypt, и его устаревший предшественник TrueCrypt.

, Облачные возможности включают Dropbox, Google Drive, Box и SkyDrive.

Поиск базы данных с технологией OCR-типа

После того как вы отсканировали все, вы можете пойти по пути сортировки папок и подпапок по категориям даты и месяца (а также даже по дневным папкам, если вы действительно хотите получить точные данные). Или дверь номер два находит какую-то базу данных с технологией OCR-типа

OCR расшифровывается как «Оптическое распознавание символов», и это технология, которая считывает напечатанный текст на странице и может либо преобразовывать этот текст в текст с возможностью копирования, либо может возвращать вам результаты на основе заданных вами ключевых слов. Это технология, которая движет Evernote

и это то, что использует Project Gutenberg

сканировать все общедоступные тексты в электронные книги. Текст в документах и изображениях

может быть найден, распознан и представлен вам в результатах поиска при вводе этого слова.

Для поиска отсканированных документов вам, безусловно, нужно найти способ легко найти нужное вам прямо сейчас. Так что, если вы идете по маршруту OCR, вам нужно решить. Собираетесь ли вы платить Evernote ежегодную плату и доверять им свои конфиденциальные документы? Или вы собираетесь вместо этого скачать что-нибудь и оставить все это на своем компьютере.