Единственное руководство OneNote, которое вам когда-либо понадобится

Содержание

1 Введение в OneNote
2 Начало в скорости — основные принципы
3 Как оставаться организованным
4 Расширенное использование
5 Поиск проблемы
6 Что мы пропустили?

OneNote часто упускают из виду как приложение для создания заметок, но оно заслуживает большего внимания. Функции исчерпывающие, поддержка отличная, и она прекрасно работает с другими продуктами Microsoft Office.

Это руководство доступно для скачивания в формате PDF. Загрузите единственное руководство OneNote, которое вам когда-либо понадобится. Не стесняйтесь копировать и делиться этим со своими друзьями и семьей.

Если вы используете одного из конкурентов приложения, таких как Evernote или Todoist, сделать прыжок может быть сложно

, Я хочу помочь вам сделать ваш переход максимально плавным, поэтому в этом руководстве я расскажу вам о некоторых основных функциях OneNote.

К тому времени, как вы закончите читать, вы станете профессионалом OneNote!

В этом руководстве:

Введение в OneNote

Прежде чем я углублюсь в то, как использовать функции приложения, важно понять, что такое OneNote и как его получить.

Что такое OneNote?

Лучший способ описать OneNote — «цифровая записная книжка». Он будет синхронизироваться на всех ваших устройствах, независимо от платформы, что позволит вам взять с собой весь свой контент, куда бы вы ни пошли.

Вы можете использовать его, чтобы делать заметки (как рукописные, так и набранные), делать рисунки, делать снимки экрана и записывать аудио. Поскольку он является частью пакета Microsoft Office, он также содержит инструменты для совместной работы.

; делиться заметками и проектами между пользователями легко.

Важно понимать, что это не текстовый процессор; все страницы в произвольной форме — вы можете нажать в любом месте окна и начать печатать. Он не предназначен для создания опубликованных материалов; если вы хотите создавать контент для общего пользования, используйте вместо этого один из других сервисов Microsoft.

Как вы его получите?

Возможно, лучшая часть OneNote в том, что он на 100 процентов бесплатный

, В отличие от Evernote, который взимает плату за дополнительные функции, весь потенциал приложения раскрывается с самого начала.

Есть несколько способов достать копию.

Если вы подпишетесь на Office 365, он будет включен в ваш пакет.
Вы можете загрузить отдельную копию с веб-сайта OneNote, если используете альтернативное офисное программное обеспечение для повышения производительности.
Если у вас Windows 8 или выше, вы можете скачать универсальную версию приложения из Магазина Windows
,

Какие платформы поддерживаются?

OneNote доступен для Windows, Mac, Android, iOS и Windows Phone. Существует также веб-приложение. На момент написания этой статьи не было официально поддерживаемой версии для Linux или Chromebook, хотя вы можете использовать веб-приложение для доступа к сервису на этих платформах.

Версия для Mac не обладает таким количеством функций, как версия для Windows, к большому сожалению некоторых пользователей. Если вам интересно, что OneNote может и не может делать в системе Apple, ознакомьтесь с нашим руководством OneNote для Mac.

, Это руководство будет посвящено исключительно версии для Windows.

Начало в скорости — основные принципы

Для того чтобы стать профессионалом OneNote, необходимо хорошо понимать основные принципы приложения. Без четкого понимания этих основ вы не сможете использовать его лучшие функции.

Ноутбуки

Основной способ организации вашего контента — через записные книжки. Вы можете иметь столько ноутбуков, сколько захотите.

Думайте о них точно так же, как вы думаете о традиционных бумажных тетрадях. У вас может быть один, посвященный работе по дому, который вы должны выполнять дома, один для записи заметок о вашей работе, другой для сохранения ваших планов поездок и других важных документов, и так далее.

На изображении ниже вы можете увидеть, как я использую свое приложение OneNote.

В оставшейся части этого руководства я собираюсь использовать пример книги рецептов. Я сделаю это, как мы пойдем, и вы можете следовать за дома.

Чтобы сделать новую записную книжку, нажмите Файл> Новый. Вам будет предоставлен выбор, где вы хотите его создать — на локальном компьютере или в OneDrive.

Это важно: если вы решите сделать ноутбук на локальном компьютере, вы не сможете получить к нему доступ с других устройств. Сделать это на OneDrive — лучший вариант. Дайте ноутбуку имя и нажмите Создайте.

Новый блокнот будет отображаться в столбце слева от вашего экрана.

Разделы

Разделы действуют как группы в блокноте. Опять же, вы можете иметь столько разделов, сколько хотите.

Используя мою книгу рецептов в качестве примера, я хочу создать раздел для карри, раздел для салатов и раздел для мексиканской кухни.

OneNote создает раздел по умолчанию «Новый раздел 1» при первом создании нового блокнота. Переименуйте это к тому, что вы хотите, дважды щелкнув по нему.

Чтобы добавить новые разделы, нажмите + значок справа от существующих разделов.

Вы можете изменить цвет вкладки раздела, щелкнув по нему правой кнопкой мыши.

страницы

Как вы уже догадались, страницы — это отдельные заметки в ваших разделах.

В контексте книги рецептов, здесь вы будете хранить каждый основной рецепт. Как вы можете видеть на изображении ниже, я выбрал пять отдельных рецептов, которые я хочу сохранить в своем разделе карри.

Чтобы добавить новую страницу, нажмите Добавить страницу кнопка.

Подстраницы

Подстраницы являются наиболее детализированным уровнем в иерархии OneNote. Они действуют точно так же, как страницы, но дают вам возможность подкатегоризировать ваш контент еще дальше.

Чтобы создать подстраницу, сначала нужно создать новую страницу. Затем щелкните правой кнопкой мыши и выберите Сделать подстраницу.

Делать заметки

Как уже упоминалось в начале, OneNote позволяет добавлять контент на страницу в любом месте. Содержимое сохраняется в контейнере заметок. Они могут хранить текст, картинки, аудио, видеоклипы, почерк и вырезки на экране.

Как только вы нажмете на часть содержимого, будет отображен контур контейнера содержимого. Вы можете перетащить контур, чтобы изменить его размер, и навести указатель мыши на верхнюю панель, чтобы переместить его.

На изображении ниже вы можете видеть, что у меня есть два контейнера — один с ингредиентами и один с инструкциями по приготовлению.

При правильном использовании эти контейнеры являются прекрасным способом создания визуально приятных и понятных заметок.

Для форматирования заметок вы найдете все обычные параметры (шрифт, размер, цвет, жирный шрифт, маркеры и т. Д.) В Главная вкладка в верхней части окна OneNote.

Как оставаться организованным

Поскольку ваши ноутбуки начинают расти, важно убедиться, что ваш контент хорошо организован. Неспособность остаться на вершине этого быстро приведет к беспорядку, вы будете бороться, чтобы найти то, что вы хотите.

В моем примере я собираюсь пометить рецепты с некоторыми из основных ингредиентов. Это означает, что если у меня в холодильнике останется курица, я могу выполнить поиск по тегу «Цыпленок» и просмотреть все рецепты, в которые он входит.

Вы можете добавить тег через Главная Вкладка. OneNote поставляется с уже включенными тегами по умолчанию, но вы можете безопасно удалить их, если даже не думаете, что будете их использовать.

Чтобы создать свой собственный тег, нажмите Главная вкладку, затем разверните список тегов и выберите Настроить теги> Новый тег.

Вы можете применять теги только к отдельным строкам текста в контейнере заметок. Вы не можете добавлять теги ко всем разделам или страницам. Поэтому для большинства людей имеет смысл добавлять тег только к первой строке списка заметок.

Чтобы добавить тег, поместите курсор в начало соответствующего текста, затем перейдите к Главная> Метки и выберите тот, который вы хотите.

Или щелкните правой кнопкой мыши строку, где вы хотите разместить свой тег, в появившемся меню щелкните стрелку в правом верхнем углу, чтобы развернуть элемент тега в меню, и выберите свой тег.

Поиск по тегу

После того, как вы правильно пометили все свое содержимое, вам нужно знать, как использовать теги для поиска необходимой информации.

Идти к Главная> Найти теги чтобы увидеть список всех ваших тегов. Как вы можете видеть ниже, все заметки, помеченные как «Цыпленок», теперь отображаются в окне с правой стороны экрана. Нажмите на одно из названий, чтобы перейти к этой конкретной заметке.

Поиск по тэгам приводит к следующей важной функции — окну поиска.

Конечно, эта коробка действует именно так, как вы ожидаете; введите текст, нажмите Войти, и получите список результатов. Но его возможности выходят далеко за рамки такого простого использования.

Функция имеет регулируемую область действия. Это означает, что вы можете решить, выполнять поиск во всех записных книжках, записной книжке, в которой вы сейчас находитесь, или в разделе, в котором вы сейчас находитесь.

Вы также можете отсортировать результаты по дате изменения, заголовку или разделу. Интересно, что это единственный способ найти заметки по дате изменения: эта информация недоступна в других местах.

Если вы проводите много времени, выполняя похожие поиски, вы можете установить параметры поиска по умолчанию, нажав Установить эту область по умолчанию из выпадающего меню.

Функция поиска также позволяет искать аудио-заметки, как если бы они были обычным текстом. Эта опция отключена по умолчанию, поскольку она замедляет поиск.

Чтобы включить поиск аудио, вам нужно перейти к Файл> Параметры> Аудио видео. Под Аудио Поиск раздел, отметьте флажок рядом с Включить поиск аудио и видео записей по словам и нажмите Хорошо.

Отправить задачи в Outlook

Поскольку OneNote и Outlook являются продуктами Microsoft, они работают без сбоев. Это значительно облегчает управление разделением между входящей электронной почтой и контентом OneNote.

Чтобы создать задачу Outlook, выделите текст, который вы хотите добавить в Outlook. Затем нажмите Главная> Задачи Outlook и выберите подходящий период времени. Флаг будет показан рядом с вашей задачей в OneNote, и он будет добавлен в Outlook.

Это также работает в обратном порядке, но вам необходимо установить надстройки OneNote в Outlook. Райан написал фантастическую статью, объясняющую процесс

более подробно.

Управление собраниями Outlook

Если у вас на одном компьютере установлены Outlook 2016 и OneNote 2016, вы можете использовать OneNote для управления, записи и регистрации ваших собраний. Вы можете указать дату, место, повестку дня, тему и участников.

Чтобы добавить встречу, перейдите к Главная> Детали встречи. Вам будет представлен список всех сегодняшних встреч из календаря Outlook. Нажмите на Выберите встречу из другого дня изменить дату.

Расширенное использование

Теперь вы знаете об основных принципах OneNote и о том, как оставаться организованным во время использования приложения. Пришло время взглянуть на некоторые из самых крутых функций приложения.

Встраивание файлов

Вы можете встроить любой файл прямо в OneNote. Это очень удобно, если на вашем жестком диске беспорядок, но это также отличная функция производительности.

Где он действительно сияет, когда вы вставляете листы Microsoft Excel. Вы можете редактировать их непосредственно из OneNote, что очень удобно, если вы регулярно вносите изменения в бюджеты или другие формы.

Чтобы вставить файл, перейдите на страницу, где вы хотите встроить его, и нажмите Вставить Вкладка. выберите Файл вложения для вставки любого формата файла или выберите таблица внедрить файл Excel.

Аудио заметки

На вкладке «Вставка» вы также можете добавлять видео, аудио, скриншоты и таблицы в свои заметки. Аудио заметки являются одной из лучших частей OneNote.

Просто нажмите на Запись аудио значок и OneNote начнет слушать. Лента изменится, чтобы дать вам различные варианты звука. Ударь Стоп Нажмите кнопку, когда вы закончите, и аудио автоматически сохранится и встроится в заметку.

Создание связанных заметок

Если вы работаете над большим проектом со многими ноутбуками, есть большая вероятность, что вы захотите создать ссылки между своими заметками

, Они обеспечивают более быструю и простую навигацию.

Создать ссылки легко. Перейдите на страницу, где вы хотите создать ссылку, и поместите название страницы блокнота, на которую вы хотите сослаться, в двойную квадратную скобку.

Например, я мог бы захотеть создать связь между моими рецептами Chicken Korma и Chicken Madras. Я перехожу к моей записке Мадраса, введите [[Куриная корма]], и ссылка автоматически появится.

Рукописные заметки

OneNote поддерживает рукописные заметки. Они особенно полезны, если вы используете приложение на устройстве с сенсорным экраном или планшете, но они также будут работать с вашей мышью на обычном компьютере.

Нажми на Рисовать вкладка, чтобы увидеть доступные варианты рукописного ввода. Вы можете выбрать один из нескольких цветов и типов пера, а также найти другие инструменты рисования, такие как фигуры, графики и диаграммы.

После того как вы сделали свой рукописный шедевр, его легко преобразовать в текст. Нажми на Лассо перетащите выделенную область на почерк, который хотите преобразовать, затем нажмите Чернила в текст.

Математические уравнения

Помните, все ваши школьные учителя раньше говорили вам не полагаться на калькулятор, потому что вы не будете иметь его с собой все время в реальном мире? Они явно не ожидали появления смартфонов!

Но даже со смартфонами есть некоторые математические вычисления, которые слишком длинные, слишком сложные или слишком разочаровывающие, чтобы вывести их на крошечный экран.

К счастью, OneNote приходит на помощь

, Введите уравнение, которое вы хотите выработать, и приложение выполнит тяжелую работу. Убедитесь, что вы вводите суммы в виде одной непрерывной строки, иначе OneNote не распознает ее правильно.

Вот некоторые полезные математические коды, которые помогут вам выполнить ваши расчеты:

Если вы работаете над масштабным проектом

есть большая вероятность, что вы захотите поделиться записной книжкой с некоторыми из своих коллег.

Голова к Файл> Поделиться установить это. У вас есть два варианта, либо Поделиться с людьми (где вы специально приглашаете людей по электронной почте) или Получить ссылку для обмена (который дает вам ссылку, которую вы можете затем отправить любому, кого вы хотите).

Если вы делитесь по электронной почте, выберите, хотите ли вы, чтобы получатель мог просматривать или редактировать записную книжку, в раскрывающемся меню слева.

Если вы захватываете ссылку, обязательно нажмите кнопку рядом с соответствующей опцией.

Вы также можете изменить разрешения других пользователей на этой странице после их настройки. Для еще более радикального подхода удалите весь блокнот.

Если вы не хотите предоставлять людям постоянный доступ к вашей записной книжке, но все же хотите поделиться содержимым определенной страницы, вы можете отправить копию по электронной почте другим пользователям. Нажмите на Главная вкладка и выберите Эл. адрес.

Горячие клавиши

Есть множество полезных сочетаний клавиш

это может значительно ускорить ваш опыт OneNote. Это «необходимо знать» для любого опытного пользователя

Доступны сотни различных ярлыков — вы можете найти их все на страницах справки Microsoft.

Вот моя любимая десятка:

CTRL + F — Поиск по текущей странице
CTRL + E — Поиск по всем блокнотам
ALT + = — Введите математическое уравнение
CTRL + 1 — Добавьте первый тег из вашего списка тегов в текущую заметку
CTRL + N — Создать новую страницу в текущем разделе
ALT + Стрелка влево — Вернитесь на предыдущую страницу OneNote.
CTRL + K — Вставьте ссылку (либо на другую записную книжку, либо на веб-страницу)
CTRL + SHIFT + ALT + N — Создать новую подстраницу под выбранной в данный момент страницей.
ALT + стрелка вниз — Перейти к следующему контейнеру заметок на текущей странице
CTRL + ALT + P — Воспроизвести выбранную аудиозапись

Webclipper

OneNote может похвастаться веб-клиппером. Раньше он не был таким мощным, как предложение Evernote, но в 2015 году его пересмотрели, и теперь он намного удобнее в использовании. Он доступен для всех основных браузеров.

Клипер дает вам четыре варианта. Вы можете сохранить полную веб-страницу, регион веб-страницы (например, снимок экрана), только текст страницы или просто закладку.

Вы можете решить, в какую записную книжку сохранить эти вырезки, с помощью раскрывающегося меню.

Поиск проблемы

Давайте рассмотрим некоторые проблемы с общим достоянием, с которыми вы можете столкнуться.

Форматирование печати

Когда вы нажимаете кнопку «Печать» на ноутбуке, программное обеспечение не распознает, где падают разрывы страниц. Это связано с характером приложения типа «где угодно». Вы можете обнаружить, что отдельные строки текста будут разбиты на две страницы.

Как упоминалось ранее — OneNote не является текстовым процессором. Если вам крайне необходимо распечатать свои заметки, лучшим решением будет сначала вставить их в Microsoft Word или Блокнот и исправить форматирование по своему вкусу.

Идти к Файл> Печать> Предварительный просмотр чтобы проверить, как будут выглядеть ваши напечатанные заметки.

Форматирование текста

Опять же, поскольку OneNote не является текстовым процессором, он не использует принципы обработки текста. Вместо этого он использует принципы типографии. Это может сбить с толку нового пользователя.

Например, если вы попытаетесь удвоить межстрочный интервал в Расстояние между абзацами опций, введя «2», ничего не произойдет. Вам нужно ввести общее количество баллов для размера шрифта и межстрочного интервала, которого вы хотите достичь. Это называется ведущим в типографии.

Названия OneDrive для ноутбуков не обновляются

Вы можете изменить отображаемое имя ноутбука, щелкнув по нему правой кнопкой мыши и выбрав свойства. Однако выполнение этого не приведет к обновлению фактического имени файла в OneDrive.

Несоответствие имен файлов не влияет на работу OneNote. Но если вы негодная организация или у вас много ноутбуков, лучше убедиться, что имена файлов соответствуют ноутбуку.

Чтобы изменить их голову OneDrive> Документы и щелкните правой кнопкой мыши на блокноте, чтобы переименовать его. Вы можете дважды щелкнуть каждый блокнот и открыть его в веб-приложении, если вы не уверены, какой именно.

Восстановить удаленные заметки

Мы все это сделали — вы случайно нажали «Удалить» файл, но через неделю поняли, что это ужасная ошибка. К счастью, OneNote хранит некоторые резервные копии

, Пока вы понимаете свою ошибку достаточно быстро, ничто не должно быть потеряно навсегда.

Если ноутбук был сохранен на локальном диске, вы можете Файл> Информация> Открытые резервные копии и восстановить ваши потерянные файлы. Если записная книжка была сохранена в OneDrive, войдите в свою учетную запись OneDrive и перейдите к История> Корзина для ноутбука> Корзина для ноутбука. Резервные копии хранятся в течение 60 дней, если корзина не была опустошена в течение этого времени.

Что мы пропустили?

OneNote — это настолько обширное и многофункциональное приложение, что это руководство едва коснулось поверхности. Есть так много классных трюков и советов

что я мог бы написать целую книгу и до сих пор не пройти через все. Но я надеюсь, что я дал вам хорошее начало и познакомил вас с некоторыми возможностями программного обеспечения.

Как всегда, я хотел бы услышать ваши отзывы и мнения. Какие важные инструменты и приемы я пропустил? Есть ли важная особенность, которую я не включил?

Я также хотел бы помочь вам развить свои навыки OneNote. Есть ли что-то, с чем вы боретесь? Вас не смутили некоторые аспекты руководства?

Свяжитесь с вашими комментариями и вопросами ниже. Я сделаю все возможное, чтобы ответить.