Содержание
Инструменты, которые мы обычно используем для управления личными проектами, имеют существенный недостаток. Списки дел
и их вариации (например, доски Канбан
) хорошо отслеживать какие должно быть сделано и (возможно) кто должен сделать это. Но они не так хороши в планировании когда. Это область бизнес-ориентированных инструментов, таких как подход к управлению проектами Waterfall.
Одной из основных причин, по которой компании используют набор инструментов и процессов для управления своими проектами, является прибыльность. Как только руководство решит, что конкретный проект увеличит ценность для бизнеса, за каждый час, в течение которого проект не завершен, начисляется плата. Однако, как личности, очень легко позволить личным проектам скользить. Мы больны, или слишком устали, или работа слишком занята, или в Интернете слишком много видео о кошках. Частью дисциплины управления проектами является не только доведение проектов до завершения, но и их первоначальная настройка, чтобы они заканчивались в приемлемый временное ограничение.
В этой статье мы рассмотрим, как вы можете использовать бизнес-инструменты, чтобы не отставать и выполнять свои проекты.
Принципы управления проектом водопад
Есть несколько важных принципов управления проектами, которые вам необходимо изучить:
Структуры разбивки работ
Учитывая желаемую конечную цель, первым шагом в большинстве проектов является разбиение этой цели на достижимые задачи. Например, если вы хотите раскрутить блог WordPress, ваш высокий уровень может включать в себя написание некоторого контента, разработку логотипа и установку / развертывание WordPress на ваш сервер. Создание структура разбивки работ (WBS) включает в себя разделение и подразделение их, пока вы не останетесь с задачи это легко для кого-то посмотреть, понять и выполнить.
Фактическая СПП для этого простого проекта может выглядеть так:
- Создать контент
- Мозговой штурм некоторые пост идеи
- Написать контент для постов (отдельные задания для постов 1-6)
- Редактировать / проверить все сообщения
- творческий
- Визуальный дизайн (выбрать цветовую палитру и т. Д.)
- Связаться с логотипом художников
- Выберите дизайнера
- Черновик логотипа
- Установка и Развертывание
- Установить WordPress
- Установить / настроить тему и плагины
- Загрузить логотип
- Создать сообщения
- Изменить настройки DNS
Чем меньше задач, тем лучше. Например, элементы «написать контент для постов» могут быть дополнительно разделены по одному на пост. Уменьшение их не только позволяет увидеть прогресс быстрее. Это также обеспечивает гибкость в перетасовке их для достижения целевой даты. Вы также должны иметь представление о том, что должно быть завершено, прежде чем что-то еще может начаться
, известный как предшественники или же зависимости.
Например, ваш дизайнер не может создать черновик вашего логотипа до после Вы выбрали ее. Итак, схема вашего проекта теперь выглядит так:
- Создать контент
- Мозговой штурм некоторые пост идеи
- Напишите содержание для постов 1-3 (зависит от 1a)
- Редактировать / проверить все сообщения (зависит от 1b)
- творческий
- Визуальный дизайн
- Контакт с логотипом художника (зависит от 2а)
- Выберите дизайнера (зависит от 2b)
- Черновик логотипа (зависит от 2с)
- Установка и Развертывание
- Установить WordPress
- Установить / настроить тему и плагины (зависит от 3a)
- Создание сообщений (зависит от 1d и 2a)
- Загрузить логотип (зависит от 2e и 3b)
- Изменить настройки DNS (зависит от 1, 2, 3b, 3c и 3d)
Управление ресурсами
Теперь, когда вы знаете, что нужно сделать, вам нужно выяснить, кто и когда это сделает. Чтобы назначить кому-либо задачу, сначала нужно быть уверенным, что он вообще может это сделать (например, не назначайте 3.5 своему графическому дизайнеру). Но вы также должны знать, сколько они доступны в целом, а также когда. Это называется Управление ресурсами. Он начинается с понимания того, сколько часов в день кто-то доступен, а затем отслеживает эту доступность в зависимости от назначенной вами работы.
Например, у вас может быть дневная работа. В свои 9-5 вы доступны, вероятно, восемь часов в день. Но для ваших личных проектов вы можете заблокировать час или два
ночью, вечером. Это означает, что у вас есть еженедельно вместимость из: (2 * 5) = 10 часов в неделю (иди, возьми выходные … ты заслужил это). Это означает, что задание, которое человек, работающий полный рабочий день, может выполнить за один день, займет у вас четыре рабочих дня. Расчет вещей в зависимости от мощности покажет вам, как долго ваши проекты будут действительно брать.
Планирование и (оптимизированное) планирование
Мы называем это «Оптимизированным планированием», потому что на самом деле создание СПП также является планированием. Но то, что вы можете обнаружить, это то, что вы составите первоначальный план для «наилучшего сценария». В каждый момент времени будет выполняться одна и только одна задача (легко управляемая), и все они будут аккуратно падать одна за другой. Но это редко, как проекты работают на практике. На этом этапе вы будете корректировать структуру и назначения в проекте в зависимости от:
- Жесткие ограничения на конкретные задачи (то есть это не могу начать до определенной даты)
- Задачи, которые могут выполняться параллельно (один человек выполняет A, другой выполняет B)
- Задачи, над которыми могут работать два человека одновременно (два человека оба работают над A)
Вероятно, вы обнаружите, что некоторые части проекта растут по продолжительности, и вы будете искать способы сократить другие. Теперь, когда у вас есть представление о том, что вы должны включить в план своего проекта, давайте посмотрим, как это сделать на самом деле.
Управление личными проектами водопада с ProjectLibre
Прежде чем пошагово, коротко поговорим о защите инструментов управления проектами. Я слышал что-то подобное много раз, когда предлагал или поручал кому-то изучить одно из этих приложений:
- «Мне просто нужен список.»
- «Диаграммы Ганта занимают слишком много времени».
- «MS Project? Я выхожу!»
Существует причина, по которой диаграммы Ганта (которые существуют уже более столетия) все еще используются сегодня — и почему они так популярны в управлении проектами Waterfall. Они являются лучшим единым представлением для визуализации вашей временной шкалы, ее статуса и индивидуальных назначений задач, особенно если вы используете управление проектами Waterfall.
Календари не дают вам одноразового просмотра вашего проекта. Линейные списки дел редко учитывают зависимости, и никакой другой инструмент не помогает автоматически обновлять даты начала и окончания, как приложения на основе Ганта.
Что многие люди ошибаются в этих приложениях, так это то, как они их используют. Но мы покажем вам, как делать вещи простым способом. Мы будем использовать ProjectLibre для нашего примера проекта модели Waterfall, хотя шаги должны работать почти одинаково во всем, что обеспечивает интерактивную диаграмму Ганта
(рабочий стол, мобильный, веб, даже файлы Excel).
Установить ProjectLibre так же просто, как загрузить последнюю версию (1.7 на момент написания) и запустить установщик EXE (Windows), перетащить DMG в папку «Программы» (Mac) или установить пакет RPM или DEB с помощью предпочтительного метода ( Linux).
После установки запустите ProjectLibre и выберите Создать проект вариант. Это даст вам диалог для ввода некоторой предварительной информации, такой как имя и дата начала.
Шаг 1: Создайте свой WBS
Первый шаг — создать свою WBS. Начните записывать все известные вам задачи в любом месте: электронное письмо, текстовый файл, документ Word Processor, OneNote. Все, с чем вам удобно во время мозгового штурма — это хорошо. Теперь откройте ProjectLibre для Ганта просмотрите и вставьте текст в ячейки слева, похожие на электронную таблицу.
Первой ошибкой многих людей является использование этих приложений по принципу «укажи и нажми». Не. Обращайтесь с левой стороной экрана точно так же, как с электронными таблицами, и используйте сочетания клавиш
: кнопки со стрелками двигаться, F2 редактировать и Войти совершать.
Единственное, что вам нужно знать, это нажатия клавиш для отступа (Ctrl +. (Период) для ProjectLibre, хотя это табуляция в MS Project) и outdent (Ctrl +, (запятая) в ProjectLibre, Shift + Tab в проекте) задачи. Эта часть работает как набросок в Word. Это позволяет вам быстро создавать различные фазы и задачи (которые являются записями нижнего уровня) в вашем плане.
Затем вставьте в Предшественники (т.е. A должен закончить, прежде чем B сможет начать). Здесь снова используйте клавиши со стрелками а также Ввод / Tab для быстрого входа. Наконец, добавьте Работа, или количество времени, которое, как вы думаете, займет каждый предмет.
Вы заметите две вещи, когда начнете регулировать WBS. Во-первых, строки, которые становятся «родительскими» элементами, преобразуются в фазы, что означает, что они заканчиваются, когда все их дочерние задачи завершены. Во-вторых, добавляя предшественников, вы заметите, что даты начала и окончания автоматически корректируются. Хотя это может показаться большим делом, посмотрите на пример того, насколько быстро и легко это может быть. (Время создания этого плана составило чуть более трех минут. Единственная часть, не показанная ниже, — это ввод предыдущих задач.)
Шаг 2. Регистрация ресурсов и назначение задач
Хотя вы ввели «Работа» для каждой задачи, вы заметите их Длительности все показывают что-то вроде «.25 дней?», включая знак вопроса.
Это потому, что приложение предполагает, что каждый будет выполнен в течение восьмичасового дня. Но на это могут влиять и другие факторы, в том числе ресурсные возможности. Ваша способность.
Для этого проекта я предполагаю, что буду доступен несколько часов в день. Исходя из восьмичасового рабочего дня, это соответствует 25-процентной емкости (если бы я был доступен полный рабочий день, это было бы 100 процентов). Когда я введу свое имя в качестве ресурса для каждой задачи, я добавлю после него «[25%]», что является обозначением ProjectLibre для емкости. Посмотрите в коротком скриншоте ниже, что происходит с колонкой «Продолжительность», когда я назначаю эти задачи себе. Учитывая мои возможности, ProjectLibre увеличил продолжительность каждой задачи в четыре раза.
Теперь я вижу, что, хотя проект длится чуть более 80 часов, на самом деле это займет около пяти недель.
Это одно из преимуществ методологии «Водопад»: она показывает вам более реалистичные сроки.
Но не волнуйтесь! Есть несколько настроек, которые мы можем сделать, чтобы набрать эту дату назад.
Шаг 3. Настройте временную шкалу для реалистичного представления.
Как только все ваши ресурсы введены, у вас есть шанс сделать шаг назад и изучить свой план. Например, вы можете видеть, что Визуальный дизайн а также Черновик логотипа задачи не назначены мне. Это потому, что я ужасный художник, и если бы я попытался сделать это сам, это не сработало бы. Но это также означает, что в то время как некоторые талантливый художник будет работать над этими задачами, я могу работать над чем-то еще тем временем.
Мы установили первоначальную версию нашего плана строго линейно: каждая задача начиналась раньше, чем предыдущая, а также поэтапно. Но давайте настроим предшественников так, чтобы фазы не зависели, и удалим те из них, которые я не буду выполнять. Обратите внимание, как он перемещает части временной шкалы.
Теперь мы сократили проект примерно на неделю. Учитывая, что я делаю основную часть работы, это не так уж и плохо. Возможно, мы могли бы добиться большего, переместив сначала раздел «Креатив» и работая над контентом, пока этот логотип находится в производстве.
Используйте методологию водопада для реалистичного планирования
С вашими собственными проектами просто вытащить календарь
, выберите пару свиданий и продолжайте свой веселый путь.
Использование легких инструментов, таких как OneNote (как использовать OneNote для управления проектами
) или Trello (как использовать Trello для управления проектами)
) немного приблизит вас к цели, поскольку они, по крайней мере, учитывают, кто что делает.
Но прохождение этого упражнения в чем-то вроде ProjectLibre заставляет вас задуматься о том, сколько времени вы фактически должны посвятить этому, какие существуют узкие места и местах, где вам может понадобиться помощь. Это также помогает разбить ваши проекты на управляемые части, чтобы убедиться, что вы делаете успехи. Хотя вы можете подумать, что такой инструмент, как ProjectLibre, был излишним, надеюсь, мы показали, насколько простым он может быть.
Ты обычно просто делаешь это, когда дело касается твоих любимых проектов? Или вы используете такую систему, как управление проектами Waterfall? Дайте нам знать, как вы «управляете собственным проектом» ниже в комментариях!
