Содержание
Вести бизнес достаточно сложно. Чем больше вы можете автоматизировать и не должны запоминать, тем больше вы можете сосредоточиться на более важных вещах.
Есть много областей вашего бизнеса, которые вы можете автоматизировать, чтобы сэкономить время. Регистрируйте каждое уведомление о платеже PayPal как доход для своих налоговых записей. Используйте технологию GPS, чтобы записать пробег. Или получите напоминания о том, что ваши бизнес-домены автоматически добавляются в ваш ежедневный список дел.
Если вам интересно, как вы можете настроить любую из этих вещей, чтобы лучше автоматизировать свой бизнес, продолжайте читать.
Автоматически регистрировать доход
Большинство малых предприятий принимают платежи от служб обработки платежей, которые отправляют уведомления по электронной почте. PayPal является одним из примеров этого.
Уведомления — отличный способ вызвать другие средства автоматизации.
В этом случае вы можете использовать уникальную строку темы, которую эта служба всегда прикрепляет к своим электронным письмам, чтобы инициировать добавление новой записи в вашу таблицу доходов.
Настройка IFTTT Автоматизация
Во-первых, если у вас его еще нет, создайте учетную запись IFTTT.
,
Затем нажмите на Мои апплеты из меню и нажмите на Новый апплет ссылка справа. Нажмите это.
Ищи Gmail и нажмите ссылку Gmail. Вы можете использовать любую другую почтовую службу, если захотите, если она интегрирована с IFTTT.
В следующем окне выберите Новое электронное письмо во входящей почте от поиска.
На следующем экране сделайте поисковый запрос тема: у тебя есть деньги (используйте любой текст, используемый вашей платежной службой в строке темы электронного письма с уведомлением).
«Subject:» указывает IFTTT сканировать входящие электронные письма на наличие указанного текста в поле темы.
Нажмите на Создать триггер.
Затем вам нужно создать действие, которое загружает новую строку в вашу таблицу регистрации доходов.
Прежде чем сделать это, зайдите в Google Drive и создайте новый каталог с именем IFTTT, и внутри него создать еще один каталог с именем Бизнес.
В подпапке Business создайте электронную таблицу с именем Доходы и расходы. Назовите первую вкладку в электронной таблице доход.
Вернувшись в IFTTT, нажмите на Тот. Ищи простыни и нажмите на Google Sheets.
В следующем окне нажмите на Добавить строку в таблицу.
Это будет вызывать новую строку в вашей электронной таблице доходов каждый раз, когда приходит новое электронное письмо, соответствующее фильтру строки темы.
Заполните следующую форму, используя детали, показанные ниже.
Важное поле здесь форматированная строка. Текст в этом поле должен быть «{{BodyPlain}} ||| ||| ||| {{ReceivedAt}}»
Это оставляет два поля пустыми. Это позволит вам отделить тело письма от имени отправителя и суммы в долларах (см. Google Script ниже).
Нажмите на Создать действие закончить этот шаг.
Добавить Google Script
Теперь пришло время настроить вашу таблицу. Откройте Google Sheet, который вы только что создали.
Когда вы получите электронное письмо, новая строка будет выглядеть следующим образом.
Как видите, тело письма загружается в A1, два столбца пропускаются, а дата платежа указывается в D1.
Очистите лист, скрыв столбец A. Нажмите стрелку вниз справа от столбца A и выберите Скрыть столбец.
Далее вам нужно написать скрипт Google
это будет запускаться каждый раз, когда на лист добавляется новая строка.
Этот скрипт вставит необходимые расчеты, чтобы заполнить поля B2 и C2 именем и суммой в долларах из тела письма.
Войдите в редактор скриптов, нажав на инструменты в меню и нажмите на Редактор скриптов.
В редакторе сценариев вставьте следующий код под закрывающей скобкой для myFunction ().
function FindLastRow(){
var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
var data = sheet.getDataRange().getValues();
for(var i = data.length-1 ; i >=0 ; i--){
if (data[i][0] != null && data[i][0] != ''){
return i+1 ;
}
}
}Этот код просматривает лист для последней строки.
Теперь внутри myFunction () вставьте следующий скрипт.
function myFunction() {
var intLastRow = FindLastRow()
SpreadsheetApp.getActiveSheet().getRange('B'+intLastRow).setValue('=left(A'+intLastRow+',find("$",A'+intLastRow+')-11)');
SpreadsheetApp.getActiveSheet().getRange('C'+intLastRow).setValue('=mid(A'+intLastRow+',find("$",A'+intLastRow+')-1,(Find("D",A'+intLastRow+')-Find("$",A'+intLastRow+'))+2)');
Это выглядит сложно, но это не так.
Первая команда «setValue» на самом деле просто заполняет столбец B этой функцией:
«
,
Одна вещь, которую вы можете сделать, — это настроить автоматизацию, которая автоматически вставит новую задачу в ваше приложение To-Do в день получения напоминания.
Вернитесь в IFTTT и настройте автоматизацию для получения этих уведомлений.
В этом примере мы будем использовать уведомления GoDaddy, которые сопровождаются строкой темы: «Ваше уведомление о возобновлении Godaddy».
- В ИФТТТ создать Новый апплет.
- Нажмите на этот.
- Ищи Gmail и выберите его.
- Выбрать Новое электронное письмо во входящей почте от поиска.
- в Ищи тип поля предмет: Ваше уведомление о продлении Godaddy и нажмите Создать триггер.
- Нажмите на тот.
- Найдите приложение и выберите его (IFTTT поддерживает ToDoist, RememberTheMilk и другие)
- Выбрать Создать новое задание.
- Заполните поле Имя задачи {{Subject}} в.
Большинство приложений для работы достаточно умны, чтобы включить дату выполнения, если вы упомянули дату и время в названии задачи.
В этом случае нажмите на Добавить ингредиент, и выбрать Получено в.
Это поставит вашу задачу на дату, когда вы получили письмо.
В следующий раз, когда вы войдете в свое приложение, вы увидите задачу, которая должна быть выполнена или просрочена, и вы можете назначить ее на время, когда работа с доменом наиболее удобна.
Это особенно полезно, если у вас много доменов для управления. Вы никогда не забудете устаревший домен снова.
Экономьте время с помощью автоматизации бизнеса
Есть много вещей, которые нужно помнить, когда вы работаете в малом бизнесе. Надеемся, что вышеуказанная автоматизация поможет немного снизить нагрузку.
И помните: если вы фрилансер, существует множество других инструментов, которые помогут вам управлять своим бизнесом. Если бухгалтерский учет не является вашей сильной стороной, вы захотите просмотреть наш список лучших бухгалтерских программ, доступных для фрилансеров
,
Кредит изображения: Rawpixel / Depositphotos
