Учебник для начинающих по написанию макросов VBA в Excel (и почему вы должны учиться)

Макросы Excel могут сэкономить массу времени за счет автоматизации часто используемых процессов Excel

, Но макросы на самом деле довольно ограничены. С инструментом записи легко ошибиться, а процесс записи неудобен.

Использование VBA для создания макросов дает вам гораздо больше возможностей. Вы можете точно сказать Excel, что делать и как это сделать. Вы также получите доступ к гораздо большему количеству функций и возможностей. Если вы используете Excel регулярно, стоит научиться создавать макросы VBA.

Начнем с основ.

Что такое VBA?

VBA — это Visual Basic для приложений, язык программирования, который вы можете использовать во многих приложениях Microsoft. Visual Basic — это язык программирования, а VBA — его версия для конкретного приложения. (Microsoft прекратила выпуск Visual Basic еще в 2008 году, но VBA продолжает развиваться).

К счастью для непрограммистов, VBA очень прост, и интерфейс, который вы используете для редактирования, предлагает большую помощь. Многие из команд, которые вы будете использовать, предлагают всплывающие подсказки и автоматические дополнения, помогая вам быстро запустить ваш скрипт.

Тем не менее, VBA требует времени, чтобы привыкнуть.

Преимущества макросов VBA в Excel

Если VBA сложнее, чем запись макроса, зачем вам его использовать? Короткий ответ: вы получаете гораздо больше возможностей от макросов VBA.

Вместо того, чтобы щелкать по электронной таблице и записывать эти клики, вы можете получить доступ ко всему спектру функций и возможностей Excel. Вам просто нужно знать, как их использовать.

И как только вы освоитесь с VBA, вы сможете делать все, что можете, в обычном макросе за гораздо меньшее время. Результаты также будут более предсказуемыми, поскольку вы точно указываете Excel, что делать. Там нет никакой двусмысленности вообще.

Создав макрос VBA, вы можете легко сохранить его и поделиться им, чтобы каждый мог воспользоваться им. Это особенно полезно, когда вы работаете со многими людьми, которым нужно делать то же самое в Excel.

Давайте посмотрим на простой макрос VBA, чтобы увидеть, как он работает.

Пример макроса VBA в Excel

Давайте посмотрим на простой макрос. Наша электронная таблица содержит имена сотрудников, номер магазина, в котором работают сотрудники, и их квартальные продажи.

Этот макрос добавит квартальные продажи из каждого магазина и запишет эти итоги в ячейки электронной таблицы (если вы не уверены, как получить доступ к диалоговому окну VBA, ознакомьтесь с кратким описанием VBA здесь):

Sub StoreSales()
Dim Sum1 As Currency
Dim Sum2 As Currency
Dim Sum3 As Currency
Dim Sum4 As Currency
For Each Cell In Range("C2:C51")
Cell.Activate
If IsEmpty(Cell) Then Exit For
If ActiveCell.Offset(0, -1) = 1 Then
Sum1 = Sum1 + Cell.Value
ElseIf ActiveCell.Offset(0, -1) = 2 Then
Sum2 = Sum2 + Cell.Value
ElseIf ActiveCell.Offset(0, -1) = 3 Then
Sum3 = Sum3 + Cell.Value
ElseIf ActiveCell.Offset(0, -1) = 4 Then
Sum4 = Sum4 + Cell.Value
End If
Next Cell
Range("F2").Value = Sum1
Range("F3").Value = Sum2
Range("F4").Value = Sum3
Range("F5").Value = Sum4
End Sub

Это может показаться длинным и сложным, но мы разберем его, чтобы вы могли увидеть отдельные элементы и немного узнать об основах VBA.

Объявление Sub

В начале модуля у нас есть «Sub StoreSales ()». Это определяет новую подпрограмму под названием StoreSales.

Вы также можете определять функции — разница в том, что функции могут возвращать значения, а подпрограммы не могут (если вы знакомы с другими языками программирования, подпрограммы эквивалентны методам). В этом случае нам не нужно возвращать значение, поэтому мы используем подпрограмму.

В конце модуля у нас есть «End Sub», который сообщает Excel, что мы закончили с этим макросом VBA.

Объявление переменных

Все первые строки кода в нашем скрипте начинаются с «Dim». Dim — команда VBA для объявления переменной.

Таким образом, «Dim Sum1» создает новую переменную под названием «Sum1». Однако нам нужно сообщить Excel, что это за переменная. Нам нужно выбрать тип данных. В VBA существует много разных типов данных, полный список которых можно найти в справочных документах Microsoft.

Поскольку наш макрос VBA будет работать с валютами, мы используем тип данных Currency.

Оператор «Dim Sum1 As Currency» указывает Excel создать новую переменную Currency с именем Sum1. Каждая переменная, которую вы объявляете, должна иметь оператор «As», чтобы сообщить Excel ее тип.

Начиная для цикла

Циклы являются одними из самых мощных вещей, которые вы можете создать на любом языке программирования. Если вы не знакомы с циклами, посмотрите это объяснение циклов Do-While.

, В этом примере мы используем цикл For, который также рассматривается в статье.

Вот как выглядит цикл:

For Each Cell in Range("C2:C51")
[a bunch of stuff]
Next Cell

Это говорит Excel, чтобы перебирать ячейки в указанном диапазоне. Мы использовали объект Range

, который является конкретным типом объекта в VBA. Когда мы используем его таким образом — Range («C2: C51») — это говорит Excel, что мы заинтересованы в этих 50 ячейках.

«Для каждого» говорит Excel, что мы собираемся что-то сделать с каждой ячейкой в ​​диапазоне. «Следующая ячейка» идет после всего, что мы хотим сделать, и говорит Excel начать цикл с начала (начиная со следующей ячейки).

У нас также есть следующее утверждение: «Если IsEmpty (Cell), то Exit For».

Можете ли вы угадать, что он делает?

Замечания: Строго говоря, использование цикла While могло бы быть лучшим выбором

, Однако ради обучения я решил использовать цикл For с выходом.

If-Then-Else Заявления

Ядро этого конкретного макроса находится в операторах If-Then-Else. Вот наша последовательность условных выражений:

If ActiveCell.Offset(0, -1) = 1 Then
Sum1 = Sum1 + Cell.Value
ElseIf ActiveCell.Offset(0, -1) = 2 Then
Sum2 = Sum2 + Cell.Value
ElseIf ActiveCell.Offset(0, -1) = 3 Then
Sum3 = Sum3 + Cell.Value
ElseIf ActiveCell.Offset(0, -1) = 4 Then
Sum4 = Sum4 + Cell.Value
End If

По большей части, вы можете догадаться, что делают эти заявления. Возможно, вы не знакомы с ActiveCell.Offset. «ActiveCell.Offset (0, -1)» указывает Excel взглянуть на ячейку, которая находится в одном столбце слева от активной ячейки.

В нашем случае это говорит Excel о необходимости обратиться к колонке с номером магазина. Если Excel находит 1 в этом столбце, он берет содержимое активной ячейки и добавляет его в Sum1. Если он находит 2, он добавляет содержимое активной ячейки в Sum2. И так далее.

Excel проходит все эти утверждения по порядку. Если условное утверждение

удовлетворен, он завершает утверждение Тогда. Если нет, он переходит к следующему ElseIf. Если он дойдет до конца и ни одно из условий не будет выполнено, он не предпримет никаких действий.

Комбинация цикла и условных выражений — это то, что движет этим макросом. Цикл предписывает Excel пройти через каждую ячейку в выделении, а условные выражения сообщают ему, что делать с этой ячейкой.

Запись значений ячеек

Наконец, мы можем записать результаты наших расчетов в ячейки. Вот строки, которые мы используем для этого:

Range("F2").Value = Sum1
Range("F3").Value = Sum2
Range("F4").Value = Sum3
Range("F5").Value = Sum4

Используя «.Value» и знак равенства, мы устанавливаем в каждой из этих ячеек значение одной из наших переменных.

И это все! Мы сообщаем Excel, что закончили написание этого Sub с «End Sub», и макрос VBA завершен.

Когда мы запускаем макрос с макрос кнопка в разработчик На вкладке мы получаем наши суммы:

Собираем строительные блоки VBA в Excel

Когда вы впервые посмотрите на макрос VBA выше, он выглядит довольно сложным. Но после разбиения его на составные части логика становится ясной. Как и любой язык сценариев, требуется время, чтобы привыкнуть к синтаксису VBA.

Но с практикой вы создадите свой словарный запас VBA и сможете писать макросы быстрее, точнее и с гораздо большей мощностью, чем вы могли бы когда-либо записывать.

Когда вы застряли, запуск поиска Google — это быстрый способ получить ответы на ваши вопросы VBA. А справочник Microsoft по VBA для Excel может быть полезен, если вы хотите найти технический ответ.

Когда вы освоитесь с основами, вы можете начать использовать VBA для таких вещей, как отправка электронных писем из Excel, экспорт задач Outlook.

и отображение информации о вашем ПК

,