4 совета по защите PDF документов

В мире электронных документов и безбумажных офисов PDF (Portable Document Format) стал важным форматом документов. PDF-файл доступен для чтения в нескольких операционных системах, в самых разных программах и может сохранять форматирование документа независимо от устройства, операционной системы или программы, в которой он просматривается.

Пользователи также могут легко организовать PDF-файлы

Закладка страницы для чтения позже

или даже конвертировать PDF в формат электронных книг. Но не только эти замечательные функции делают его таким популярным форматом делового мира: есть также тема безопасности PDF.

Когда вы создаете PDF-файлы для деловых целей, у вас может возникнуть ряд проблем с безопасностью, начиная от того, кто может просматривать его, и до того, как его можно использовать повторно. Поэтому очень важно хорошо понимать ваши настройки безопасности PDF и знать, какие функции защиты обычно доступны. Вот некоторые из лучших советов по безопасности PDF.

1. PDF-документы могут быть защищены с помощью открытых ключей или паролей

Вся безопасность PDF основана на шифровании, но способ получения доступа к файлу может варьироваться в зависимости от ваших требований безопасности. Многие деловые документы используют пароль для разблокировки файла, поскольку это простой способ предоставить доступ. Клиентам могут сообщать по телефону пароли для доступа к файлам, которые вы отправили в электронном виде, что лишает перехватчик доступа. Однако также возможно заранее определить, кто имеет доступ к файлу в соответствии с открытыми ключами, что делает невозможным получение доступа к документу, если вы не являетесь предполагаемым получателем файла.

Обратите внимание, что зашифрованная защита файлов PDF не помешает кому-либо удалить файл. Вам необходимо убедиться, что права доступа к файлу на вашем компьютере достаточны для обеспечения безопасности документа.

2. Некоторые документы могут быть напечатаны, даже если они защищены паролем

Если вы решили защитить свои PDF-документы паролем, вы можете быть удивлены или взволнованы, узнав, что можно разрешить доступ к файлу только для печати, даже без пароля. Это то, на что следует обратить внимание при обеспечении полной защиты ваших документов, и на то, что стоит попробовать, если вы заблокировали важный документ. Это может быть очень важно помнить в будущем!

3. PDF Безопасность может быть использована для предотвращения копирования

У вас могут быть документы в формате PDF, которые вы хотели бы сделать общедоступными, но которые вы предпочитаете, было нелегко скопировать (по любой причине). Например, безопасность PDF может использоваться для обеспечения того, чтобы люди не могли копировать и вставлять ваш текст, не могли печатать файл в высоком качестве или сохранять как документ другого типа. Это DRM (управление цифровыми правами) может быть очень полезно при отправке файлов клиентам для предварительного просмотра, прежде чем они заплатят за работу. Незашифрованные файлы PDF позволяют пользователям вырезать и вставлять текст, а также извлекать изображения из документа PDF.

, Даже действительно легко конвертировать PDF-файлы в документы Word

,

4. Некоторые средства защиты от шифрования и PDF могут быть нарушены или обойдены

Несмотря на все это шифрование, определенный копировщик PDF будет перепечатывать текст или делать снимок экрана вашего документа. Есть также много услуг, доступных онлайн, чтобы удалить шифрование PDF. С различными уровнями шифрования и множеством мощных компьютеров, которые нарушают шифрование, вы никогда не будете в полной безопасности, но это удержит большинство людей.

Обратите внимание, что существует несколько способов шифрования PDF-файлов, так как многие программы могут создавать и получать доступ к PDF-файлам.

, Как правило, смотрите «разрешения», «защита», «безопасность» и «шифрование», чтобы получить доступ к элементам управления безопасностью вашего PDF.

Каковы ваши лучшие советы по защите PDF-файлов? Дайте нам знать об этом в комментариях!