Как организовать свой Google Drive как профессионал

Google Drive может быть фантастическим инструментом для повышения производительности и совместной работы. Однако, как только вы начнете много его использовать, может быть сложно все организовать. К счастью, Google предвидел эту проблему и позволил легко найти то, что вы ищете, и убедиться, что вы не потеряете его снова.

Разблокируйте шпаргалку «Основные сочетания клавиш Google Drive» прямо сейчас!

Это подпишет вас на нашу рассылку

Введите адрес электронной почты
отпереть
Прочитайте нашу политику конфиденциальности

1. Основные настройки Google Диска и добавление файлов

Как и в случае с обычными исследователями файлов, Google Drive позволяет вам организовывать файлы в папки, что удобно, если вы работаете над несколькими различными проектами. Что делает его немного сложнее, так это то, что ваши файлы могут происходить из трех разных источников, перечисленных на боковой панели под drive.google.com: Мой Драйв, Поделился со мной, а также Google Фото.

Если вы ищете файл, он может оказаться в любой из этих категорий, что затруднит поиск вашего файла. Чтобы сделать это проще, вы можете добавить любой файл или папку на свой собственный диск. Если щелкнуть файл и перетащить его на диск, он удалит его из его текущего местоположения и переместит на диск.

Чтобы не запутать других людей, заставив их файлы и папки исчезнуть, используйте Добавить в мой диск опция из контекстного меню. Добавление файла на ваш диск, по сути, добавляет ярлык к файлу или папке на верхний уровень вашего диска. Таким образом, вы можете найти его быстрее, но вам не нужно перемещать его из первоначального местоположения,

2. Сортировать по разным факторам

Это действительно простой, но объяснение объясняется тем, что не сразу понятно, где найти эту опцию. Варианты сортировки Кнопка находится на правой стороне панели инструментов, и показывает буквы A и Z между двумя стрелками. Нажмите на этот значок, и вам будет предоставлена ​​возможность сортировки по имени, дате последнего изменения, дате последнего изменения мной и дате последнего открытия мной.

Это кажется чрезвычайно простым, но это может быть чрезвычайно полезно!

3. Выберите файлы быстрее

Еще один очень простой совет, но знаете ли вы, что вы можете SHIFT + клик или же нажать и перетащить выбрать несколько файлов на Google Диске?

Некоторые онлайн-сервисы не поддерживают эту функцию, но Google Drive поддерживает ее, и она позволяет выбирать файлы и выполнять пакетные операции с ними гораздо быстрее, чем если бы вы пытались вносить изменения в каждый из них в отдельности.

4. Используйте расширенные инструменты поиска

Поиск файла с помощью панели поиска в верхней части экрана, безусловно, является лучшим способом найти то, что вы потеряли, а использование передовых инструментов, которые находятся всего в нескольких щелчках мыши, сделает его еще более эффективным.

Когда вы нажмете на панель поиска, вы увидите, что вы можете нажать на любой тип файла, чтобы ограничить поиск этим типом файла. Когда вы щелкнете по нему, в строке поиска появится «type: [filetype]», и вы увидите список всех тех типов файлов, которые есть на вашем диске. Прокрутка этого списка — хорошее место, чтобы начать поиск.

Вы также можете ввести «[тип вашего поискового запроса]: [тип файла]», чтобы найти документ, электронную таблицу, PDF, презентацию или другой тип файла, чтобы ускорить поиск.

Помимо поиска по типу файла, вы можете нажать Дополнительные инструменты поиска в нижней части меню выбора типа файла, чтобы получить доступ к более расширенным параметрам поиска, таким как дата изменения, слова, содержащиеся в файле, владелец и доступ к которым.

Эти параметры будут очень полезны для людей, которые хранят тонну файлов на Google Диске, особенно если вы храните много разных типов файлов (студенты, которые используют Google Drive

может найти эти инструменты полезными).

5. Используйте цвета и звезды для создания категорий

Вы можете создавать сложные иерархии папок, но иногда проще иметь более визуальную систему. Щелкнув правой кнопкой мыши по папке, вы можете выбрать Сменить цвет и выберите новый цвет для папки.

Вместо стандартного (и довольно скучного) серого у вас теперь будет ярко окрашенная папка, которую вы сможете найти среди множества других папок на вашем диске.

Вы также можете пометить элементы, выбрав Добавить звезду в контекстном меню, и каждый файл и папка, которые вы пометили, будут отображаться при нажатии Помеченные в левом меню.

Это похоже на использование звезд в Gmail, если вы знакомы с этой практикой.

6. Предварительный просмотр документов для их быстрого сканирования

Если вы не уверены, как называется ваш документ, или вам просто нужно быстрое напоминание о том, что находится в файле, вы можете воспользоваться кнопкой предварительного просмотра — она ​​находится в верхней части меню и выглядит как глаз.

Нажмите на файл, нажмите кнопку предварительного просмотра, и вы быстро увидите, что находится в файле, и напомните, что в нем есть. Это не молниеносно, но это может быть быстрее, чем фактическое открытие файла в новой вкладке, чтобы увидеть, если это тот, который вы ищете.

Если вам нужен только очень маленький взгляд на ваш документ, вы можете использовать сетку, чтобы увидеть эскизы каждого документа на вашем диске ( Вид сетки Кнопка находится рядом с Варианты сортировки кнопка на панели инструментов).

Возможно, он не так полезен, как представление списка, но зная, что оно там, может сэкономить вам время, если вы столкнетесь с ситуацией, когда это может помочь.

7. Проверьте редакцию и отредактируйте истории с моего диска

Быстрый щелчок правой кнопкой мыши показывает, кто внес изменения и когда они были внесены в любой документ, даже если это не Документ Google. (На этом изображении я использую это в PDF-файле. Знаете ли вы, что Google Диск также отлично подходит для работы с PDF-файлами?

?)

Чтобы увидеть эту информацию, просто щелкните правой кнопкой мыши и выберите Управление ревизиями …

Чтобы просмотреть историю изменений для Документа Google, щелкните правой кнопкой мыши и выберите Посмотреть детали. Это откроет панель сведений в правой части экрана:

Теперь вы можете выбрать другие файлы, чтобы увидеть их ревизию и отредактировать историю, или нажать подробности чтобы увидеть такие вещи, как даты создания и изменения, размер, местоположение, владелец и кто имеет доступ к файлу.

8. Добавить элементы в несколько папок

В Google Диске была функция тегов, которая позволяла вам находить связанные файлы, даже если они не были сохранены вместе. Эта функциональность была удалена. Однако его можно заменить приложением Google Drive, которое позволит вам добавить один файл в несколько папок.

Чтобы подключить это приложение, нажмите на любой файл, наведите курсор мыши на Открыть с, и выберите + Подключите больше приложений. Используйте панель поиска, чтобы найти Multifolder и добавить его на свой диск Google. Теперь просто щелкните правой кнопкой мыши файл или папку, нажмите Открыть с помощью> Мультифольдер, и вы сможете добавить его в несколько папок.

9. Используйте приложения, чтобы помочь вам организовать

В дополнение к Multifolder, ряд других замечательных дополнений Google Drive

и приложения могут помочь вам оставаться организованным — выбор того, что использовать, зависит только от того, что вы пытаетесь сделать. Например, FileThis это очень полезное приложение, которое автоматически вытягивает банковские выписки, счета и коммунальные платежи в папку на вашем Google Диске.

Бесплатная учетная запись от FileThis.com позволяет подключать до шести учетных записей и обновлять их раз в неделю.

Другое потенциально полезное приложение называется Скрытая папка, и это позволяет вам запретить другим приложениям видеть определенные файлы на вашем диске. Google Drive довольно безопасен

, но это приложение добавляет еще один уровень безопасности на случай, если вы потеряете свое мобильное устройство.

Есть все виды полезных приложений Google Drive

там — вы просто должны их найти. Удар + Подключите больше приложений и сделать некоторые исследования, чтобы увидеть, какие из них могут помочь вам!

Ваши любимые советы по Google Drive

Эти советы помогут вам получить контроль над Google Диском

и сделать его намного проще для навигации.

Из всех замечательных стратегий организации Google Drive, какие из ваших любимых? Как убедиться, что вы можете найти нужные файлы на Google Диске? Используете ли вы другие приложения или просто надежную организационную систему?

Поделитесь своими лучшими советами в комментариях ниже!