Содержание
Как правило, программные приложения существуют для обеспечения удобства и оптимизации работы. Обычно они предлагают множество эффективных инструментов, которые помогут вам повысить производительность.
Но что, если я скажу вам, что независимо от того, какое приложение вы используете, скорее всего, вы не используете его в полной мере?
Чтобы извлечь больше пользы из ваших повседневных инструментов, научитесь разблокировать силу шаблонов.
Почему шаблоны?
Возьмите текстовые процессоры, например. Каждый раз, когда вы создаете новый документ, вы начинаете с нуля. Это идеально и необходимо, если вы создаете что-то новое, инновационное или свежее. Но если вы создаете документ, который имеет универсальный дизайн, вы просто теряете время.
Независимо от того, какое приложение вы используете, и независимо от того, какой тип проекта вы запускаете, у него, вероятно, уже есть готовый шаблон. Если это не так, вы обычно можете создавать свои собственные шаблоны для последующего использования.
Принимая этот подход к ежедневной производительности
может улучшить вашу жизнь, экономя ваше время, помогая вам выполнять большую работу и, возможно, даже помогая вам находить новые формулы для ваших повседневных задач, о которых вы даже не думали.
Поэтому, когда вы берете на себя обязательство использовать шаблоны, важно знать, почему шаблон стоит вашего времени.
Как определить хороший шаблон
Первым шагом к выбору любого шаблона является определение именно того, что вам нужно из него. Для чего вы собираетесь его использовать? Какую информацию вы собираетесь включить?
Конечно, это также будет зависеть от приложения, которое вы планируете использовать. Это подводит меня к следующему пункту:
Убедитесь, что вы понимаете всю область применения приложения, для которого вы получаете шаблон. Убедитесь, что вы понимаете весь объем шаблона
, также.
Другими словами, какие вещи вы сможете сделать с этим? Есть ли какие-либо изменения или правки, которые вы не можете сделать? Какие ограничения или ограничения вам необходимо знать? Есть ли элементы, которые должны быть представлены определенным образом?
Любой хороший шаблон является гибким и настраиваемым. Вы должны быть в состоянии превратить его именно в то, что вам нужно, если это не так.
Прямо сейчас эти советы кажутся обобщенными, но вы поймете их ценность, как только погрузитесь и начнете искать шаблон. Не забудьте записать и сначала указать, что вам нужно из шаблона, и перейти оттуда.
Шаблоны для популярных приложений
Далее мы рассмотрим несколько примеров шаблонов для нескольких популярных приложений. Обратите внимание на тип выделенных шаблонов и попробуйте сделать то же самое для ваших собственных приложений, особенно если их нет в списке.
С помощью эффективных шаблонов вы можете раскрыть истинный потенциал своих приложений и поднять опыт работы с программным обеспечением на новый уровень.
Асана
Асана, если вы еще не знакомы, является инструментом управления проектами на основе команды. Что еще более важно, это инструмент социальной организации для небольших и больших команд, включающий встроенный чат, взаимодействие и многое другое.
Это позволяет вам оставаться на связи с вашей командой, создавать и организовывать проекты и распределять обязанности между членами команды. Вы можете организовывать проекты различными способами, с разными задачами, чтобы составить единое целое. Есть несколько инструментов и функций, чтобы увеличить ваш опыт тоже. Например, любой может прикрепить файлы из облачных сервисов хранения, таких как Dropbox, или загрузить их для доступа в Интернете. Это позволяет вам легко обмениваться файлами между членами команды.
В отличие от некоторых других приложений в этом списке, вы не можете загружать готовые шаблоны для использования в Asana. Но вы можете создавать свои собственные шаблоны, чтобы использовать их в любое время.
Есть несколько способов сделать это. Вы можете создать шаблон с нуля с полным намерением использовать его в качестве шаблона с самого начала, или вы можете превратить существующий проект или задачу в шаблон, что позволит вам сохранить текущую структуру.
Это отлично подходит для таких задач, как создание новых клиентских контрольных списков, маркетинговый контент, планы обеспечения качества, материалы для новых сотрудников и многое другое. Вы можете сохранить текущую структуру или макет в качестве основы для повторного использования и изменения для будущих задач и проектов.
Полный ресурс для работы с шаблонами в Asana можно найти здесь.
Asana может свободно использовать для команд до 15 человек, или 8,33 $ (оплачивается ежегодно) на участника для больших команд.
Canva
Одна из лучших особенностей Canva, инструмента для онлайн-редактирования и дизайна изображений, заключается в том, что существует множество шаблонов, с которыми можно работать.
Canva — это, по сути, менее сложный Photoshop современного графического дизайна.
, Он мощный, и в приложении доступно множество ресурсов для создания графики, необходимой для публикаций в блогах, печатных ресурсов и многого другого. Вы можете использовать существующие фигуры, картинки, стили шрифтов и визуальные элементы для создания именно того типа графики, который вам нужен.
Выбор существующего шаблона для работы в Canva очень прост. Просто запустите приложение, и вам будет предложено множество вариантов на выбор.
Вы можете не знать, что с помощью учетной записи Canva for Work вы можете создавать и сохранять свои собственные фирменные шаблоны для использования в любое время. Это просто, так как варианты прямо перед вами.
Существует обходной путь, который вы можете использовать для стандартной версии Canva для личного использования. Приложение автоматически сохраняет все предыдущие документы, которые вы создали, при условии, что вы вошли в систему. Обязательно сделайте это, создайте новый документ, а затем заполните его общими изображениями и контентом.
Позже вы можете редактировать существующий документ, создав его копию и перейдя оттуда. Это как собственный шаблон!
Canva Basic бесплатна, но есть ограничения на контент, который вы можете включить в свою графику. Вы можете платить отдельно, чтобы использовать определенные графические элементы из приложения, и расходы будут варьироваться.
Стоимость Canva for Work составляет 12,95 долл. США в месяц для каждого дизайнера в команде, которой необходим доступ к инструменту, и эта цена снижается до 9,95 долл. США в месяц, если вы платите ежегодно.
Kanbanize
Kanbanize, популярный инструмент управления Kanban и agile, имеет встроенную поддержку пользовательских типов карт и шаблонов.
Инструмент используется для оптимизации рабочих процессов, предоставляя визуализированную доску прогресса. По сути, это цифровая версия процесса Канбан. Вы создаете так называемую доску проекта, которая действует как доска или доска. Затем вы создаете карточки задач для всех различных шагов, которые необходимо выполнить для завершения вашего проекта — они действуют как заметки. Эти карты задач назначаются отдельным членам команды и помогают вам отслеживать, что было выполнено и что еще нужно сделать.
Обычно вам нужно создавать карты задач и проектные доски с нуля, редактируя все отдельные атрибуты, поля и детали по мере необходимости. Чтобы упростить задачу, Kanbanize позволяет создавать шаблоны этих элементов.
Этот инструмент позволяет вам изменять готовые шаблоны карточек задач, чтобы вам не нужно было создавать их каждый раз. Это особенно удобно, если есть атрибуты, которые вы регулярно используете, и вы можете делать то же самое с досками проектов, чтобы поддерживать согласованность полей и атрибутов в нескольких проектах.
Настройка шаблона в Kanbanize довольно интуитивно понятна, но если вы предпочитаете подробные шаги, на сайте также есть простые инструкции по типам карт. Страница шаблонов.
Kanbanize предлагает бесплатную пробную версию до 1000 действий. После этого это составляет 9 долларов на члена команды в месяц (оплачивается ежегодно) для небольших групп до 20 пользователей. Для крупных организаций это 15 долларов на пользователя в месяц.
Гугл документы
Google Docs — это универсальный облачный текстовый процессор. Если вы когда-либо пользовались Microsoft Word, OpenOffice или подобными инструментами, это почти точно, за исключением того, что это онлайн-приложение. Существуют также мобильные и планшетные версии инструмента, позволяющие редактировать документы на ходу, а также есть функция автономного режима, когда вам нужно оставить свой защищенный пузырь Wi-Fi.
Как и большинство текстовых процессоров, вы можете скачать готовые шаблоны для создания документов с помощью инструмента. Тип нужного вам шаблона явно зависит от проекта или контента, над которым вы планируете работать. Например, есть шаблоны для календарей, сопроводительных писем, резюме
, счета, бизнес-планы, сроки проекта и многое другое.
Вы найдете некоторые из лучших готовых шаблонов Документов Google, выделенных здесь.
,
Вы также можете легко создать свой собственный шаблон, сохранив документ с базовым содержимым, а затем скопировав этот файл для редактирования.
Hootsuite
Hootsuite — это сверхмощный инструмент социального маркетинга, который позволяет вам управлять социальными учетными записями и размещать контент в различных социальных сетях.
Что делает его отличным для больших и малых предприятий, так это то, что он предлагает несколько лаконичных аналитических инструментов, подходящих для публикуемого вами социального контента. Вы можете отслеживать уровни вовлеченности, просмотры, процент охвата и многое другое.
Одна из замечательных особенностей Hootsuite — и их много — это то, что вы можете создавать шаблоны пользовательских социальных сообщений. Это позволяет вам повторно использовать контент, который вы будете постоянно публиковать. Этой функции очень не хватает большинству социальных сетей, особенно с точки зрения многих блогеров и владельцев малого бизнеса.
Например, предположим, что у вас есть продвижение по службе в течение всего месяца, о котором ваши социальные подписчики хотят знать. Вместо того, чтобы создавать новую социальную публикацию с нуля каждый раз, когда вы хотите отправить рекламный контент, вы можете сохранить сообщение в качестве шаблона для последующего использования. Затем в течение месяца вы можете открыть этот шаблон и запланировать социальные посты — идентичные или слегка отредактированные каждый раз.
Если вам интересно, как настроить шаблоны, вы найдете подробные инструкции здесь.
Hootsuite Pro, в котором могут работать до 10 пользователей, оплачивается за 9,99 доллара в месяц. Компания Hootsuite Business, предназначенная для более крупных команд, не имеет указанной цены для каждого пользователя, поэтому вам необходимо связаться со службой поддержки для получения дополнительной информации.
FreshBooks
Ведение бизнеса, большого или маленького, не является легкой задачей, особенно когда речь идет об управлении финансами. FreshBooks — это инструмент бухгалтерского учета, который сообщает, что он может высвободить в среднем два целых дня в месяц для клиентов, которые в противном случае были бы потрачены на выполнение регулярных задач учета.
Это альтернатива QuickBooks, которая прекрасно работает и имеет минимальный, но при этом функциональный интерфейс.
Я не могу пройтись по каждой функции сервиса, потому что я буду здесь весь день — их много. То, о чем я могу говорить, это отличная поддержка шаблонов, которую предлагает приложение.
FreshBooks уже имеет готовый шаблонный инструмент для генерации счетов и оценок. Вы можете настроить шаблоны прямо из панели администратора вашего аккаунта. Это позволяет сократить время, которое вы обычно тратите на создание документов такого типа, предварительно настроив необходимую информацию и поля. Таким образом, когда пришло время отправить счет
клиенту или генерировать оценки, вам нужно всего лишь отредактировать небольшой пакет информации.
FreshBooks составляет $ 39,95 в месяц для Премиум-плана, который позволяет выставлять счета неограниченному количеству клиентов и создавать неограниченное количество счетов и отчетов. Если вам нужно выставить счет только 50 клиентам или меньше, вы можете получить план Plus за 24,95 долларов в месяц, который также предлагает неограниченное количество счетов и отчетов.
Zapier
Zapier — это мощный инструмент, который может помочь вам автоматизировать задачи
определив серию триггеров и действий. С помощью приложения вы создаете нечто, называемое «zap», которое служит общим правилом или шаблоном для действия, которое вы хотели бы выполнить.
Инструмент может использоваться для соединения двух приложений, поддерживаемых Zapier, друг с другом для выполнения работы.
Например, вы можете настроить zap или правило, которое автоматически сохраняет вложения Gmail в вашу учетную запись Dropbox. Вы также можете настроить правила для создания карты Trello на еженедельной основе, заполнять новые строки в Google Sheets сводными отчетами RescueTime и многое другое.
По сути, каждое правило или действие, которое вы создаете в Zapier, является шаблоном.
Этот инструмент неоценим для владельцев бизнеса и тех, кто работает в быстро меняющейся среде. Вы можете автоматизировать различные задачи с помощью более 500 сторонних приложений, таких как Facebook, Dropbox, WordPress, Google Drive, Evernote и других.
Подумайте, сколько времени вы могли бы сэкономить, автоматизируя повседневные задачи, которые вы выполняете на регулярной основе.
Zapier предлагает широкий выбор уровней оплаты: от базового (20 долларов в месяц) до Business Plus (125 долларов в месяц) и инфраструктуры (250 долларов в месяц). Количество правил, которые вы можете создать, зависит от выбранного вами плана подписки.
Какие шаблоны вы начнете использовать?
Шаблоны, если они эффективны, могут сэкономить вам много времени и усилий. Они позволяют вам пропустить общие шаги в инструментах создания документов и задач, чтобы получить представление о мелочах. Со всеми приложениями, перечисленными выше — и многими из них, не упомянутыми здесь — вы можете загрузить шаблон и редактировать определенные поля, чтобы получить именно то, что вам нужно.
Мы все могли бы потратить немного больше времени, и, используя шаблоны, вы себе это точно предоставите.
Итак, как вы будете использовать шаблоны, чтобы сделать вашу жизнь немного проще? Какие шаблоны вы уже используете? Расскажите нам в разделе комментариев ниже!
Изображение предоставлено: Helloquence
