5 способов эффективно проводить встречи и не тратить время

Все ненавидят встречи, но все знают, что они важны одновременно. Итак, как вы делаете встречи более эффективными, а не большой тратой времени? Эти сайты и приложения могут помочь.

Инструменты в этой статье лучше подходят для личных встреч. Хотя вы можете использовать их и для удаленных команд, вам лучше воспользоваться лучшими бесплатными онлайн-инструментами для встреч, чтобы сотрудничать с вашей командой.

, От видеоконференций до управления проектами, каждый найдет что-то для себя в этом списке.

Салат Встреча (Интернет): найти, когда вы можете встретиться, регистрация не требуется

Досадно подписываться на новый сервис для каждой маленькой задачи. Lettuce Meet — это простое веб-приложение, позволяющее определить наиболее удобную дату и время встречи, задавая предпочтения каждого из них.

Это ужасно просто. Начните желаемое собрание с его названием и назначением, затем добавьте даты, на которые вы можете встретиться, и выберите временные интервалы в каждый свободный день. Отправьте уникальный URL-адрес Lettuce Meet кому-либо еще, кто также может добавить свою доступность. Все свободные слоты участников (обозначенные зеленым цветом) будут пересекаться друг с другом, показывая лучшее время для встреч.

Lettuce Meet — один из тех простых инструментов для совместной работы без регистрации

которые помогут вам добиться цели, не прыгая через обручи. В вашей собственной компании проще использовать Календарь Google или Microsoft Outlook. Но когда это встреча с внешними людьми, такими как клиенты или клиенты, такой простой инструмент, как Lettuce Meet, — более нейтральный путь.

Контрольный список совещаний группы (Интернет): контрольный список для проведения эффективных совещаний

Вам часто приходится терпеть долгие и бессмысленные встречи? Обычно это происходит потому, что человек, ведущий собрание, недостаточно хорошо подготовился. Этот контрольный список совещаний групп обеспечит бесперебойную работу как руководителя, так и участников.

Контрольный список делится на задачи до, во время и после встречи. Часть «Во время» полна небольших лакомых кусочков, на которые вы должны обратить внимание, потому что именно эти вещи часто срывают встречи. Например, «одна тема будет обсуждаться за раз», а «каждый пункт повестки дня будет обсуждаться вслух», кажется тривиальным, но они будут иметь большое значение для обеспечения успеха встречи.

Вы можете распечатать весь контрольный список, чтобы взять его с собой на встречу. Контрольный список совещаний группы рекомендует вам нажать на все кнопки контрольного списка и отправить его всем участникам по электронной почте, так как объявление ваших целей вслух создает некоторое социальное давление, чтобы помочь вам в выполнении. Это похоже на группу вдохновителей для достижения целей

,

Шаблоны повесток дня собраний Smartsheet (Doc): бесплатные шаблоны для задания повесток дня

Каждое собрание требует фиксированной повестки дня. Если у вас этого нет, вы отправляетесь на извилистую дискуссию, где ничего не делается и каждый тратит свое время. Чтобы узнать, как установить повестку дня собрания, используйте эти бесплатные шаблоны в качестве руководства.

Список бесплатных шаблонов Smartsheet охватывает целый ряд различных сценариев собраний: неформальное собрание, деловое собрание, собрание совета директоров, собрание группы, простое собрание, еженедельное собрание и т. Д. Вы можете использовать эти шаблоны в Microsoft Word, Google Docs или любом другом текстовом редакторе, который поддерживает формат файла DocX.

Несмотря на то, что шаблоны являются хорошей основой для составления повестки дня, обязательно ознакомьтесь с советами Harvard Business Review о том, как разрабатывать повестку дня. В нем есть несколько замечательных приемов, таких как перечисление тем в качестве вопросов, на которые команда должна ответить, вместо общих открытых заголовков.

Наконец, если вы не можете найти то, что вам нужно, в приведенных выше шаблонах повестки дня, ознакомьтесь с нашим списком из 15 других шаблонов повестки дня для Word

,

Согласен (Интернет): возьмите протоколы заседаний, поделитесь ими и назначьте задачи

Один человек на каждом собрании должен поручить занятие минут. «Протокол встречи» — это, по сути, список всего, что заслуживает внимания. Это могут быть задачи, информация, тематические обсуждения или многое другое. Согласитесь, поможет вам отделить это легко и бесплатно.

Легко создать учетную запись, назначить встречу и пригласить участников. Каждый элемент может быть помечен как один из четырех типов: информация, решение, задача или тема. Это позволяет кому-то, потратив несколько минут, быстро набросать вещи прямо сейчас, а потом превратить их в нужную категорию.

Задачи могут быть назначены участникам, добавив их электронную почту, и вы также можете указать срок. Вы также можете добавить одно вложение к каждой встрече. Участники также могут добавлять комментарии к протоколу.

Бесплатная версия acceptDo ограничивает вас четырьмя встречами в месяц и тремя участниками и одним приложением на одно собрание. Премиум-версия может увеличить эти ограничения в соответствии с вашими потребностями.

Хорошей практикой является подведение итогов каждой встречи, если уделить ей время и убедиться, что все согласны с ними. Если Согласитесь, не ваша чашка чая, вы можете использовать шаблоны минут встречи

для Microsoft Word или Документов Google.

Это не просто стоять на ногах (электронная книга): бесплатное руководство по ежедневным утренним встречам

Так что теперь у вас есть простые инструменты для настройки собрания, создания контрольного списка для его отслеживания, составления повестки дня и использования минут. Вы даже знаете, как эффективно проводить ежедневные встречи. Но все это бесполезно, если вы не ведете собрание.

Если ваш начальник созвал совещание, и у них есть тенденция пустить собрания в бессмысленное блуждание, вам нужно что-то с этим сделать. Начните с отправки этой статьи о восьми правилах, которые должен знать босс для эффективных встреч

, Сделайте это вежливо, хотя, или отправьте это анонимно.