Как превратить Gmail в многозадачную машину (часть 1)

В современном мире эффективная обработка больших объемов информации является обязательным навыком для всех, кому необходимо отслеживать более чем одну вещь одновременно, то есть для всех. Поскольку электронная почта является наиболее распространенной формой общения, она является каналом, через который проходят все аспекты нашей жизни. Вот почему изучение того, как сортировать объемы электронных писем с минимальными усилиями, отделять обязательные для чтения от пропускаемых и интеграции электронных писем в свой список дел или календарь, так важно для повышения производительности.

В следующих советах я покажу вам несколько методов, позволяющих упростить просмотр электронной почты, организовать электронную почту в Gmail и превратить Gmail в многозадачный компьютер. Имейте в виду, мой метод организации требует много настройки и немного привыкнуть, но учитывая, насколько более интегрированной будет ваша электронная почта с вашей жизнью, потраченное время будет того стоить.

Перво наперво

Первый и самый важный аспект обновления вашего почтового ящика — это прекращение притока мусора. Начните с отмены подписки на любые новостные рассылки, которые вы не читаете ежедневно, и отфильтруйте упрямые (для которых вы не можете найти ссылку для отмены подписки) для автоматического удаления (я расскажу об этом подробнее в Части 2). Затем вы можете начать очищать свой почтовый ящик.

Если у вас есть куча непрочитанных сообщений, которые вы никогда не планируете читать, в поиске Gmail есть полезная функция, которая может изолировать все ваши непрочитанные сообщения. Просто зайдите в окно поиска и введите «is: unread» и нажмите Search Mail, и вы должны увидеть все ваши непрочитанные электронные письма. Затем вы можете либо удалить их все, либо затем выборочно изолировать каждого отправителя и обработать связанные с ним электронные письма, которые вы считаете подходящими.

Прежде чем мы начнем настраивать ваш обновленный почтовый ящик, вам понадобится расширение Better Gmail 2, написанное Джиной Трапани из Lifehacker.

1. Лучшая конфигурация Gmail 2

Вот как я настроил свой вариант Better Gmail 2. Конечно, у вас может быть не так, как у меня, но эта настройка отлично работает с остальной частью моей конфигурации. У меня включена функция «Поддерживать это дополнение через Amazon», потому что она помогает пожертвовать немного денег, чтобы поддерживать это приложение в разработке каждый раз, когда вы совершаете покупку на Amazon. Убедитесь, что у вас есть флажок Скрыть ярлыки в строке сообщений, если вы не хотите видеть свои ярлыки перед темой каждого письма. Очень важно проверить Folders4Gmail, как вы увидите в пункте 3.

Теперь перейдем к настройкам Gmail Labs — крошечному зеленому стакану, который должен находиться слева от ссылки «Настройки» в верхнем правом углу страницы Gmail. В Лаборатории убедитесь, что вы включили Быстрые ссылки, кнопку Пометить как прочитанное, Несколько входящих сообщений, Автозаполнение поиска, Гаджет Календаря Google и Добавить любой гаджет по URL. Я расскажу, что вы будете делать с каждым из них позже.

2. Консолидация вашей электронной почты

Важной частью оптимизации вашего почтового процесса является обеспечение того, чтобы все ваши письма проходили через один поток. Для некоторых это означает использование Thunderbird или Outlook, а для этого конкретного автора это означает направление всей моей электронной почты в Gmail. Джек Кола написал отличную статью об импорте почты из Hotmail здесь

, и вы можете найти инструкции по импорту из Yahoo (процедура для других сервисов такая же) здесь, хотя сейчас кажется, что YMMV с функцией Gmail Import Emails.

Теперь, когда у вас есть все учетные записи в Интернете, настроенные для импорта в Gmail, пришло время установить Gmail в качестве обработчика mailto: по умолчанию. Тина написала очень полезный совет в своей статье «Сделайте Gmail своим клиентом для рабочего стола по умолчанию»

, чтобы установить mailto: ссылки для открытия с Gmail в Firefox. Перейдите> Инструменты> Параметры> вкладка Приложения и введите> mailto в> поле поиска. НЕ нажимайте Enter, соответствующий выбор появится автоматически. Вы можете выбрать действие для почтовых ссылок в раскрывающемся меню> Действие. Вы можете настроить его на открытие Gmail ».

3. Настройка ярлыков

Прежде всего, убедитесь, что Folders4Gmail отмечен в Better Gmail 2. Это позволяет использовать символ ‘/‘ для обозначения вложенных ярлыков в Gmail. Я использую модифицированный подход GTD к своей маркировке: у меня есть метка [Gmail] / Action и метка [Gmail] / Hold, которые я назначаю для электронных писем, на которые мне нужно ответить или ввести в мое расписание, и для писем, которые я жду для ответа на соответственно.

Затем вы можете либо пойти дальше в GTD и настроить подпапки контекста для вашего ярлыка Action, либо вы можете сделать то, что я делаю, и оставить оставшиеся ярлыки в качестве категорий, к которым могут относиться ваши электронные письма (у меня есть Финансовая помощь, Классы и т. Д.). ).

Теперь вы можете перейти на вкладку «Ярлыки» в разделе «Настройки» и там вы сможете указать, какие ярлыки вы хотите отображать на боковой панели. Если вы не решаетесь отключить что-либо при случайном отключении, вы, возможно, захотите получить доступ ко всем почтовым или помеченным сообщениям, опять же, не бойтесь! Именно здесь включается функция автозаполнения, которую мы включили ранее. Введите «Помечено» в поле «Поиск», и вы увидите раскрывающийся список, в котором есть запись «is: Помечено». увидеть все ваши помеченные сообщения. Вы можете сделать это с любой другой меткой системы.

Теперь вы немного узнали о том, как настроить Gmail для многозадачности. Мы немного узнали о ярлыках, функциях Lab, использовании расширений Firefox в сочетании с Gmail и импорте электронной почты из других служб в Gmail. Во второй части я расскажу немного больше о ярлыках, но в отношении настройки фильтров для определенных ярлыков. Я также расскажу о настройке боковой панели с помощью вашего любимого менеджера списков дел, быстрых ссылок и Календаря Google, а также об использовании нескольких папок «Входящие» для отслеживания того, на что вам нужно ответить.

Как вы отслеживаете приток входящих? Какие-нибудь советы, которые помогут другим читателям организовать все свои электронные письма? Дайте нам знать об этом в комментариях!