10 быстрых советов, чтобы стать лучше в Outlook

Outlook является одним из самых популярных почтовых клиентов, но вы можете использовать его не в полной мере. Он полон полезных трюков, которые могут помочь вашей производительности

и сделайте использование этого бризом.

Мы собрали некоторые из самых неизвестных советов и приемов, которые помогут вам стать мастером Outlook. Будь то отправка электронных писем, автоматическое заполнение часто вводимых фраз или напоминание о необходимости вложения файлов, мы обеспечим вас.

Определенно есть чем поделиться, поэтому, если у вас есть собственный совет по Outlook, сообщите нам об этом в разделе комментариев ниже.

1. Добавить другой часовой пояс календаря

Это может быть полезно для отображения нескольких часовых поясов в вашем календаре, если вы часто путешествуете или организуете встречи с кем-то за границей. Для этого нажмите файл вкладка, а затем выберите Опции из левой навигации. В новом окне нажмите Календарь а затем выделите Часовые пояса раздел.

Вы увидите свой часовой пояс по умолчанию, но вы можете изменить его, используя выпадающий список. Дать ему этикетка так что вы можете различить это. Затем отметьте Показать второй часовой пояс и сделать то же самое там. Нажмите Хорошо чтобы сохранить ваши изменения.

Теперь перейдите к вашему Календарь. На ленте, в пределах организовать категорию, выберите либо День, (Рабочая неделя или же Расписание просмотра. Это виды, которые будут отображать два часовых пояса слева или сверху.

2. Просмотр всей почты в виде простого текста

Если у вас есть проблемы с получением писем в формате HTML, вы можете заставить Outlook открывать все электронные письма в виде обычного текста по умолчанию. Это предотвратит запуск любого вредоносного HTML-кода, хотя учтите, что он не защитит вас от всех почтовых угроз.

,

Сначала нажмите файл а затем выберите Опции. В новом окне выберите Трастовый центр из левой навигации. Затем нажмите Настройки Траст-центра …. Теперь снова слева выберите Безопасность электронной почты.

Под Читать как обычный текст заголовок, отметка Читать всю стандартную почту в виде обычного текста. Вы также можете выбрать галочку Читать все письма с цифровой подписью в виде простого текста. Электронное письмо с цифровой подписью означает, что отправитель утвердил содержимое и не было подделано.

Чтобы сохранить изменения, нажмите Хорошо. Если вы хотите прочитать конкретное письмо в оригинальном формате, откройте его, нажмите информационная панель, и выберите любой Отображать как HTML или же Отображать как форматированный текст.

3. Принудительно отправлять сообщения общего почтового ящика автоматически

Прежде чем электронное письмо действительно отправлено, оно должно быть обработано через вашу папку Outlook. Это проверяет, что сервер может выдвинуть это без ошибки. Если вы используете общий почтовый ящик, вы можете обнаружить, что все электронные письма находятся в папке «Исходящие», пока вы не нажмете вручную «Отправить / получить».

Чтобы преодолеть это, требуется редактирование реестра. Внимательно следуйте этим инструкциям, и у вас все будет хорошо, но неправильная настройка реестра может вызвать серьезные проблемы

за который мы не несем ответственности.

Сначала закройте Outlook. Затем выполните поиск системы смерзаться и выберите результат. Используя левую навигацию, отфильтруйте следующую папку:

HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \
,
Сначала перейдите к вашему Отправленные вещи и выберите адрес электронной почты, который вы хотите вспомнить. в Переехать группа ленты, нажмите действия а затем выберите Напомним это сообщение ....
В новом окне выберите Удалить непрочитанные копии этого сообщения удалить письмо из почтового ящика получателя. Или выберите Удалите непрочитанные копии и замените новым сообщением отправить альтернативное электронное письмо вместо оригинала.
Поставить галочку Скажите, если отзыв удастся или не удастся для каждого получателя если вы хотите получить результат каждой попытки отзыва. Когда будете готовы, нажмите Хорошо отправить запрос на отзыв.
6. Предложите вещи, которые обычно набираются
Если вы часто печатаете одну и ту же вещь, Outlook может автоматически предложить ее вам, когда вы начнете писать. При составлении электронного письма введите свою фразу и затем выделите ее. Теперь выберите Вставить с ленты. От Текст категория, нажмите Быстрые Части а потом Сохранить выделение в галерее Quick Part ....
Фраза будет автоматически предложена, когда вы начнете набирать ее, и вы можете нажать Войти чтобы заполнить его. Кроме того, вы можете использовать Быстрые Части выпадающий, чтобы выбрать его. Вы также можете щелкните правой кнопкой мыши часть в этом меню и выберите Организовать и удалить ... если вам когда-нибудь понадобится настроить или удалить его.
7. Стать мастером ярлыков
Outlook может быть сложным зверем, но это потому, что он такой мощный. Но вместо того, чтобы возиться с меню, вы можете использовать ярлыки для ускорения процессов и повышения производительности.
Например, вы можете нажать CTRL + N создать новое сообщение и CTRL + Enter отправить это. Так же, CTRL + R начнется ответ, пока CTRL + F перешлю это.
Вы можете нажать Вставить пометить сообщение, F7 проверить правописание того, что вы пишете, и F9 запустить процесс отправки / получения.
На самом деле, существует так много комбинаций клавиш, что мы создали руководство по сочетаниям клавиш в Outlook
, подробно рассказывающий о том, как легко ориентироваться и создавать.
8. Вставить для создания
Минимизация шагов, необходимых для достижения чего-либо, всегда выгодна. Вы можете сделать новый элемент, который автоматически содержит все, что находится в вашем буфере обмена
, Для этого перейдите в раздел, для которого вы хотите создать новый элемент - например, «Почта для электронной почты», «Календарь для события» и т. Д.
Тогда все, что вам нужно сделать, это нажать Ctrl + V. Элемент будет создан и уже содержит то, что было в вашем буфере обмена. Это простой трюк, но вы будете использовать его вечно.
9. Настроить пометить как параметры чтения
Если вы обнаружите, что ваши электронные письма помечаются как прочитанные, когда вы на самом деле не просматривали их должным образом, это разочарование легко преодолеть. Сохранение электронного письма, помеченного как непрочитанное, позволяет быстро увидеть, что вам нужно для действия.
Сначала нажмите файл а потом Опции. На левой навигационной панели выберите почта. Под Панели Outlook заголовок, выберите Область чтения… и откроется новое окно.
Здесь вы можете настроить, сколько секунд ждать, прежде чем элемент будет помечен как прочитанный, и следует ли считать его прочитанным при изменении выбора. Отметьте и настройте параметры, затем нажмите Хорошо чтобы сохранить ваши изменения.
10. Напоминаем, чтобы прикрепить файлы
Если вы часто обнаруживаете, что отправляете электронные письма и забыли прикрепить файл, это совет для вас. Outlook просканирует ваши сообщения на наличие определенных слов и фраз, таких как «см. Прикрепленный» или «вложенный», а затем проверит, что вы действительно что-то прикрепили. Если вы этого не сделали, он предупредит вас, прежде чем отправит сообщение.
Чтобы включить это, сначала перейдите к файл а потом Опции. Выбрать почта от левой навигации, затем перейдите к Отправлять сообщения раздел. Теперь отметьте Предупредите меня, когда я отправлю сообщение, в котором может отсутствовать вложение. Нажмите Хорошо чтобы сохранить ваши изменения.
Поделитесь своими советами
Программой может быть легко пользоваться годами и не в полной мере оценить все ее тонкости, поэтому, надеюсь, вы подобрали несколько советов, которые вы можете использовать в своей повседневной жизни для повышения производительности.
Эти советы были ориентированы на настольную версию Outlook, поэтому, если вы используете веб-версию и не уверены, какая из них лучше для вас, посмотрите наше сравнение веб-приложений Outlook и настольных компьютеров.
,
Будете ли вы использовать любой из этих советов? Есть ли у вас собственные трюки Outlook, чтобы поделиться?