Как настроить электронную почту Out of Office Responder в Outlook

Что вы получаете, когда сочетаете двухнедельный отпуск с занятой работой? Гигантский проект ждет вас, как только вы вернетесь домой — просто просматривая все эти электронные письма! Подождите, почему бы не включить Out of Office Responder в Outlook и автоматизировать некоторые из этих ответов для вас?

Здесь, в MakeUseOf, мы рассмотрели, как это сделать в Gmail, например, инструкции Тины по работе с респондентами.

и метод Марка сделать это с помощью фильтра электронной почты

, Единственный клиент, который мы еще не рассмотрели, — это Outlook. К сожалению, в отличие от Gmail, бесплатная версия Outlook.com не поддерживает функцию ответа «Нет на месте». Однако если у вас есть Outlook 2010 и учетная запись на сервере MS Exchange, которую многие компании предоставляют сотрудникам, то вам повезло.

Использование Out of Office Responder в Outlook

Microsoft чрезвычайно упростила настройку автоматизированной системы, которая будет отправлять мгновенные ответы всем, кто отправляет вам электронные письма, пока вас нет в офисе. Не имеет значения, что это всего лишь в течение 24 часов или в течение двухнедельного отпуска, вы можете настроить клиент Outlook так, чтобы он отвечал именно так, как вы хотите, и в течение именно того периода времени, который вам необходим.

Чтобы перейти к этим настройкам в Outlook 2010, в разделе «Логотип Windows» выберите «Информация». Здесь вы увидите большую кнопку с надписью «Автоматические ответы» с дверью и значком стрелки.

вне Office1

Нажмите кнопку «Автоматические ответы», чтобы запустить средство Outlook Out of Office. Всплывающее окно, которое вы увидите, намного сложнее, чем вы можете себе представить. На первый взгляд, это быстрый способ включить «Отправка автоматических ответов» и просто ввести быстрое примечание, которое Outlook автоматически отправит от вашего имени любому, кто отправит вам электронное письмо.

,

вне office2

Однако при ближайшем рассмотрении вы увидите, что здесь гораздо больше функциональности, чем кажется на первый взгляд.

Прежде всего, вы можете определить конкретный диапазон дат, чтобы включить функцию автоответа, чтобы, когда вы вернетесь из отпуска, вам не пришлось беспокоиться о том, чтобы не забыть его отключить!

вне office6

Вы также заметите, что есть две вкладки. Слева нужно настроить автоответчик

только для людей, которые пишут вам изнутри компании.

вне Office3

На вкладке слева вы можете настроить конкретный ответ для любого, кто отправляет вам электронное письмо за пределами вашей корпорации.

Настройка правил электронной почты

В нижней части этого окна вы увидите маленькую, казалось бы, маленькую кнопку с надписью «Правила…»

Эта кнопка на самом деле довольно важна, потому что она позволяет вам дополнительно определить, как Outlook будет автоматически отвечать на запросы, определяя конкретных людей, слова в теме или теле, или было ли письмо отправлено напрямую или CC’d.

вне office4

Вы можете создать очень конкретные правила здесь. Например, вы можете создать правило, согласно которому, если ваша мама отправит вам электронное письмо, вы можете переслать это письмо в личный кабинет, который вы будете отслеживать во время отпуска (или отправить его в корзину, в зависимости от ваших отношений с матерью).

Это становится еще интереснее, когда вы нажимаете кнопку «Дополнительно…».

вне Office5

Здесь вы можете определить больше деталей о том, на какие сообщения вы хотите отвечать, отличным от стандартного автоответа. Вы можете выбрать сообщения более или менее определенного размера, когда они были получены, их уровень важности и многое другое.

Создать Out of Office ответчик с правилами электронной почты

Сайкат предоставил несколько советов по использованию фильтров Outlook

раньше, и Джек сделал то же самое для фильтров Google, Hotmail и Yahoo

, Если подумать, то ответчик «Out of Office» на самом деле является альтернативной версией того, что вы могли бы сделать, если бы просто нажали на Управлять правилами из меню Outlook.

Используя мастер правил, просто прокрутите вниз до опции, чтобы проверить сообщения, «полученные в определенном диапазоне данных».

вне office7

Определите этот промежуток времени с момента, когда вы отправляетесь в отпуск, до момента, когда вы планируете вернуться домой.

вне office8

Наконец, все, что вам нужно сделать, это определить, какой ответ или действие вы хотите предпринять, когда входящие сообщения соответствуют этому критерию, и у вас, по сути, есть респондент вне офиса!

Как видите, нет никаких причин, по которым вы не можете отвечать на электронные письма, даже если вы уезжаете в отпуск! Все, что вам нужно сделать, это найти время, чтобы рассказать Outlook, как вы хотели бы, чтобы он отвечал за вас, и люди будут думать, что вы так же продуктивны, как и когда-либо, даже когда вы сидите на пляже, потягивая маргариту.

Какими творческими способами вы используете Outlook Out of Office Responder? Есть несколько хороших советов или историй, чтобы рассказать? Поделитесь ими в разделе комментариев ниже!

Кредиты изображений: рука робота Via Shutterstock

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector